papierlose Kanzlei - sinnvoll nach fünf Jahren?

Ninni · #1

Hallo liebes Forum!!!

Und zwar gehts um folgendes:

Unsere Kanzlei zieht im Dezember in neue Räumlichkeiten um. Und heute hat unser Chef uns eröffnet, dass er gerne auf papierlose Kanzlei umstellen möchte. Ich finde das allerdings ziemlich problematisch, da wir mittlerweile gut 550 Akten (wohlgemerkt alles Ordner, teilweise pro Akte mehrere...) dann auch noch einscannen sollen. Wie soll dass denn zeitlich bei zwei Angestellten funktionieren beim laufenden Betrieb?? Da wäre man garantiert einen Monat lang nur am scannen, wenn man keine andere Arbeit neben her macht. Und nur ab einem bestimmten Zeitpunkt papierlose Akten anlegen, ist ja auch blödsinn...

Zudem bleiben die Akten ja bestehen, weil wir ja Original-Urkunden, Titel, Beschlüsse usw. eh aufheben müssen. Dann haben wir die Akten ja doch aufbewahrt, und so hat man dann doch keinen Platz gespart.

Unser Chef sieht leider nur seinen Vorteil, aber nicht unseren Aufwand.

Außerdem: Jeden Tag wenn Post kommt - und das ist nicht gerade wenig - erst mal alles einscannen?? Das stelle ich mir furchtbar nervig und natürlich schrecklich zeitaufwendig vor. Und dann wenn ein Schuldner (wir sind eine Insolvenzverwalterkanzlei) was zur Info bekommen soll, muss ich dass ja auch wieder ausdrucken. Erst scann ich den Schriftverkehr ein, entsorge das Original (oder?) und dann druck ich´s doch wieder aus...

Oder ist eine papierlose Kanzlei gar nicht so aufwendig wie ich mir das jetzt vorstelle??

Ich freue mich auf eure Antworten...

#2

Eine komplett papierlose Kanzlei ist mir noch nicht begegnet und ich glaube auch nicht, daß das überhaupt wirklich funktioniert, auch wegen der von dir schon angesprochenen Titel z.B.

Wir scannen allerdings auch die komplette Eingangspost inkl. der Ermittlungsakten, Mails werden auch auf der E-Akte gespeichert. Hat den Vorteil, daß man nicht immer direkt die Akte haben muß, wenn man mal was nachsehen möchte. So rufst du einfach die E-Akte auf und siehst alles, was in der Papierakte auch ist.

Wenig Post haben wir auch nicht. Das dauert dann schon mal ca. 1 Stunde, bis alles eingescannt und auf die Akten gespeichert ist, ich finde aber durchaus, daß der Aufwand lohnt.

secret72 · #3

Wir werden zwar niemals dahin kommen, alles in der E-Akte zu speichern, auch wenn das sehr praktisch ist. Aber ein Original "entsorgen" geht auf gar keinen Fall.

Wie willst Du an bei einem gescannten Dokument die Echtheit beweisen? Unterschriften reinkopieren in ein Dokument ist beim heutigen Stand der Technik eine Kleinigkeit.

Um Akten in Papierform werdet Ihr deswegen trotzdem nicht rumkommen.

Ninni · #4

Also wenn ich praktisch irgend ein Schreiben bekommen von anderen Anwälten, dann scann ich das ein, und bewahr das Original trotzdem auf???

Das ist dann ja nur zusätzlicher Aufwand sonst nix,...

#5

Würde ich so nicht sagen. Wie schon geschrieben hat es den Vorteil, daß du ohne Papierakte vom PC aus auf alle Vorgänge zugreifen kannst.

BieneMelly · #6

Unser RA-MICRO Mensch hat mal erzählt, dass die auf ner Händlerveranstaltung einen Referenzkunden eingeladen hatten. Der war (soweit ich mich erinnere) auch Insolvenzverwalter und hat alles mit elektronischer Akte abgewickelt. Vielleicht rufst Du mal Eurer RA-MICRO Händler an und läßt Dir die Adresse von der Kanzlei geben. Vielleicht könnt ihr ja mal eine kleine Telefonkonferenz machen und Euch aus ersten Hand von einem Nutzer über Vor- und Nachteile informieren lassen.

PS: Sorry, hab gerade gesehen, dass Du gar keine Software eingetragen hast. Was benutzt ihr denn?

Aurora-Sun · #7

Vielleicht bittest Du Deinen Chef auch einfach darum, noch ein wenig zu warten. Mach ihm schmackhaft, dass in 1-2 o. vllt auch 3 Jahren schon ganz neue Softwares entwickelt sein könnten und sich von daher das Warten lohnen könnte

Vielleicht bekommen wir in 4 Jahren sogar die Post vom Gericht ausschließlich per Mail? Wer weiss das schon ^^

Mein damaliger Chef hat sich das damals noch mal gründlich durch den Kopf gehen lassen nachdem ich ihm soetwas in der Art gesagt hatte

Ninni · #8

Vielen Dank für eure Antworten!!

Wir benutzen kein RA-Micro, wir haben auschließlich die Insolvenzsoftware winsolvenz. Sonst hätte ich das glatt gemacht! Schade...

@ sweet_shugar, ich denke, dass ich da noch nicht das letzte Wort mit ihm gesprochen habe

Ich glaube er hat noch gar keine Vorstellung davon, was das bedeutet. Er denkt, wir scannen alles ein und vernichten den größten Teil der Unterlagen anschließend. Aber so im Nachhinein und nachdem das hier bereits geschrieben wurde, sind dann ja die Echtheiten von Unterschriften absolut nicht mehr beweisbar...

Nur ist es sehr schwierig mit meinem Chef zu reden... Wenn er sagt, der Himmel ist lila, ist er lila!! Und er sieht ja nur die vorteile, er muss sich die Akten nicht mehr ständig herholen, aber dass es praktisch unmöglich ist, dass wir 550 Akten einscannen sollen, und das WÄHREND des laufenden Geschäftes, das sieht er ja nicht. "Kann man ja so nebenbei machen", ist dann meist seine Antwort...

Noch jemand Tips für eine Diskussion mit dem Chef?

Ansonsten schonmal

BabyBen · #9

Ninni wenn Ihr Insolvenzverwalter seid, ist das doch ideal. STP bietet nur für Insolvenzverwalter so etwas an (nennt sich Lexolution), dieses Programm korrespondiert ideal mit Winsolvenz. Also es sind riesige Vorteile für ein Verwalterbüro. Glaub mir, niemals mehr Akten/ Dokumente suchen oder Dokumente für unterschiedliche Sachbearbeiter kopieren. Alles ist jederzeit oder für jeden erreichbar. Fragt mal bei STP nach, die haben schon angefragt, ob wir regionale Referenzkanzlei sein wollen. Dann kommt ihr mal schnell bei uns vorbei. Ist bei Euch ja gleich um die Ecke. Ach so, Posteingang wird nicht vernichtet, sondern nach dem Scannen tageweise ungeordnet in Postordner abgelegt. Da kann man zur Not auch das Dokument finden.

Also wir haben auch zwei Kanzleistandorte mit dem elektronischen Büro nachgezogen: Wir haben uns eine Deadline gesetzt und ab dort wurde gescannt, auch die Sachen wo es schon Papierakten gab. Sachen vor dem Stichtag scannen wir nur nach, wenn wir die Dokumente mal schnell brauchen. Kommt aber nur vor, wenn ich hier was aus einem anderen Büro mal schnell brauche. Oder Eröffnungsbeschlüsse , die man regelmäßig benötigt. Irgendwann laufen die Papierakten dann aus. Glaube mir, ich war am Anfang skeptisch und bin völlig begeistert.

Henrietta_C · #10

@BabyBen: was macht Ihr denn mit der Ausgangspost? Legt Ihr da überhaupt noch "hardcopys" für die Papierakte ab oder existiert die nur noch in der E-Akte? Und was macht Ihr mit den Forderungsanmeldungen? Gehen die elektronisch ans Gericht oder werden die der Geschäftsstelle in natura zur Verfügung gestellt?