Neue Mandate - Familienrecht

[Melli77]

Ich wünsche Euch allen erstmal einen guten Start in die neue Woche.

Meine Frage richtet sich vor allem an Kanzleien mit Familienrecht.

Wie organisiert Ihr die Aufnahme neuer Mandate?

Wir hatten letzte Woche folgendes Problem:
Herr Mustermann war im Dezember 2024 bei uns in der Kanzlei und hat sich beraten lassen.
Chefin hat Daten von Herrn Mustermann aufgenommen und auch von Frau Mustermann.
Unsere Sekretärin hat im Januar nun einen Termin an Frau Mustermann vergeben, Chefin hat auch diese beraten und erst bei der Aktenanlage habe ich gesehen, dass Herr Mustermann eben schon bei uns war.
Also aufgepasst haben wir alle 3 nicht, das gleich vorweg.

Aber ich weiß nicht, wie wir es besser machen sollen. Wir nehmen bei der Terminvereinbarung nur Vor- und Nachname und Telefonnummer von Mandant auf.

Und wir macht ihr das, wenn Euch bei der Terminvergabe auffällt, dass z. B. Herr Mustermann schon einen Termin vereinbart hat. Sagt ihr dann gleich "nein".
Wir haben oft neue Mandanten, die nicht möchten, dass der andere Ehegatte erfährt, dass sie sich beraten lassen.

Meine Chefin ist in unserem Landkreis sehr bekannt und daher möchten öfters beide Parteien zu ihr kommen und sie nimmt dann immer den, der zuerst Termin ausmacht.

Habt ihr Vorschläge oder könnt ihr mir sagen, wie ihr das handhabt.

Danke und VG Melli

[Andy66]

Wir machen zwar keine Familiensachen, aber auch bei Unfallsachen ist es schon passiert, dass beide Beteiligte bei uns angerufen haben. Sollten wir versehentlich mit beiden zur Sache sprechen, müssen wir dann beide Mandate ablegen.

Grundsätzlich legen wir immer, auch wenn wir nur (telefonisch) beraten eine Akte an. Das ist dann praktisch, weil man alles gut dokumentieren kann und auch für die eventuelle spätere Weiterführung der Sache und die Abrechnung was in der Akte hat. Es vermeidet dann auch Doppelanlagen.

Grundsätzlich sollte auch bei einer telefonischen Beratung eine Beratungsnotiz gemacht werden (wer war da, wie lange, was wurde mit welchem Ergebnis besprochen) und ggf. in eine Sammelakte "telefonische Beratungen ohne Mandatsübernahme".

Mandanten neigen leider dazu, sich bei Besprechungen nur das zu merken, was ihnen gerade passt und von allen dort erwähnten Hindernissen "nie informiert" worden zu sein. Da ist es halt auch für die Haftung gut, wenn man eine Gesprächsnotiz hat.

[paralegal6]

sobald mich jemand anruft checke ich in RAM (oder halt euer MWIN) ob der Name da schon bekannt ist. Anlegen tue ich noch nichts, aber ich sehe ja, ob es den Namen schon gibt. Allerdings wird vor der Beratung oder spätestens dabei die Akte angelegt, muss ja für Diktanet und die dann zu schreibende RG. Ansonsten wie bei Andy, wenn beide schonmal bei uns waren, zB Unfall oä müssen wir leider beide wegschicken. Dass euer Mandant im Dezember schon da war hätte eigentlich bei Terminvergabe auffallen müssen, schlecht gelaufen leider. Allerdings gibts hier keine Beratung ohne Mandatsübernahme, da eine RG fällig ist und ich dazu ne Aktennummer brauche

Also aufgepasst haben wir alle 3 nicht, das gleich vorweg.

[Anahid]

Ich halte das für schwierig. Der Name der Anruferin wird nicht gespeichert sein, da es sich um eine Beratung handelte und dann in der Regel nur der Name des Mandanten (also hier des Ehemannes) im System erfasst ist.

Wir haben in Arbeitsrechtssachen auch öfter das Problem, dass sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber zu uns möchten. Darum frage ich immer bei Mandatsannahme (Terminsvereinbarung für eine Beratung) nach dem Namen des Gegners und checke diesen im PC. Das ist das einzige, was Du machen kannst, um sowas zu vermeiden. Wenn der Mandant (also hier der Ehemann) nicht will, dass seine Frau weiß, dass er sich anwaltlich hat beraten lassen, dann wirds natürlich schwierig. Denn Du musst ja jetzt der Ehefrau irgendwie klar machen, dass Ihr das Mandat nicht übernehmen könnt. Eine Ausrede wie "Arbeitsüberlastung" wird hier wohl schwierig werden, wenn man sich erst den Namen des Gegners geben lässt.

In Deinem Fall habt Ihr beide beraten und darum stimme ich den anderen zu: da bleibt nur, beide Mandate niederzulegen.

[skugga]

Ich halte das für schwierig. Der Name der Anruferin wird nicht gespeichert sein, da es sich um eine Beratung handelte und dann in der Regel nur der Name des Mandanten (also hier des Ehemannes) im System erfasst ist.

Wir haben einen Mandantenaufnahmebogen, ohne den hier kein Termin stattfindet, und bei dem - wir bearbeiten ausschließlich Familiensachen - auch der Name der Gegenseite angegeben werden soll. Die weitaus meisten Mandanten füllen den Bogen erfreulich vollständig aus, so dass auch über RA-Micro gefunden werden kann, ob es die anrufende Person schon im System gibt. Auch wenn der ursprünglich Mandant hier nur eine Erstberatung hatte, wird die Akte so vollständig wie möglich angelegt.

Glücklicherweise hab ich zudem ein ziemlich gutes Namensgedächtnis, das in solchen Fällen auch ganz hilfreich ist.

[Adora Belle]

Bei uns ebenso, bis auf das "ausschliesslich Familiensachen".

@skugga: Du bist nicht mehr bei den Strafrechtlern?

[elise98de]

Bei uns läuft es auch so wie bei skugga. Wir machen ausschließlich erbrechtliche Mandate und sobald wir einen Beratungstermin vergeben haben, wir die Akte vollständig angelegt und alle Beteiligten aufgenommen. Damit "fahren" wir seit Jahren gut und können so immer die Prüfung der Interessenkollision vornehmen.

[skugga]

Bei uns ebenso, bis auf das "ausschliesslich Familiensachen".

@skugga: Du bist nicht mehr bei den Strafrechtlern?

Nicht mehr seit Sommer 2022, mit einem lachenden und einem weinenden Auge. Ich war da total gerne, aber dem eher nicht so üppigen Gehalt als einzige Vollzeitkraft für fünf Jungs ging das nicht mehr so weiter.

[Tigerle]

Ich halte das für schwierig. Der Name der Anruferin wird nicht gespeichert sein, da es sich um eine Beratung handelte und dann in der Regel nur der Name des Mandanten (also hier des Ehemannes) im System erfasst ist.

Wir haben einen Mandantenaufnahmebogen, ohne den hier kein Termin stattfindet, und bei dem - wir bearbeiten ausschließlich Familiensachen - auch der Name der Gegenseite angegeben werden soll. Die weitaus meisten Mandanten füllen den Bogen erfreulich vollständig aus, so dass auch über RA-Micro gefunden werden kann, ob es die anrufende Person schon im System gibt. Auch wenn der ursprünglich Mandant hier nur eine Erstberatung hatte, wird die Akte so vollständig wie möglich angelegt.

Glücklicherweise hab ich zudem ein ziemlich gutes Namensgedächtnis, das in solchen Fällen auch ganz hilfreich ist.

So wird es hier auch gehandhabt. Die Mandanten bekommen vor dem Termin einen Mandatsaufnahmebogen und Fragebogen Familienrecht und sollen beiedes vor dem Termin ausgefüllt zurücksenden, dann wird die Akte angelegt und so wird es eigentlich rechtzeitig festgestellt, falls man schon einen von beiden beraten/vertreten hat.

[Adora Belle]

...aber dem eher nicht so üppigen Gehalt als einzige Vollzeitkraft für fünf Jungs ging das nicht mehr so weiter.

Verständlich.

Also Fazit: Vor jedem Mandat, auch vor Beratung, muss der potentielle "Gegner" identifiziert werden, und eine Kollisionsprüfung übers Programm und/oder händisch vorgenommen werden.

Ich hatte das übrigens auch schon mehrfach bei Gegner-Anwälten, dass sie vorher ein Ehepaar zb in Mietsachen gemeinsam vertreten haben, und dann später den Mann gegen die Frau wg Kindschaftssachen oder so. Da hab ich schon einige Kollegen aus dem Verfahren gekegelt. Die meisten haben gar keinen Plan, und kein "Unrechtsbewusstsein". Seit mir das selbst auch einmal passiert ist, bin ich auch in der Mandatsannahme SEHR vorsichtig, und lehne lieber was ab, auch wenn ich denke, dass eigentlich keine Kollision vorliegt.