Aktenablage & Titel bzw. Originalunterlagen

[Zottirella]

Guten Morgen

Ich diskutiere gerade mit meinen Kolleginnen - die eine ist Refa und hat hier im Büro auch ihre Ausbildung gemacht, die andere ist seit 30 Jahren hier, keine gelernte Refa.

Beide legen gerade fleißig die alten Akten ab - wir haben noch wahnsinnig viele Papierakten.

Auf meine Frage, was mit Titeln und Originalunterlagen passiere, hieß es lapidar "Das wird mit abgelegt und wenn die Akten dann vernichtet werden, wird vielleicht geguckt, ob da noch was drin ist." Ihr Lieblingssatz: "Das haben wir schon immer so gemacht"

Ich bin zu 100% sicher, dass niemand (!!) da schaut, wenn der Container kommt, sondern alles da rein geworfen wird und nur die Kostenblätter rausgenommen werden.

Auf meinen Einwand, dass man die Originale und Titel doch gleich wenn man die Akte ablegt, an den Mandanten zurückschicken kann/soll, wurde mir nur patzig gesagt "Das ist zuviel Aufwand". Ähm... nein... Wenn ich die Akte eh schon in der Hand hab, kann ich das doch gleich machen? Oder seh ich das falsch. Unabhängig davon, dass es sowieso nur wenige Akten mit Originalunterlagen etc. sind.

Wie wird das bei euch gehandhabt?

[Pitt]

Die vom Mandanten überlassenen Originale gehen spätestens mit Ablage der Akte immer retour. Beim Titel kommt es drauf an. Es gibt einige Mandanten, die wollen, dass der Titel zunächst hier verbleibt. Die verschludern gerne Unterlagen und wissen das auch selbst. Auf die zu archivierende Akte gibt es dann auf dem Umschlag einen Hinweis mit Edding, dass da noch der Original-Titel in der Akte ist. Nach Möglichkeit sollte man immer versuchen, alles Originale und Titel auszuhändigen, bevor die Akte ins Archiv wandert. Eine weitere Alternative wäre, dass man die Vollstreckungstitel, die aus welchen Gründen auch immer zunächst noch in der Kanzlei verbleiben sollen, in einem gesonderten Aktenordner aufbewahrt.

[Zottirella]

Die vom Mandanten überlassenen Originale gehen spätestens mit Ablage der Akte immer retour. Beim Titel kommt es drauf an. Es gibt einige Mandanten, die wollen, dass der Titel zunächst hier verbleibt. Die verschludern gerne Unterlagen und wissen das auch selbst. Auf die zu archivierende Akte gibt es dann auf dem Umschlag einen Hinweis mit Edding, dass da noch der Original-Titel in der Akte ist. Nach Möglichkeit sollte man immer versuchen, alles Originale und Titel auszuhändigen, bevor die Akte ins Archiv wandert. Eine weitere Alternative wäre, dass man die Vollstreckungstitel, die aus welchen Gründen auch immer zunächst noch in der Kanzlei verbleiben sollen, in einem gesonderten Aktenordner aufbewahrt.

So würde ich das auch machen. Klar, wenn Mandanten möchten, dass der Titel hier verbleibt, ist das ja in Ordnung. Aber ein Vermerk auf der Akte wäre halt schön bzw. die Titel gesondert aufzubewahren.

Ich bin froh, dass ich da nicht allein mit meiner Meindung dastehe. Ich kam mir gegen die beiden anderen schon etwas doof vor

[Oliverreinhardt2]

Hallo,

wie § 50 II Satz 1 BRAO, aufführt, sind die Unterlagen an den Mdt. herauszugeben.
Wir handhaben es so, dass wir bei der Ablage nach Originaltiteln-/ Unterlagen schauen und den Mdt. herausgeben. Es wäre eine zeitlich enorme auffressende Tätigkeit, wenn die Firma Reisswolf auf der Matte steht, erst dann "danach zu schauen"...

[pitz]

Hallo,

wie § 50 II Satz 1 BRAO, aufführt, sind die Unterlagen an den Mdt. herauszugeben.
(...)

Auf Verlangen des Mandanten hat die Herausgabe zu erfolgen. Eine explizite (proaktive) Herausgabeverpflichtung (bspw. bei Aktenarchivierung) entnehme ich der Vorschrift nicht.

[Oliverreinhardt2]

Hallo,

wie § 50 II Satz 1 BRAO, aufführt, sind die Unterlagen an den Mdt. herauszugeben.
(...)

Auf Verlangen des Mandanten hat die Herausgabe zu erfolgen. Eine explizite (proaktive) Herausgabeverpflichtung (bspw. bei Aktenarchivierung) entnehme ich der Vorschrift nicht.

Wollte ja nur nochmal "die Grundlage bzgl. -der Herausgabe-" geben...

[Soenny]

Es gibt einige Mandanten, die wollen, dass der Titel zunächst hier verbleibt. Die verschludern gerne Unterlagen und wissen das auch selbst.

Ich bin aber nicht das Archiv des Mandanten, deshalb gehen bei uns Originaltitel, so wir keine Vollstreckung (mehr) durchführen, an den Mandanten oder auch (KFB) z.B. an die RSV zurück mit Hinweisen zur Aufbewahrung usw.

Was machst du denn mit einem Titel, jetzt nur mal angenommen, der Mandant verstirbt? Erben ermitteln? Nachlaßverwalter suchen usw.? Wer zahlt das?

Wenn der Mandant nach allen Hinweisen den Titel verschludert, dann ist das sein Pech, irgendwo hört der Dienstleistungsgedanke auch auf.

[Tigerle]

Bei uns gehen die Originalunterlagen/Titel mit Abschluss der Angelegenheit an den Mandanten.

[Anahid]

Wir geben auch Titel und Originalunterlagen bei Aktenablage an den Mandanten. Da wir elektronische Akten haben, sehe ich doch gar nicht ein, dass ich das Zeug hier irgendwo aufbewahren soll. Was der Mandant damit macht, ist mir ziemlich egal.

[paralegal6]

Mache das wie Sonny, was soll ich nach Ablage mit dem Titel? Wech damit und gut. Aber wenn der Chef das so will ist es nicht dein Problem. Würde es mir aber von ihm/ihr bestätigen lassen. Manchmal wissen Chefs gar nicht was die ReFa vorne macht