Ersetzendes Scannen-Tipps und Erfahrungen damit?

uwemo · #1

Moin,

möchte hier nicht nur alles auf elektronische Aktenführung umstellen, sondern auch die eingescannten Schriftstücke nach einem "ersetzenden Scannen" vernichten.

Infos zu den gesetzlichen Anforderungen gibbet hier dazu https://www.bsi.bund.de/DE/Publikatione ... x_htm.html

Hat einer der Forenmitglieder damit Erfahrungen und kann mir Tipps bzgl. Hardware, Sotware etc. geben ?!

Beste Grüsse aus Hannover

uwemo

Anahid · #2

Wir arbeiten vorübergehend mit beidem, also elektronischer Akte und Papierakte, damit man sich daran gewöhnt. Bei Aktenablage allerdings, wird, da die Akte ja komplett eingescannt sein sollte (bei älteren Akten wird nachgescannt), die Akte einfach geschreddert.

Wir haben einen Tischscanner, der extrem schnell ist und halt RA-Micro, womit wir dann diese Sachen hervorragend zur Akte speichern und betiteln können.

uwemo · #3

Danke.
Aber: Ein-Scannen ersetzt nicht "ersetzendes Scannen". Ersetzendes Scannen heißt hier rechtsssicher in dem Sinne, dass die eingescannten PDF mit dem original übereinstimmen..

Anahid · #4

Versteh ich jetzt nicht ganz. Hier eingehende Schriftstücke werden gescannt und automatisch als PDF gespeichert. Da kann man nichts dran ändern, etc. Also stimmen diese Dokumente ebenfalls mit dem Original überein. Hab mir jetzt grad extra den Handlungsleitfaden des Bundesministeriums durchgelesen. Da ergibt sich nix anderes, als wir machen. Versteh also nicht, was Du meinst. Sorry.

AliceImWunderland · #5

Eine PDF-Datei kann man mit entsprechenden Tools ohne Weiteres verändern.

Pitt · #6

Die Steuerberater hier im Haus verwenden das ersetzende Scannen. Die DATEV bietet für das ersetzende Scannen nach den BSI-Empfehlungen die entsprechenden Programme, allerdings nach meinem Kenntnisstand bislang nur für Steuerberater/Wirtschaftsprüfer. Da die DATEV aber nach eigenen Angaben bis 2025 die DATEV-Cloud vorantreiben will und das Ziel ist, sämtliche Daten der Kunden zukünftig digital in der DATEV-Cloud zu haben, würde ich mal unverbindlich bei der DATEV anfragen, wie es mit einer entsprechenden Lösung für Rechtsanwälte aussieht.

Anahid · #7

Aus dem obigen Link kopiert:

Die Aufbewahrung eines Papierdokuments erfolgt,
um auf die in ihm enthaltenen Informationen jeder
zeit und möglichst schnell zugreifen zu können. Um
dies für die Scannprodukte zu gewährleisten, müssen
sie nach einem festgelegten und nachvollziehbaren
Ordnungsprozess in dem elektronischen Archiv abge
legt werden. Dies setzt ihre Indizierung und Zuord
nung in die Dokumentenstruktur des Vorgangsbear
beitungs
oder Archivsystems voraus. Neben dem
Speicherort ist auch das Speichermedium näher zu
bestimmen. Die Integrität des Scannprodukts ist
durch den Einsatz geeigneter Sicherungsmittel, wie
z.B. durch bestimmte Dateiformate (TIFF, PDF, PDF
A) oder elektronische Signaturen, zu gewährleisten. Der
letzte Arbeitsschritt beim ersetzenden Scannen ist die
Vernichtung der Papieroriginale. Dies gehört aller
dings nicht zum eigentlichen Scannprozess, so dass es
bei der phasenspezifischen Aufteilung außer Betracht
bleibt.

Also scheint PDF durchaus ausreichend zu sein für das Bundesministerium.

Ansonsten würde mich selbstverständlich ebenfalls interessieren, welchen Aufwand andere Kanzleien, die mit elektronischer Akte bereits arbeiten, betreiben. Denn da werden die Schriftstücke auch nicht aufbewahrt.

Sunshine_1983 · #8

Also wir scannen ganz normal als PDF, ordnen dann das PDF der Akte zu. Alles, was an Papier anfällt (Postein- und Ausgang, Sendeprotokolle usw.), wird in einen Ordner gepackt, (die Tage durch PostIts markiert), der erst mal ins Archiv kommt, bis Chef weiß, was er damit machen will (bzw. was ich dann machen soll). Vollmachten, Vergütungsvereinbarungen, Titel, usw. kommen in einen Extra-Ordner. Originale vom Mdt. gehen an diesen nach dem Scannen direkt zurück.

herzdiebin · #9

Sunshine_1983 hat geschrieben:Also wir scannen ganz normal als PDF, ordnen dann das PDF der Akte zu. Alles, was an Papier anfällt (Postein- und Ausgang, Sendeprotokolle usw.), wird in einen Ordner gepackt, (die Tage durch PostIts markiert), der erst mal ins Archiv kommt, bis Chef weiß, was er damit machen will (bzw. was ich dann machen soll). Vollmachten, Vergütungsvereinbarungen, Titel, usw. kommen in einen Extra-Ordner. Originale vom Mdt. gehen an diesen nach dem Scannen direkt zurück.

Genau so macht es meine alte Kanzlei auch! Die Post wird wochenweise als Päckchen zugeklebt und ins Archiv gebracht, beschriftet dann mit KW1+KW52.

Wir arbeiten noch mit Papier- und elektronischer Akte. Ich würde liebend gern komplett auf Papier verzichten (für mich mache ich das auch schon, die ZV-Akten sind teilweise nur angelegt und komplett leer bis auf Vollmachten etc.), aber die meisten Anwälte arbeiten gern mit Papier in der Hand und bei meinem Senior Chef beißen wir da total auf Granit.

Ich sage immer, dass meine Stunde kommt, wenn er in Rente geht.

RechtsKnecht · #10

Ich sehe hier eigentlich auch erstmal kein Problem. Das PDF/A Format wurde speziell für die elektronische Archivierung entwickelt. Die regulären PDF-Formate halte ich auch für zumindest risikobehaftet. Hier muss man bei der Erstellung schon genau aufpassen, dass man die Archivierbarkeit erhält. Wir nutzen hier für unsere Dokumente PDF/A-1a. Das ist völlig ausreichend und erfüllt alle Vorgaben. Die erweiterten Funktionen von PDF/A-2 oder A-3 benötigen wir hier nicht. Wir betten keine Rohscans ein, brauchen keine JPG2000 Kompression und signieren die Dateien nicht.

Gibts da irgendwelche rechtlichen Vorgaben, die mir entgangen sind?