Wiedervorlage

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GLinux
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#1

20.08.2020, 14:31

Moin zusammen,

bei uns in der Kanzlei werden Papier- und elektronische Akten parallel geführt. Im Gegensatz zu den elektronischen Akten haben die Papierakten überhaupt kein Wiedervorlagesystem. Man muss einfach "wissen", wann welche Akte dran ist. Ich würde gerne mal erfahren, wie man Wiedervorlagen an Papierakten kennzeichnet.

Sorry für die bescheuerte Frage :-)
GLinux
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Anahid
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#2

20.08.2020, 14:37

Entweder "nur" auf einem Blatt vorne in der Akte notieren oder aber mit sog. Karteireitern. Bild
195Jeder Tag ist ein Geschenk ... aber manche sind einfach grottenschlecht verpackt.195
GLinux
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#3

20.08.2020, 14:48

Okay, danke für die schnelle Antwort und das Bild.
Da scheint mir die elektronische Variante ja doch deutlich einfacher zu sein.
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icerose
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#4

20.08.2020, 14:57

GLinux hat geschrieben:
20.08.2020, 14:31
Man muss einfach "wissen", wann welche Akte dran ist.
Das versteh ich nicht wirklich. Ich arbeite auch parallel mit beidem, aber es gibt täglich eine WV-Liste zum Drucken. Da sind alle (also Papier und elektr.) Akten drauf, die "heute" dran sind. :kopfkratz
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#5

20.08.2020, 15:11

GLinux hat geschrieben:
20.08.2020, 14:31
Moin zusammen,

bei uns in der Kanzlei werden Papier- und elektronische Akten parallel geführt. Im Gegensatz zu den elektronischen Akten haben die Papierakten überhaupt kein Wiedervorlagesystem. Man muss einfach "wissen", wann welche Akte dran ist. Ich würde gerne mal erfahren, wie man Wiedervorlagen an Papierakten kennzeichnet.

Sorry für die bescheuerte Frage :-)
GLinux
Es laufen doch aber nicht die Wiedervorlagen für die Papierakte und die elektronische Akte unterschiedlich, oder? Dürfte das elektronische dann nicht reichen? Dann zieht man sich dazu einfach die Papierakte.
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#6

20.08.2020, 15:45

Für den RA wird morgens die WVL-Liste für den nächsten Tag ausdruckt (wobei reines Angucken eigentlich auch ausreichend wäre) und dann anhand der Liste die entsprechenden Papier-Akten vorgelegt.
Die RAin bekommt die Liste vorgelegt, erledigt einige Akten direkt am PC, markiert die Akten, die sie sehen möchte und gibt die Liste dann wieder raus. Die markierten Akten bekommt sie dann rausgesucht und vorgelegt.
Bild
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#7

20.08.2020, 17:02

Ich verstehe das jetzt nicht völlig: Ihr habt zweierlei Akten: welche, die ausschließlich als E-Akte geführt werden, und welche, die ausschließlich als Papierakte laufen? Gibts dafür einen bestimmten Grund (z.B. Aussterbenlassen der alten Akten, die man nicht mehr digitalisieren will)?

Wenn Ihr für die E-Akten ein Anwaltsprogramm verwendet, könntet Ihr doch für die Papierakten Dummies bei den E-Akten anlegen und die Wiedervorlagen da mitlaufen lassen.

Dann kenne ich noch die Methode mit den Aktenreitern. Das hat aber den Nachteil, dass man nur die Akten findet, die im Schrank einhängen. Wenn welche rumliegen, könnten sie übersehen werden.

Das gute, alte Wiedervorlagenbuch

Wiedervorlagen im Outlook als Aufgaben eintragen

Wir hatten vor der Einführung des Anwaltsprogramms eine Magnettafel. Stell dir eine große (richtig große) Metalltafel mit Gittermuster vor. Die senkrechten Spalten werden einzelnen Tagen zugewiesen (Täfelchen ins erste Feld). Das muss natürlich immer wieder rumgeräumt und neu beschriftet werden. Jede Akte hat ein Magnettäfelchen (Hinz ./. Kunz 4711/19 und Datum Wiedervorlage) Dieses Täfelchen kommt dann in die Spalte für den Tag, an dem es wieder vorgelegt werden soll. Am Tag der Wiedervorlage kommt das Kärtchen ins Feld des Bearbeiters, der es dann mit neuer Wiedervorlage dann entsprechend weiterlegt.
Je nachdem wie viele Akten Ihr laufen habt, könnt Ihr immer genau sehen, wann die Akte wieder dran ist. Das klappt allerdings nur bis zu einer gewissen Aktenmenge. Und die Kärtchen dürfen nicht verschleppt werden oder verschwinden.
Erfahrung ist das, was man bekommt, wenn man das was man will nicht kriegt
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#8

10.09.2020, 08:08

Moin,
wir nutzen RA-Micro und unsere WV werden jeden Morgen für jeden Sachbearbeiter einzeln ausgedruckt. Jeder Anwalt hat ein Kürzel, z.B. "R". Dann wird der Sekretärin von R der Wiedervorlagenzettel hingelegt. Die Notariats-Sekretariate haben eigene Kürzel, damit die Notarakten nicht auf den WV-Zetteln mit den Anwaltsakten laufen. Unsere Notarakten müssen wir ja noch parallel zur E-Akte in Papierform laufen lassen, diese werden allerdings nicht "gepflegt", insoweit als da nur eine Abschrift der Urkunde und die Eingangspost eingeheftet wird. Maßgeblich ist die E-Akte. Die Anwaltsakten laufen rein digital.

Wenn ihr zweigleisig fahrt mit sowohl E- als auch Papierakten, solltet ihr die Papierakten auch zusätzlich vollständig als E-Akte führen, müsst dann halt alles ausdrucken und in die Papierakte abheften. In der Übergangszeit haben wir unsere reinen E-Akten mit einem "D" am Schluss gekennzeichnet. Bspw. "Dings ./. Bums D" Da wusste man sofort, es ist eine reine E-Akte. Bei den Akten ohne das D wusste man, es ist eine Papierakte.

Die WV kann man auch von den Papierakten digital führen. Wenn man die Handakte braucht, kann man sie sich ja dann ziehen.

Ein duales System mit tw. nur E-Akte und tw. Papierakte, davon aber unvollständige Dokumente in der EDV halte ich nicht für sinnvoll.
-Leni-

„Was die Franzosen Contenance nennen, Haltung und Harmonie im äußern Betragen, Gleichmütigkeit, Vermeidung alles Ungestüms, aller leidenschaftlichen Ausbrüche und Übereilungen, dessen sollte sich vorzüglich ein Mensch von lebhaftem Temperamente befleißigen.“

Adolph Freiherr Knigge: Über den Umgang mit Menschen, Fünfte Auflage, 1808[3]
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#9

25.09.2020, 11:56

@leni: Ich beneide Dich, rein digitale Akten. Davon sind wir hier trotz scannen seit einigen Jahren meilenweit entfernt.

Zum Thema:
Auch wir nutzen die WV-Liste von RA-Micro, hier werden jedoch Papierakten geführt, die auch digital vorhanden sind. Im HomeOffice hilft das sehr, aber es schleichen sich halt immer wieder händische Notizen nur in die Papierakte.

Reiter für Papierakten kenne ich auch noch, mit unterschiedlichen Farben (12) um auch zu wissen in welchem Monat man diese rausholen muss.
Ansonsten klingt Termin im Kalender eintragen sehr sinnvoll.
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#10

28.09.2020, 08:53

Geniesserin hat geschrieben:
25.09.2020, 11:56
aber es schleichen sich halt immer wieder händische Notizen nur in die Papierakte.
das ist echt doof.

Ich verfasse solche Notizen immer elektronisch. Und wenn es parallel eine Papierakte gibt, drucke ich die Notiz aus. So ist immer alles überall vorhanden. ;)
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