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Wir möchten dem Mandanten, die eine GmbH ist, unsere Kostennote zukommen lassen. Muss man die Umsatzsteuer mit aufführen?

ja

Wir vertreten eine GmbH, können wir die Umsatzsteuer in dem Aufforderungsschreiben an den Schuldnern ausführen?

Es kommt nicht darauf an, ob Du sie mit aufführst. Du kannst - da ich davon ausgehe, dass Deine GmbH vorsteuerabzugsberechtigt ist, was nur in selten nicht der Fall ist - die Umsatzsteuer nur eben nicht erstattet verlangen, da Deiner Manantschaft diesbezüglich kein Schaden entstanden ist. Daher würde ich sie gar nicht erst aufführen oder wenn doch, dann zumindest eindeutig im Schreiben klarstellen, dass nur der Nettobetrag in Höhe von xxx zu erstatten ist.

Umsatzsteuer auf eure Gebühren - nein.

Bezieht sich eigentlich die Umsatzsteuer auf unsere Mandantin, also auf die GmbH, oder auf die Gegnern? Steht diesbezüglich irgendwas im Gesetz?

Ich muss leider nochmal fragen, ob ich die Umsatzsteuer, also die 19 % mit in die Rechnung bzw. in dem Aufforderungsschreiben nehmen soll Mein Chef meinte ja :/

Eurem Mandanten gegenüber rechnet Ihr in der Kostenrechnung natürlich die Umsatzsteuer ab, denn Ihr müsst ja auch die Steuer auf Eure Gebühren an das Finanzamt abführen.
Beim Kostenerstattungsanspruch, den der Mandant z. B. aufgrund Zahlungsverzug ggü. dem Gegner geltend machen kann, kommt es darauf an, ob tatsächlich eine Vorsteuererstattungsberechtigung vorliegt. Allein der Umstand, dass es sich um eine GmbH handelt, reicht nicht aus, um von einer 100%igen Vorsteuerabzugsberechtigung auszugehen. Es gibt, wie BaumN schon geschrieben hat, einige - wenige - Ausnahmen.
Am Besten, man fragt im Zweifelsfall beim Mandanten nach. Wenn der Mandant vorsteuerabzugsberechtigt ist, dann hat er ggü. dem Gegner nur einen Netto-Kostenerstattungsanspruch bzgl. der entstandenen Rechtsverfolgungskosten. Wenn ein Mandant vorsteuerabzugsberechtigt ist, kann er nämlich die von ihm verauslagte Umsatzsteuer wiederum als Vorsteuer ggü. dem Finanzamt geltend machen.

Vielen lieben Danke

Nochmal zur Erklärung, die der Chefin eigentlich klar sein sollte.

Die Rechtsgrundlage für die Erstattung der Rechtsverfolgungskosten ist "Schadensersatz". Der Mandant kann also nur den ihm entstandenen Schaden verlangen. Daher kann er z. B. bei nur teilweisem Obsiegen ja auch nur teilweise die Kosten erstattet bekommen (Quotelung). Und daher kann er - wenn er vorsteuerabzugsberechtigt ist - eben auch nicht die Umsatzsteuer erstattet verlangen. Denn hinsichtlich der Umsatzsteuer entsteht einem vorsteuerabzugsberechtigten Mandanten kein Schaden, denn die kann er beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen und bekommt diese erstattet. Ein nicht zum Vorsteuerabzug berechtigter Mandant hingegen muss die Umsatzsteuer allein tragen, ihm entsteht also auch bezüglich der Umsatzsteuer ein Schaden, den er also beim Gegner dann mit geltend machen kann.

Wenn Chefin also die Umsatzsteuer mit geltend machen will, solltest Du sie mal nach der Rechtsgrundlage für die Erstattungsfähigkeit fragen.

Wir vertreten eine GmbH im Mahnverfahren und zwischenzeitlich im Zwangsvollstreckungsverfahren. Wir haben zwar unsere Umsatzsteuer aufgeführt, allerdings ankreuzt, dass die Gläubigerin vorsteuerabzugsberechtigt ist.