Fristenbearbeitung/-notierung allgemein

Pepsi · #11

ist mir auch schon mehrmals passiert und zwar immer dann, wenn ich ausnahmsweise vorher schon "not. **" drunter geschrieben habe..

ich schreibe zuerst immer die Frist auf, also "FA 13.10.2008" und dann wenn ich die Frist notiert habe, schreibe ich "not. ***" dahinter, so kann mans eigentlich nicht vergeigen

und zusätzlich notiere ich mir die Fristen immer im RA-Micro, damit ihc morgens im Kalender gleich sehe wenn was abläuft (ist ja rot)

puppa2402 · #12

Also, im PC notieren ist auf jeden Fall auch eine sichere Methode. Darfst halt nur nicht vergessen zu speichern. Wir haben auch für jeden Anwalt ein eigenes Buch gehabt im alten Büro. Da wurde alles in der Akte, im PC und im Buch notiert. Und jeden Tag im PC kontrolliert. Ich glaube, eine wirklich sichere Methode gibt es nicht.

Anne8 · #13

Ja, da mit den Post-Its ist gut und das mit dem Kürzel werde ich auch mal versuchen. Stimmt schon, liegt wahrscheinlich an der Routine. Das Problem mit einem Buch ist noch - hatte ich vergessen -, dass die Anwälte das Buch natürlich ab und zu mitnehmen in ihr Zimmer. Wenn also nur ein Buch für alle da wäre, könnten die anderen in diesem Moment nichts mehr erfahren.
Dann würde ich Mecker bekommen.

Ergo, die angebrannten Sachen, sind auf meiner Bequemlichkeit oder dem von mir verursachten Zeitdruck (will alles schaffen) gewachsen. Ich muss die Routine ändern, ein Kürzel verwenden (nach Eintrag im Buch). Dann dauerts halt länger und gut.

Danke für die Tipps.

gkutes · #14

ja, dann kommste um die drei bücher nicht rum. schade für dich.
dauert ja auch nicht wirklich länger, das mit dem kürzel. dafür biste für dich mit der notierung auf der sicheren seite.
gutes gelingen!

Smilie · #15

Genau - gewöhn Dir die richtige Routine an und dann klappts. Wirst Du sehen.

cgn · #16

Hey Anne, du musst die Fristen zuerst im Fristenbuch notieren und erst danach die Frist auf der Post abzeichnen. So steht sie aufjedenfall im Kalender!
Ich schlage dir auch vor, nur einen Kalender zu benutzen. Vor die Frist kannst du ja das Kürzel des jeweiligen SB eintragen, dann wissen die Anwälte auch welche Frist von ihnen ist. Wünsche viel Erfolg!

Tastenluder · #17

Ich trage für 9 Anwälte Fristen ein wobei bei dies bei uns nur noch (nicht meine Schuld)

nur elektronisch eingetragen wird. Damit ich nicht gestört werde, leite ich mein Telefon auf meine Kollegin um. (zum Glück habe ich hier einige Kolleginnen).
Wichtig ist und das bleue ich meinen Kolleginnen immer wieder ein, eine Kontrolle der eigenen Post (die des zsutändigen RA) zu überprüfen, also die Berechnung genau so die Eintragung. Zusätzlich trägt jede Kollegin noch über Outlook über Aufgabenfunktion die Fristen ihres RA ein und die Termin in den Outlook-Kalender.

Nauja · #18

Anne8 hat geschrieben:Das blöde an der Sache ist nicht die Art und Weise der Notierung glaube ich, sondern, dass ich nebenbei noch an das Telefon muss oder Mandanten vorbeikommen und Auskünfte wollen oder die Anwälte sofort was wissen wollen. Mittendrin beim Fristen notieren wird man dann aus dem Rythmus gerissen und weiß gar nicht mehr, dass man noch nichts im Buch notiert hatte.

Es darf keine Unterbrechung, Ablenkung etc. bei dem Eintragen von Fristen geben, so steht es wohl auch in den meisten Organisationsanweisungen geschrieben (davon abgesehen, dass es in den meisten Kanzleien schriftl. Organisationsanweisungen wohl kaum gibt). Auf jeden Fall musst Du in dieser Zeit völlig ungestört sein, denn ansonsten lassen sich Fehler nicht vermeiden. Vielleicht solltest Du die Chefs mal an die Haftung erinnern... eine Wiedereinsetzung ist da wohl eher unwahrscheinlich...

Anne8 hat geschrieben:Es müsste soetwas wie eine abschließende Kontrolle geben. Da wäre allerdings wieder gut, wenn es nur ein Buch wäre, da habt ihr Recht. Wie bringe ich das den Chefs bloß bei?

Es gibt das 4-Augen-Prinzip. Vielleicht könntet Ihr dies bei Euch einführen!? Du notierst die Fristen und ein anderer kontrolliert diese und setzt sodann sein Zeichen neben Deines.

nici01 · #19

Bei uns im Büro werden die Fristen direkt morgens früh beim Post öffnen notiert. Sowohl im Kalender als auch im Computer. Ist jedoch ein EB dran wird es zusammen mit der Akte dem Chef (ich habe 2) vorgelegt. Auf dem ersten Schreiben (quasi das Schreiben unter dem EB) wird dann notiert:
EB:
Frist:

Wenn die Akte dann wieder in den Umlauf kommt - Diktat oder Verfügungen - dann wird die Frist notiert oder die Frist ist schon durch das Diktat erledigt. Sollte es dann eine eilige Frist sein wird das Diktat zu den Eilbänder gelegt.

Wir haben nur einen Kalender. Der ist aufgeteilt in Gerichtstermine und Besprechungstermine auf der linken Seite und Fristen auf der rechten Seite.
Es werden auch nur die Hauptfristen bei uns notiert. Vorfristen gibt es nicht.
Das geht bei uns eigentlich immer ganz gut. Ich notiere ja nur wenn meine Kolleginnen im Urlaub sind und ich mal die Post öffne. Bin ja nur an 2 Tagen im Büro.

Die Idee mit dem Post It kam mir beim Lesen Deines Beitrages auch direkt in den Kopf.
Ansonsten musst Du halt wenn Du während des Notierens gestört worden bist wirklich nochmal kurz schauen ob alles notiert ist.
Ich mache mein Zeichen auch immer erst hin, wenn es im Kalender notiert ist. Die Computerfristen werden bei uns glaube ich gar nicht so beachtet.

Gruß Nicole

Autotextkönigin · #20

Wir haben leider auch nur einen TK für 4 Anwälte - hauptsächlich suche ich den, denn ich notiere "nur" für 2 RAe.
ICH notiere Fristen wie folgt:
1. Direkt auf dem Schriftstück den Ablauf der Frist hinschreiben (hat bei mir noch gar nichts zu sagen, außer das mein Chef später mitrechnen kann).
2. TK suchen

3. Fristablauf und Vorfrist im TK eintragen, erst wenn eingetragen ist ABHAKEN UND not/Diktatzeichen. Werde ich zwischendurch unterbrochen und es steht nur ein Haken dort, habe ich eben nur diese bisher notiert und nicht die zweite Frist.
3. Hier muß auf das Deckblatt der Akten auch nochmal notiert werden. Das mache ich erst später, wenn die Akten rausgesucht wurden. Hier macht nämlich die ganze Post erst eine Reise durchs ganze Haus zu allen Anwälten und Angestellten und wird dann von den Azubis rausgesucht.
4. Von Post-Its halte ich gar nichts, die können nämlich auch mal abgehen - ist mir selbst auch schonmal passiert. Die Dinger benutze ich sonst ganz gerne, aber nicht bei Fristen.

lg