Digitalisierung im analogen Büro ;-)

Hier hinein gehören alle Themen rund um Büroorganisation, Büroverwaltung, Kanzleiorganisation etc.
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marti1313
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#1

23.11.2021, 15:01

Hallo liebe KollegInnen,

zwar habe ich erstmal hier durchforstet, aber ich glaube es ist einfacher, wenn ich gleich meine Frage stelle, da ich auf Anhieb in der Suche nicht fündig geworden bin.

Nachdem ich letzten Freitag und gestern an zwei Online-Seminaren über das beA teilgenommen habe (wir nutzen dieses natürlich bereits passiv, aber ab Januar ist das ja nicht mehr ausreichend ...) bin ich doch sehr ernüchtert, wie ich das künftig mit unserer "analogen" Kanzlei in Einklang bringen soll.

Natürlich schicken wir Mails an die Mandanten und empfangen Mails, das geht ja nicht mehr anders. Da wir keine elektronische Akte haben, wird also ein ganz normaler Schriftsatz nach Diktat geschrieben, die Anlagen beigeheftet und das ganze als Päckchen gescannt, das der Mandant (oder welcher Empfänger auch immer) dann als PDF-Datei-Anlage erhält. Hinterher kommt ein Stempel "gemailt am ...." drauf und das ganze wird in Papierform in die Akte abgeheftet. Da immer mehr Mails dazu kommen (viele wollen ja nur noch alles auf elektronischem Weg, ich privat eigentlich auch), wird das ganze immer umfangreicher und zeitaufwendiger. Bei uns wird alles (!!) ausgedruckt und abgeheftet, teilweise brauche ich gefühlt schon "Stunden", um die ganzen Mails nebst Anlagen auf Papier zu bringen, wenn jetzt noch viel mehr über beA kommt, wird das natürlich noch umfangreicher werden, da ich auch das alles Drucken muss ... :roll:

Ich bin hier seit über 30 Jahren die Hauptkraft, wurde nach der Ausbildung übernommen und wir nutzen seit 1992 ein Anwaltsprogramm (Renoflex, Vorgänger von Renostar), das aber nur noch unzureichend gepflegt wird - es wird allerdings regelmäßig der Umstieg auf die neue Variante angeboten (die auch die eAkte usw. beinhalten würde). Mein Chef ist zwischenzeitlich im Rentenalter und wird wohl (nur) noch, zwei, drei Jahre arbeiten. Da wir eine Einzelkanzlei sind, ist ihm - verständlicherweise - die Umstellung auf neues Programm, neues Computersystem (das alte wäre nicht mehr geeignet) und die Schulungen in das Ganze viel zu umständlich und letztendlich auch zu teuer, da sich die Anschaffung nicht mehr lohnt. Die elektronische Akte lehnt er ebenfalls ab, er ist ein "Papiertyp" und möchte dies auch die restliche Zeit nicht mehr ändern (was ich einerseits verstehen kann).

Wir haben zwar eine Büroaushilfe, aber die hat den Beruf nicht erlernt und kümmert sich um Postausgang, Aktenwegsortieren, Post zusortieren usw. Den Rest mache ich bzw. mein Chef selbst ... ja, das ist schon recht stressig ab und an ... :mrgreen:

Und jetzt beA, Einreichpflicht, Aufbewahrungspflicht, Exportieren .... :kopfkratz

Mit Müh und Not bedient mein Chef mit seiner Karte leidlich das beA und schon das wird spannend, wenn er künftig ggf. Signaturen vergeben muss bzw. selbst Abschicken, usw., vom Richtigen Einscannen, benennen, Numerieren ganz zu schweigen. Ich gehe davon aus, dass ich mit Mitarbeiterkarte alles vorbereite und er dann nur noch senden muss bzw. signieren und senden - ich schicke ihn dazu dann noch auf eine Schulung ;-)

Unser Problem ist jedoch auch die "digitale" Aufbewahrung ohne eAkte.

Gibt es hier jemanden, der die gleichen Probleme hat?
Wie und wohin speichert Ihr, was in elektronischer Form aufbewahrt werden muss?

Ich habe im Seminar gefragt, ob Ausdrucken ausreichend ist, aber das wurde verneint, da auf den Ausdrucken nicht die Sende-/Empfangsdaten etc. enthalten sind, auf die es im Bedarfsfall ankommt.

Es wäre schön, wenn ich hier ein paar Tipps bekommen könnte - wir können doch nicht die einzige Kanzlei sei, die technisch noch auf dem Stand des letzten Jahrhunderts ist :mrgreen:

Liebe Grüße
Marti
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Adora Belle
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#2

24.11.2021, 11:10

Wenn Ihr ein Anwaltsprogramm nutzt, dann müsst Ihr doch dort Eure Schriftsätze wegspeichern können? Ich verstehe grad Dein Problem damit gar nicht so richtig. Niemand verlangt von Euch eine elektronische Akte. Verlangt wird nur die elektronische Einreichung und Entgegennahme. Und auch die elektronische Akte ist nichts anderes als ein Konvolut aller Dateien, die in der Sache gesendet und empfangen wurden.

Der Umfang der physischen Akte ist auch nicht höher, nur weil Ihr eMails schickt. Wenn alles per Post rausgeht, müsst Ihr das genauso kopieren und abheften.
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scully
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#3

24.11.2021, 15:30

Hallo, ich arbeite auch noch hautsächlich analog. Deine Situation kenn ich nur zu gut. :pfeif
Sicherlich sollte man alles für "den Fall des Falles" speichern, aber dazu könnest doch auch ein eigenes Archiv angelegt werden, dass dann bestenfalls noch gesichert wird und gut. Hatte zwar noch kein Seminar zu dem Thema, hab aber alles gelesen, was ich in die Hände bekam - bin da nich so sicher, ob wirklich alles gespeichert werden muss, wenn es einmal in ausgedruckter Form vorliegt. Ich druck einfach die Übersendungsprotokolle mit aus und hefte sie zum Schriftsatz. Sollte es doch mal Probleme geben, dann sind die Dateien ja noch eine gewisse Zeit im beA und können auch nochmal aufgerufen und ggf. abgespeichert werden.
vitacola24
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#4

25.11.2021, 18:34

Würde mich scully da anschließen. Das ganze Büro muss man deshalb nicht umorganisieren, vor allem wenn er eh bald aufhört. Die Übersendungsprotokolle auszudrucken und abzuheften ist ja schlussendlich ähnlich wie beim Fax.
Ansonsten kann man sich aber auch einen Ordner für die Übersendungsprotokolle anlegen. Ich weiß allerdings nicht, ob das bei RenoStar direkt in der elektronischen Akte (bzw. dort, wo man die Schriftsätze speichert) geht?
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scully
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#5

25.11.2021, 23:20

vitacola24 hat geschrieben:
25.11.2021, 18:34
... Ich weiß allerdings nicht, ob das bei RenoStar direkt in der elektronischen Akte (bzw. dort, wo man die Schriftsätze speichert) geht?
Das weiß ich leider auch nicht… kann bloß für RA-Micro bestätigen, dass es geht… aber wie gesagt, seh ich denn Sinn nicht wirklich darin, wenn eh alles ausgedruckt in die Akte abgeheftet wird.
Pitt
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#6

26.11.2021, 08:04

Ansonsten bliebe noch als Alternative, sich an einem anderen Speicherort auf dem Rechner ein Register für die beA-Sendungsprotokolle anzulegen und eine passende Ordnerstruktur schafft (Oberordner Jahr/Monat, Unterordner Akte oder umgekehrt).
marti1313
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#7

29.11.2021, 07:43

Hallo,

super, erstmal vielen Dank für Eure Antworten :-)

@Adora Belle: wir nutzen das Anwaltsprogramm ReNoFlex, uralt und darüber ist es noch nicht möglich, irgendwas in eine elektronische Akte zu speichern. Es gab vor Jahren die Option, umzusteigen, das wollte mein Chef damals schon nicht und jetzt lohnt sich das absolut nicht mehr. Wir haben ein Word-Verzeichnis, in dem wir unsere Schriftsätze als Word-Dokumente speichern. Natürlich könnte ich auch die BEA-Dateien dort dazu speichern, aber ich denke, das würde sehr schnell sehr unübersichtlich werden.

@scully: ich habe während des Online-Seminars nachgefragt, ob man tatsächlich speichern muss, wenn man alles ausdruckt, was vom Seminarleiter bejaht wurde. Es ist wohl so, dass man die Abfragen, wer was wann wohin geschickt hat und ob die Signatur gestimmt hat o. ä. (muss ich auch nochmals nachlesen) eben nur elektronisch nachweisen kann, durch Anklicken, Einblenden usw. D. h. man müsste zum Nachweis quasi das elektronische "Schriftstück" prüfen können, was auf einem Ausdruck natürlich so nicht funktioniert. Wie gesagt, ich werde da nochmals nachlesen, aber die prompte Antwort war, dass Ausdrucken definitiv nicht ausreichend ist. Klar, es muss dann auch erstmal der Fall eintreten, dass Nachweise geführt werden müssen, bis jetzt drucken wir ja auch nur aus ... aber man weiß ja nie ...

@vitacola24: ja, das werde ich wohl auch machen, vielleicht ähnlich wie unser Word-Verzeichnis, nur für BeA. Es müssen ja nicht zwangsläufig alle Fälle BeA-Unterlagen enthalten, ich schätze mal, dass es dann nur halb so groß würde ;-)

@Pitt: ja, genau. Das Problem ist halt nur, dass dann auch nur ich damit umgehen kann (so blöde es klingt). Unsere ältere Aushilfe hat teilweise schon Probleme mit unserem Word-Verzeichnis und auch mein Chef ist leider wenig computeraffin ... ich denke mit Grausen an meinen Urlaub oder ggf. Krankheitszeiten (die ich so gut es geht vermeide ...)

Na ja, wird schon werden, bis jetzt haben wir auch alles irgendwo hinbekommen - vielen Dank nochmals

LG
Marti
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Adora Belle
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#8

29.11.2021, 13:09

Wenn Ihr ein Word-System habt, dann könntet Ihr schlicht einen Unterordner beA pro Mandat anlegen, und dort alles reinspeichern. Das hält die eigentliche Struktur frei.
marti1313
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#9

29.11.2021, 15:33

@Adora Belle: ja, das habe ich mir auch schon überlegt. Blöderweise ist unser Word nicht "gesichert", d. h. jeder der darin arbeitet, kann beliebig Ordner verschieben oder löschen, was auch schon öfter vorgekommen ist. So finde ich dann beispielsweise den Ordner Muster / Muster eingeschoben bei Mustermann / Xyz ... leider gibt es laut unserem "IT-Profi" bei unserem System keine Möglichkeit der Sicherung mehr. Früher war es so, dass nur ein Admin (das war ich ;-) Ordner löschen oder verschieben konnte, diese Sicherung konnte mit dem Wechsel auf eine andere Windows Version so nicht mehr eingebaut werden.

Normalerweise müsste man ja auch Ordner mit einem Schreibschutz versehen können ... ich werde auf jeden Fall mit unserem Fachmann da nochmals sprechen, vielleicht hat er ja eine zündende Idee. Es gibt ja auch Dokumentenmanagement-Software, aber diese mit unserem veralteten System zu kombinieren, ist sicherlich auch schwierig und sie müsste so einfach sein, dass auch mein Chef damit zurechtkommt ... woran ich erhebliche Zweifel habe.
Hühnerhaufen
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#10

30.11.2021, 13:44

Hallo Marti,

wir speichern unsere beA Nachrichten auch in word, da wir keine Anwaltssoftware haben. Nur so zum Beispiel:

Ordner 2021
Unterordner 21-0001 Müller ./. Müller
In diesem Ordner sind weitere Unterordner wie
- Gerichtsteil
- Korrespondenz
- Emails
- beA

Die beA Ein- und Ausgängen exportierten wir einfach in den beA Ordner zu dem jeweiligen Vorgang. Ich finde das sehr einfach, aber wir können ja auch nur so arbeiten bzw. speichern.

Viele Grüße
Hühnerhaufen

PS.: Nur so nebenbei, ich finde des irgendwie immer noch "erschreckend", dass es viele Kanzleien/Anwälte gibt, die sich bisher immer noch nicht mit beA beschäftigt haben.
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