Organisation eines unterbesetzen Büros

Anne8 · #1

Hey,

ich konnte euch schon lange nicht mehr "zulesen", weil ich seit mehrern Wochen stramm 9 Stunden am Tag durcharbeite. Ich bin zwar nicht am Ende und will auch nicht jammern - aber ich suche eine effiziente Lösung, meinen Tag so zu organisieren, dass ich 3 Anwälte halbwegs zufrieden stellen kann. Hat einer von Euch ähnliche Arbeitsbedingungen und schon so eine Lösung gefunden?

Also ich soll am Tag schaffen: die Post versenden,
die Eingangspost pflegen, verfristen
Papierkörbe leeren, Abwaschen
Telefonat vermitteln, entgegennehmen
und vor Allem abblocken von den RAe
(d.h. in der Regel lange Anrufzettel
schreiben)
Diktate von zwei Anwälten schreiben,
für ausreichend Büromateriel, aber schön
preiswert, sorgen und natürlich
alle Sachen so schnell wie möglich
abrechnen, oder in Abrechnungsfragen
mit den Gerichten selbst streiten
sowie Zwangsvollstreckung,
ach ja und Kaffee kochen und Mandanten
verwöhnen selbstverständlich
Schon klar, gehört wohl alles irgendwie zu meinen Job und man möchte meinen, meine Berufserfahrung (13 Jahre) hätte mich darauf vorbereitet, aber ich schaff einfach nicht meine Arbeit. Entweder ich kann die Akten abrechnen und die Vollstreckung machen - oder ich tippe nur Diktate.

Mein Problem ist meine Einstellung. Ich hätte gerne andere "Opfer" gesprochen, die ihre Arbeitseinstellung in solchen Büros positiv angepasst haben und mir ihr Lebensmotto dazu mitteilen - als Richtlinie versteht sich.
Tausend Dank!
Eure Anne

Pepsi · #2

hm, das ist schwierig... bist du denn die einzige?

wifey · #3

oha, das ist wirklich heftig ....

Büromaterial in rauhen Mengen bestellen, dass das nicht so häufig passieren muss.
Die RAe überreden, auch mal selber den Müll zu leeren oder das Geschirr zu spülen.

Wenn Du die Telefonnotizen mit dem PC schreibst, geht es m. E. schneller (ist bei mir zumindest so).
Feste Zeiten mit den RAen vereinbaren, wann sie telef. erreichbar sind und die Mdt. dahingehend erziehen, entweder zu den Zeiten anzurufen oder die Mdt. vertrösten und dem RA nur aufschreiben Mdt. x bitte RR' wg. "abc"
also wirklich nur Stichpunkte.

mehr fällt mir momentan nicht ein

knöpfchen · #4

Ich kenne das auch, dass man überall und nirgends gleichzeitig sein soll. Ich hab das immer so gehalten, dass ich die Denkaufgaben immer dann angefangen habe, wenn der Chef eine längere Besprechung oder einen Gerichtstermin hatte. Band schreiben und Routineaufgaben habe ich dann gemacht, wenn mit vielen Unterbrechungen zu rechnen war. Papierkörbe leeren und Kaffeekochen habe ich morgens und mittags gemacht, wir hatten ja eine Thermoskanne.
Die Post konnten wir teilweise sowieso erst am späten Vormittag sortieren und verfristen, weil wir erst spät die Gerichtspost geholt haben.

"Immer ruhig und gediegen, was nicht fertig wird bleibt liegen."

Und bedenke immer, in der Ruhe liegt die Kraft, wer zuviel auf einmal will macht Fehler. Ich bin ja ein Fan von to-do-Listen, es tut gut, wenn man am Ende des Tages sehen kann, was man alles geschafft hat. Und man verliert nicht so leicht den Überblick.

StineP · #5

Ich kann mich Knöpfchen nur anstellen.

Ich bin auch die einzige bei uns.

Früher, in meiner Ausbildung bin ich nie hinterher gekommen. Nie... wirklich. Ich bin bis abends 20h in der Kanzlei gewesen, weil ich nichts liegen lassen konnte.

Das musst du dir abgewöhnen.

Mach dir nen Zettel und schreib auf, was Priorität hat.

Versuche immer ruhig zu bleiben. Wenn du dich stressen lässt und dich unter Druck setzt, wirst du viel langsamer und mehr Fehler schleichen sich ein.

Versuche, die Aufgaben auf verschiedene Tage zu legen. Beispiel: Papierkörbe: Die müssen nicht jeden Tag geleert werden, mach das alle zwei Tage. Vielleicht gleich morgens, dann kannste in einem durch die Kanzlei gehen.

Das Wichtigste ist aber, die innere Ruhe... Was du nicht schaffst, das schaffst du eben nicht. Es kann niemand von dir verlangen, dass du kaputt gehst.

NickyS · #6

Hallo Anne 8,

wie StineP schon erwähnt hat, ist es am wichtigsten Prioritäten zu setzen.

Priorität haben bei mir (zwei Anwälte) zuerst die Diktate sowie die Post.

Priorität sollte aber auch Deine Gesundheit sowie Deine Freizeit / Dein Lebensqualität haben. Von daher: halte Deine vereinbarten Arbeitszeiten ein! Und wenn abends noch was zu tun wäre, lass es liegen - auch wenn es schwer fällt! Es dankt Dir niemand, wenn Du alles wegschaffst, vorallem nicht Deine Gesundheit.

Vollstreckungsakten bearbeite ich nicht immer sofort, sondern liegen auch mal eine Woche in der Ecke, bis ich mal ein paar Minuten Luft habe, diese in Ruhe zu bearbeiten.

Kaffeekochen war bei uns auch schon ein Problem. Wenn keine Zeit dazu vorhanden ist, wird kein Kaffee mehr aufgesetzt. Fertig. Wenn es den Herren Anwälten zu dumm wird bzw. zu lange dauert, werden sie schon selbst mal auf die Idee kommen, sich selbst in die Küche zu stellen (und es sich vorher erklären zu lassen

). Inzwischen haben wir einen Kaffeevollautomaten - sehr praktisch und vielleicht auch für Euch eine Überlegung wert.

Abfall würde ich an Deiner Stelle bei Feierabend mitnehmen, wenn Du das Haus verläßt. In der Regel stehen die Tonnen ja sowieso irgendwo am Haus.

Was den Abwasch anbelangt: Wer macht bei Euch die Kanzlei sauber? Putzfrau? Dann würde ich versuchen, der das aufs Auge drücken.

Lass Dich nicht unterkriegen!!

secret72 · #7

Hallo Anne8,

es ist wirklich das Wichtigste, dass Du Prioritäten setzt. Und auch, dass Du Dir Deine Chefs erziehst. Das geht beim Kaffeekochen, wie NickyS richtig schreibt, schon los. Aber auch in diese Richtung, dass sie Dir die wirklich wichtigen Dinge wie Bänder oder Anrufe auch mit diesem Hinweis hinlegen. Hab ich bei meinem Chef auch so gemacht und es funktioniert (zu 95 %). Du darfst auch ruhig mal sagen, dass Du dieses oder jenes heute nicht mehr schaffst. Wenn es erst am nächsten Tag erledigt wird, geht die Welt davon auch nicht unter.

Dann schaue nach, bei welchen Sachen Dir der Computer Hilfestellung geben kann. Das sind, wie wifey schon schreibt, z. B. die Telefonnotizen. Gerade bei RA-Micro gibt es ja sogar die Vorlage dazu, die man dann sogar noch zur entsprechenden Akte speichern kann. Das geht wirklich wesentlich schneller, als wenn Du sie mit der Hand schreibst.

Büromaterial in größeren Mengen bestellen, das bringt Dir Luft (aber es nicht wie Loriot machen

)

Die anderen Dinge wie Müll rausbringen, Papierkörbe leeren etc. solltest Du zu solchen Zeiten erledigen, wo sie vielleicht nicht wirklich als zusätzliche Aufgabe wirken, weil es "im Vorbeigehen" geschieht.

Und vor allem solltest Du Deine Chefs darum bitten, dass sie noch eine zusätzliche Kraft einstellen.

HIMI · #8

.... und warum wird nicht noch jemand eingestellt? Was passiert eigentlich, wenn Du mal krank sein solltest oder Urlaub hast (den nimmst Du doch hoffentlich?)

PeeDee · #9

Da kann ich auch nur aus eigenener Erfahung zustimmen.
Man kann nicht gleichzeitig an 10 Baustellen auf einmal arbeiten, so multitaskingfähig sind selbst wir Frauen nicht

.

Das Problem ist, wenn man einen Stapel bearbeitet wachsen in der gleichen Zeit 2 Neue aus dem Nichts weil die lieben Cheffs nicht verstehen, dass man nur zwei Hände hat.
Aber die muss man sich erziehen, sonst bricht früher oder später alles zusammen.
Ich hab auch eine Weile gebraucht, aber jetzt kann ich damit leben, dass Abends mein Schreibtisch eben nicht leer ist oder sich die Widervorlagen in einer Ecke stapeln. Mein Cheffe hat damit leben gelernt, dass ich nur einmal die Woche spüle und er den üblichen Bürobedarf besogt, den ich ihm auf Einkaufszettel schreiben.

Priorität haben ganz klar die Fristen, wenn ich eben die ganzen Tag daran sitze, bleibt alles andere liegen.
Danach kommt alles andere nach Bedarf, je nachdem welcher Stapel grade am höchsten ist.
Klar kommt es vor, dass Sachen auch mal 3-4 Tage liegen bleiben, aber daran wird sich so lange nichts ändern, bis ich Verstärkung bekomme.

Man muss einfach lernen ein geordnetes Chaos zu halten

Smilie · #10

Also ich kann mich nur anschließen. Ich bin auch alleine für drei Anwälte tätig. Anfangs habe ich das genauso gemacht: immer alles gleich damit abends alles vom Tisch ist. Mittlerweile habe ich, wie von allen oben schon geschrieben wurde, angefangen eine Aufgabenliste mit Outlook zu machen. Sehr praktisch, da man dan die Sache, die noch nicht gemacht sind, erinnert wird und die Akten, die mittlerweile ganz unten liegen, nicht in Vergessenheit geraten.

Sonst kann ich nur empfehlen: Gucken, wann die Papierkörbe geleert werden müssen. Wir haben entsprechend große (Dokument von Ikea) die nur 1 x die Woche geleert werden müssen.

Sprich mal mit den Bossen, dass Du mit der gesamten Arbeit allein nicht fertig wirst und dass eine Lösung gefunden wird, also entweder noch jemand eingestellt wird oder die einfach einen Teil selber machen (habe ich so gemacht). Da das Klima bei uns super ist, kann ich denen auch manchmal einen Deal vorschlagen, nach dem Motto: Wenn Sie dort anrufen, dann mach ich das Schreiben an....