Einarbeitung Mitarbeiter

[paralegal6]

ich fürchte, eine Ausbildung würde dich bei den organisationstechnischen Angelegenheiten nicht weiter bringen. Wann man wie was am Besten erledigt wird einem da ja so nicht beigebracht. Da gibts Mandantenbetreuung z.B. aber ob man erst Post oder erst Kalender macht pp ist ja individuell von Büro zu Büro unterschiedlich. Gehe ich recht in der Annahme, dass du als Quereinsteiger auch nicht Bürokauffrau bist, sonder von ganz woanders kommst? Ganz blöd direkt gefragt: Meinst du der Job liegt dir und er macht dir Spaß? Ich habe das Gefühl (wie immer nur meine Meinung, kann auch falsch liegen) dass du dich da unwohl fühlst und das auch nicht so gerne machst. Frag dich einfach, ob dir persönlich eine Aus- oder Weiterbildung helfen würde oder ob es vielleicht gar nicht so deine Sparte ist. Es ist immer falsch, wenn man wechselt, in unserem Job gibts eh zu wenig Mitarbeiter aber am Ende des Tages muss es einem doch irgendwie Freude machen, das kommt bei dir nicht so rüber. Ich weiss auch nicht, welche Programmänderung 4 Stunden dauert. Online Akte habe ich nicht, ich nehme aber nur seit Corona pdf von den Mandanten und wurschtel nicht mit Papier, allerdings sind die Mandanten meist nicht so die zuverlässigsten aber anderes Thema- Klar hab ich auch Akten bei denen ich rummmotze aber alles in allem ist das hier halt schon seit 1999 mein Job und ich mag ihn. Hängt halt von den Chefs ab, habe bisher schon mein 8. Büro (inkl. Ausbildung) und habe nun was gefunden, wo das Klima stimmt und wo auch wenn der PC zickt oä ich nie sauer nach Hause gehe.

[Pitt]

Zunächst sollte man sich in einer interdisziplinären Kanzlei nicht mit dem Steuerbereich und dessen Arbeitspensum vergleichen. Dort wird in der Regel immer eine ruhigere Kugel geschoben, weil die nicht so viele Fristen haben und es sich dort meistens um Monatsfristen handelt. Bei den Finanzgerichten geht es auch anders zu als vor den Zivilgerichten. Man sollte sich da also nicht wundern, dass Kollegen aus der Steuerabteilung häufiger mal einen Plausch halten und einen verwundert angucken, wenn man gestresst ist. Ich arbeite auch in einer interdisziplinären Kanzlei und kenne das Phänomen. Mich wundert auch diese Klarsicht, dass alle anderen Kollegen ihr Pensum besser schaffen als man selbst. Das kann man von außen meistens nur schlecht beurteilen. Manche Leute lassen sich ganz einfach nicht davon stressen, dass da noch ein Stapel Arbeit auf sie wartet. Die gehen trotzdem pünktlich und fangen auch nicht früher an. Wenn da also Kollegen vermeintlich alles besser gewuppt kriegen, kann es auch schlicht daran liegen, dass die sich nicht selbst unter Druck setzen, wenn es bei denen zu einem Arbeitsstau kommt und ihnen am A... vorbeigeht, wenn die Bearbeitung länger dauert.
Da ihr eine interdisziplinäre Kanzlei seid, verwundert mich die Wahl von Advoware ein wenig. Bei Steuerberatern ist DATEV Marktführer und da sollte der Anwaltsbereich optimalerweise auf DATEV Anwalt setzen, wenn man in der Kanzlei z. B. einen zentralen Posteingang hat. Man kann für DATEV Steuer und DATEV Anwalt zwei unterschiedliche Datenumgebungen einrichten, entweder auf einem Server vor Ort oder in der DATEV-Cloud. DATEV bietet auch zahlreiche Funktionen zur elektronischen Aktenführung, sodass z. B. E-Mails und beA-Posteingänge automatisch den jeweiligen Akten zugeordnet werden und Posteingänge in elektronisch Postmappen geschoben werden können, auch mit kurzen Notizen, was zu tun ist. Für die Namensgebung der Dateien sollte es einen Katalog mit einheitlichen Kürzeln/Bezeichnungen geben, an die sich jeder Mitarbeiter orientieren kann und die auch jeder Mitarbeiter bei der Dateibenennung verwendet. Es macht keinen Sinn, dass nur ein Mitarbeiter Durchblick hat, wie eine Datei zu benennen ist. Ebenso wenig macht es Sinn, dass nur ein Mitarbeiter für sämtliche Posteingänge in einer interdisziplinären Kanzlei zuständig ist, es sei denn, es handelt sich um eine Großbude und man hat eine eigene Postabteilung, die den ganzen Tag nur Postein- und -ausgänge abwickelt. Wenn die Geschäftsleitung aber nicht weiß, wie hoch dein Leidensdruck am Arbeitsplatz ist und in welchen konkreten Arbeitsbereichen Du personelle Unterstützung mit Fachwissen wünschst und nicht nur unmotivierte Aushilfen, wird sich daran auch durch noch so viele Ratschläge aus dem Forum nichts ändern.

[Mondsüchtig]

Hallo ihr Lieben,

ich muss mir tatsächlich die Beiträge mal ganz in Ruhe durchlesen. Aber ja: Ich wundere mich immer, dass die Steuerfachler so viel Freizeit haben und so schnell mit der Arbeit fertig sind, während ich ständig am Rödeln bin und irgendwie zu nix komme und Papierberge sich stapeln. Ein Steuerforum zu besuchen war auch schon eine Idee, die ich bis jetzt noch nicht in Angriff genommen habe. Denn eigentlich sollte ich mehr im rechtlichen Bereich eingesetzt werden.

Da sind schon ein paar Tipps, die ich umsetzen sollte.

DATEV ist halt auch sehr teuer. Aber natürlich interessant mal die Sichtweise zu kennen. Das würde einiges leichter machen, lohnt sich aber derzeit eher weniger für uns für die paar Problemchen oder so. Da kann dann auch jeder Mitarbeiter überall reinschauen, nehme ich an bzw. es gäbe die Steuerakte nur einmalig. Macht Sinn. Aber wie gesagt. Derzeit nochmal das Programm zu wechseln, wäre jetzt auch kontraproduktiv. In Zukunft vielleicht. Gibt es noch andere Programme, die interdisziplinär arbeiten?

Bei der Weitergabe von Aufgaben stellen sich mir noch folgende Fragen:
- Inwieweit bin ich verantwortlich für die Arbeiten, die da abgeliefert werden? Inwieweit muss ich das kontrollieren. Zeitlich würde ich das wohl eher weniger hinkriegen, alles nachzugucken: Ob alles in den richtigen Akten gelandet ist. Ob es überhaupt gemacht wurde oder paar Sachen einfach weggelassen wurden (geht schneller, macht weniger Arbeit und fällt eh keinem auf). Arbeiten kontrollieren und Feedback geben, wenn alles fertig ist?! Zwischendurch für Rückfragen ansprechbar sein. Ich find's ziemlich schwierig nebenbei noch mein Zeug erledigt zu kriegen. Liegt aber vielleicht auch daran, dass ich zu wenig abgebe, was ich ändern möchte, aber ich Angst davor habe, dass Sachen dann gar nicht oder wirklich mies erledigt werden.
- Gibt es üblicherweise auch mal Leerläufe? Also ist das nicht unnormal, dass ich dann halt mal sagen muss: nee, im Moment habe ich für dich nix zu tun, ist halt so, ist ja nicht jeder Tag wieder andere.
- Wird üblicherweise alles an einem Tag bearbeitet, was reinkommt? Der Versuch, jemandem ein Projekt zu übertragen (z. B. eine Insolvenzsache) und dieses von A - Z zu bearbeiten ist irgendwie wohl nicht drin. Ich geb's dem, der grad Schicht hat an dem Tag?! Wenn ich z. B. eine Aktenanlage reinkriege, ist aber keiner da an dem Tag oder hat Posteingang, mache ich das oft selbst, da es sonst noch ewig rumliegt unter Umständen. Also wie macht ihr das mit der Weitergabe von Aufgaben? Hier: bitte bearbeiten und dann sich um seinen eigenen Kram kümmern. Ich versuche es halt abzupassen, dass bei den anderen nichts quasi liegenbleibt, da ich sonst ja gar keinen Überblick mehr habe. Während der Chef bei mir ablädt und ich das dann bei mir rumliegen habe, auf Listen notiere usw.
- Ein weitere Problem ist die Aufteilung der Arbeiten gemäß Arbeitsaufkommen. Also es muss eine Insolvenzliste gemacht werden und ich sitze da quasi und warte bis Zeit dafür ist. Heißt: Wenn viel Posteingang ist und es eben dann den ganzen Nachmittag dauert bis alles bearbeitet ist, dann reicht die Zeit nicht mehr aus, bleibt es also liegen. Am nächsten Tag ist vielleicht keiner da oder grad wieder viel Post oder sonst was anderes. Bleibt wieder liegen. Selber machen auch doof, da ich ja so auch nie was abgeben kann. Wenn ich so drüber nachdenke, schon doof, denn wenn eben viel Post ist, kann eben weniger anderes bearbeitet werden. Nur hat sich das bei mir (kann's selber nicht mehr so nachvollziehen) wochenlang hingezogen, bis die Liste fertig war. Gar nicht so gut. U. a. aber auch weil die Mandantin - entgegen den Versprechungen - den BerH-Schein nicht gebracht hat. Nun kriegt sie keinen, das Amt hat abgelehnt Das sind mir die liebsten. Trotzdem wird von mir natürlich erwartet, dass alles rubbeldiekatz fertig ist
- Das mit dem Fachpersonal, wir sind noch im Aufbau und noch nicht soweit. Die Kanzlei wächst aber halt stetig. Ich muss auch selbst noch an mir arbeiten. Fände ich ja nun auch nicht sooo toll, wenn ich gleich überrundet werde von einer neuen Kollegin. Die meisten können sich besser verkaufen und fahren die Ellbogen ordentlich raus, wissen wie man schneller weiterkommt. Sicher kommt das aber auch noch. Ich überlege, die Prüfung zur ReFa zu machen. Da habe ich dann erstmal ordentlich zu tun

LG und ein schönes Wochenende


Mondsüchtig

[Anahid]

Ich krieg echt Bauchschmerzen, wenn ich lese, was da in der Kanzlei abgeht. Du selbst bist Quereinsteigerin (was ja nicht schlimm ist). Wie kann es da sein, dass jemand anderer die Post macht oder Akten anlegt und Du dann kontrollieren sollst, ob Fristen etc. richtig eingetragen sind? Das ist Sache einer Fachkraft oder des Chefs selbst (schon aus haftungstechnischen Gründen). Mir kommt das auch irgendwie vor, dass Du Dich als eine Art Bürovorsteherin siehst, wenn ich Sätze lese wie: Ich versuche es halt abzupassen, dass bei den anderen nichts quasi liegenbleibt, da ich sonst ja gar keinen Überblick mehr habe. Während der Chef bei mir ablädt und ich das dann bei mir rumliegen habe, auf Listen notiere usw.

Mal ehrlich....anscheinend gibt es ja wohl verteilte Aufgabenbereiche. Wenn eine Akte angelegt werden soll, dann soll das auch der machen, der dafür zuständig ist. Du kannst das übernehmen, wenn Du Zeit und Luft hast. Aber wenn Du, wie Du selbst angibst, total überlastet bist, dann kümmere Dich nicht um Aufgaben, die eigentlich nicht Dich betreffen. Du musst ganz dringend davon abkommen, der Nabel der Welt (bzw. Eures Büros) sein zu wollen.

[samsara]

Fände ich ja nun auch nicht sooo toll, wenn ich gleich überrundet werde von einer neuen Kollegin. Die meisten können sich besser verkaufen und fahren die Ellbogen ordentlich raus, wissen wie man schneller weiterkommt.

Das scheint nach wie vor Dein Hauptproblem zu sein. Weshalb siehst Du jede Kollegin als Konkurrenz?

Ich habe nicht alles gelesen aber ich glaube, Ihr bräuchtet eine erfahrene RA-Fachangestellte, die Struktur in das ganze Chaos bringt und der Du dann zuarbeiten kannst. Versteh mich bitte nicht falsch. Du hast den Beruf nicht erlernt und hast daher Deine Grenzen.

[paralegal6]

ich behaupte mal, dass man diese Organisation auch nicht in der Ausbildung lernt. Entweder gibt der Chef nunmal klar was vor oder untereinander muss die Arbeit ordentlich eingeteilt werden dass nicht jeder wild irgendwas durcheinander bearbeitet. Abläufe und Anweisungen sind in jeder Kanzlei individuell. Da bringt dich die Ausbildung nicht weiter. Mit der Konkurrenz wurde ja nun ausgiebig auch durchgekaut. Wir drehen uns hier vollkommen im Kreis. Der thread wurde im September gestartet und ich sehe nicht eine Sache, zu der sich mit dem Chef oder Kollegen mal zusammengesetzt und ein Ablaufplan erstellt wurde

[Pitt]

Zu der Frage, ob es noch weitere Software für interdisziplinäre Kanzleien gibt: DATEV ist der Goldstandard und es gibt keinen Softwareanbieter, der ein ähnliches Produkt für interdisziplinäre Kanzleien anbietet. Die Alternative ist, dass man irgendein anderes RA-Programm wie RA-Micro oder AnNoText nimmt und für den Steuerbereich addison, Agenda oder so. Die Entscheidung liegt beim Kanzleiinhaber.
Zum Thema Kanzleiorganisation und Haftungsrecht haben die anderen Forenteilnehmer bereits alles gesagt.

[Mondsüchtig]

ich danke euch für eure hilfreichen Beiträge

Eine Frage noch: Habt ihr im Betrieb eine Verschriftlichung für Arbeitsabläufe usw. Wer setzt das auf? Und wo wird das aufbewahrt? Wir das regelmäßig aktualisiert?

[Andy66]

Ja, haben wir. Ich (Büroleiterin) habe die Arbeitsanweisungen in Absprache mit dem Chef erstellt. Es wird regelmäßig angepasst. Allerdings haben wir auch regelmäßige Teammeetings, in denen aktuelle Änderungen in der Sachbearbeitung besprochen werden. Ich habe auch zahlreiche Vorlagen erstellt (die ebenfalls immer wieder angepasst werden müssten), damit die Beabeitung einheitlich ist.
ABER: Wir sind eine kleine Kanzlei, die fast ausschließlich Unfallregulierung macht. Das kann man gut standardisieren, von den Schadenmeldungen bis zu den Abrechnungen. Und das enthebt die Mitarbeiter nicht davon, auch mal selbst nachzudenken und ggf. was im aktuellen Fall anzupassen. Man kann nicht jeglichen Handgriff voraussehen, vorschreiben und eine Vorlage erstellen. Sonst hat man am Ende ein riesiges Regelwerk, in dem sich keiner mehr zurecht findet.