Bearbeitung riesen Forderungsmandat ca. zunächst 200 Akten

[Tigra]

Huhuuu,

so ich hoffe trotz der sonntäglichen Ausruhphase ein paar Anregungen bekomme:

Folgendes:

Ich bin derzeit mit einer stud. Aushilfe (8-12 Uhr tgl.) in einem Büro mit 2 RA´s. Wir suchen derzeit eine weitere Vollzeitkraft.

Am Dienstag bekommen wir von einer großen Firma mit vielen Töchtern ein Forderungsmandat was ca. erst mal 200 Akten hervorbringt. Weitergehend werden es ca. 500 Akten werden.

Die Frage ist nun wie wir das Mandat am besten stemmen.

Wir haben bereits einen eigenen neuen Aktenschrank. Wir haben uns dazu entschieden alle Akten als Hängehefter anzulegen.

Die Wiedervorlagen sollen durch das Reitersystem erfolgen (einfacher, da ich die WV mit Phantasy zu kompliziert finde). - das zum Thema: Wir benutzen Phantasy!

RA soll zu jeder Akte einen Anlagebogen erstellen. Wir legen die Akte dann sorgfältig in Phantasy an. MBs werden wir über EVPNG machen. Dazu kriegen wir noch eine Schulung zur optimalen Anlage der Akten in Phantasy, dass das System dann gleich den MB generieren kann.

Sodann werden die Akten auch gleich mit der ersten Maßnahme an den Mdt abgerechnet und dann zur WV gegeben.


Hat jmd. noch im Bearbeitungsvorgang weitere Schritte die bei einem so großen Mdt. berücksichtigt werden müssen bzw. die Arbeit vereinfachen?

Ich hatte noch an ein Aktenvorhangblatt gedacht an dem die "Vita" eingetragen wird wie z- B. 9.02.11 - Mahnbescheid, 9.03. VB, 15.03. EMA etc

Was meint ihr? Her mit verbesserungs- und optimierungsvorschägen!!!

[rosa]

wir haben auch so einen Großmandanten, ich habs mir da ein bisschen einfacher gemacht:

Ich lege die Akten alle an (sie kommen bei uns auch so schubweise wie bei euch, also in großen Mengen). Ich lege die Akten dann jedoch nicht in einen "richtigen Aktendeckel" an, sondern hefte die ausgedruckten Handaktenbogen zusammen mit dem außergerichtlichen Mahnschreiben in einen Ordner wo ich die Unterlagen nach ABC (gegnerbezoggen) sortiere. Das mache ich aus dem Grund, weil VIELE Gegner mauf das RA SChreiben hin zahlen und ich mir somit das ein- und ausdeckeln spare, was bei solchen Mengen mE wirklich aufhält. Die Akten die dann nicht bezahlt wurden werden dann eingedeckelt und weiter bearbeitet. Ein eigenes besonderes Vorblatt bekommen die nicht, EMA, ZV etc sind ja im FK gespeichert....

[Tigra]

ja bei uns ist das etwas schwieriger, wir es geht da um forderungen aus mietangelegenheiten, ein großteil wird gleich mit mb erledigt, da die sachen aus erfahrung raus nicht nach einem ra schreiben bezahlt werden.

Die ordnervariante hab ich abgelehnt, weil das aufheften auf die Aktenhefter mir zu aufwendig ist und ich die sachen nicht richtig nach mdt. , gegner, unterlagen trennen kann ohne jedes´mal alles rauszuheften.

Bei uns in Phantasy finde ich wird die vita nicht ganz so richtig angezeigt, da steht dann immer nur, dokument erstellt, akte angelegt, foko erstellt....

[609valentina]

Hallo,

also wir betreuen ebenfalls Großmandate. Ich lege für jeden Gegner eine eigene Akte an. Dies aber aus dem Grund, weil wir ebenfalls die Erfahrung gemacht haben, dass über 90 % der Gegner auf ein RA-Schreiben nicht reagieren.
Zu der Übersicht der Akten haben wir zum einen eine Excel-Liste sortiert nach Az. Gegner und Informationen zu dem Verfahrensstand (bei dir würde ich dann z.B. Tabellen mit "Mahnbescheid beantragt?" / "ZV in Gehalt etc.." anlegen). Das klingt als wäre dies mit viel Arbeit verbunden. Das ist es anfangs auch, aber glaub mir, danach freust du dich über solche Tabelle. Wenn die Mandantin dann auch mal eine Übersicht haben möchte oder Rückfragen hat, dann hilft dir eine solche Tabelle sehr.
Weiter haben wir für jede einzelne Akte eine kleine Zusammenfassung oben aufliegen. Hier werden Informationen wie "MB beantragt"; VB beantragt, ZV eingeleutet (plus ergebnisse der Drittschuldnererklärungen), Ratenzahlungsvereinbarung etc. eingetragen.
Auch diese erleichtert den Überblick...

lg

[BabyBen]

Wie rechnet ihr denn die Mandate ab. Sammelrechnungen, insbesondere wenn ihr "Stückpreise" habt, sind da eine feine Sache.

[Ciara]

Wir haben das ähnlich wie 609valentina gemacht in meiner ersten Kanzlei. Aus der Tabelle konnte man immer gut erkennen, welche Akte auf welchem Stand war.

Wenn z. B. die Akten rauszusuchen waren, bei denen z. B. der Vb beantragt werden muss (irgendwann kommen dann ja auch alle auf einmal), konnte man sich nur die Akten anzeigen lasse -> Tabelle ausdrucken und schon war das raussuchen einfacher.

[Tigra]

Ja eine exceltabelle müssen wir auch für die mandantschaft führen sowie dann die Webakte, abgerechnet wird gleich mach der Maßnahme das wurde mit Mdt so besprochen!

[Rumpelstilzchen]

Eine Tabelle würde ich auch führen, da sich wahrscheinlich auch zu Beginn eines neuen Jahres eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft melden wird, die jeweils eine aktuelle Aufstellung aller laufenden Akten einschl. der noch offenen und erledigten Verfahren benötigt. Meistens wird da auch die Frage gestellt, wann die Mandate der Kanzlei übergeben wurden und bei welcher Mahnstufe. Kannst ja vielleicht bei Eurem Mandanten nachfragen, was die von dort beauftragten Wirtschaftsprüfer alles brauchen und das dann gleich in die Liste mit einarbeiten.

Weiter solltest Du daran denken, dass es auch Schuldner gibt, die direkt an den Gläubiger (= Euer Mandant) zahlen. Wie ihr das dann regelt, müsst ihr abklären. Ihr braucht also sehr zeitnah Infos von Eurem Mandanten, falls direkt dorthin gezahlt wird und ist müsst dies irgendwie in der Akte vermerken.

[Tigra]

die sache macht mir jetzt schon schlaflose nächte, wo ich doch erst mal das andere forderungsmandat mit 150 sachen auf die reihe kriegen muss, wo einfach jmd. keinen bock mehr drauf gehabt hat (gv nicht mehr angeschrieben, mdt. ratenz angeboten, nix mehr passiert etc.)

[Tigra]

Mädls, wir kommen hier nicht weiter.... dieses forderungsmandat treibt mich in den wahnsinn....

die bearbeitung gestaltet sichd ermaßen schwierig das alles zu spät ist. allein die wiedervorlagen machem mich wahnsinnig... ich komm hier im normal betrieb zu gar nichts mehr.
Ich muss meine Std. jetzt zwischen beiden anwälten aufteilen!!! wie derb ist das denn???
Außerdem bleibt meine normaloarbeit fast liegen...