Jobsicherung durch Wissen?

[paralegal6]

Aber die Gerichte /Mandanten senden eh pdf. Die paar Briefe die eintrudeln sind ja eher ZV pp und nichts was nun unbedingt wichtig iSv dass man es später nochmal im Original braucht ist. Keine Ahnung was bei mondsüchtig immer an Papier sich verirrt. Wenn mich wer anruft nehme ich die EAkte und suche nicht in 3 Räumen Papier

[Pitt]

90% der Post ist hier elektronisch, ein wenig ZV und ein paar Seminareinladungen kommen noch per Post. Beim Versand von uns sieht es ähnlich aus. Das meiste läuft nur noch elektronisch.

[mücki]

Wieviel Papier ankommt, hängt viel von den Rechtsgebieten ab. In Nachlass-, Insolvenz- und Grundstückssachen fällt noch ziemlich viel Post an, weil eben die Gerichte noch nicht volldigital arbeiten (grade die Grundbuchämter weigern sich da ja vehement). Die Papierpost wird allerdings zum Großteil gescannt und im Anschluss vernichtet, bei uns kommt uns alles weg, was nicht entweder Originale vom Mdt. sind oder Urkunden und Titel oder sonstige Dokumente, die aufbewahrt werden müssen.

Ich kann mir überhaupt nicht vorstellen was du für Ablage hast und dass die so umfangreich ist. Ich meine beim Steuerberater dürften das meiste doch Originale vom Mandanten sein? Ich würde mal damit anfangen, dass alle Eingangspost gescannt wird, da gibt es auch Stempel die man drauf machen kann, damit man auch weiß, dass das Dokument schon gescannt ist. Wenn der Chef dann hortet und alle 2 Jahre mal mit nem Berg kommt, kann man wahrscheinlich mindestens 2/3 schon in die Tonne werfen oder ungesehen wegheften, weil es gescannt ist. Ganz ehrlich, so wie du das schilderst, kenne ich das nicht mal aus meinen Anfangsjahren, als die ganze Digitalität von heute noch in der Ferne war. So wie ich das hier mitgelesen haben, scheinst du dich mehr mit deiner "möglichen Rivalin" zu beschäftigen, als mit deinen eigentlich Aufgaben.

Ein Praktikum kann ja verschiedene Gründe haben. Grundsätzlich denke ich, dass ein Praktikant nicht dazu da ist, deine Sch...-Aufgaben zu erledigen. Ein Praktikant soll in erster Linie in den Job reinschnuppern. Dazu wäre es natürlich gut zu wissen, für was genau sie ein Praktikum macht und wie lange. Ich meine ein Schülerpraktikum für 4 Tage ziehe ich anders auf als ein 3-monatiges von jemanden, der mit der Schule fertig ist und möglicherweise den Job lernen will und die meisten dürften sich darüber im Klaren sein, dass auch ein Azubi erstmal Zeit, Einarbeitung und viele Erklärungen braucht, bis man anfangen kann, ihn Sachen alleine machen zu lassen. Auch da muss jeder seinen Weg finden. Bei mir ist es z.B. so, ich erkläre gern alles 20 x wenn es am Verständnis liegt, wenn ich aber merke, es werden sich keine Notizen gemacht, lasse ich die Leute ganz schnell auflaufen.

Ich denke entscheidend ist und bleibt erstmal die Frage, für was du eingestellt wurdest, was deine Aufgabenbeschreibung ist und wie dir hier etliche Leute schon geschrieben haben: Wenn du dir so eine Platte machst, dann rede mit deinem Chef. Außerdem kann man immer über den zweiten Bildungsweg eine Ausbildung machen oder sich über Seminare etc. fortbilden. Nur sprechenden Menschen kann geholfen werden.

[Andy66]

Ich sehe ein Hautproblem darin, dass der Chef irgendwann mit irgendwelchen Dokumenten ankommt, die dann eingepflegt werden müssen. Wir haben hier nur wenige Papierpost, das meiste kommt über beA oder Mail.

Wir öffnen die Post, legen die Dokumente in eine Unterschriftsmappe, scannen dokumentweise ein und verschieben dann aus dem Scan-Eingang über die Importfunktion der Anwaltssoftware in die Akten. Beim Verschieben habe ich die Mappe neben mir, so dass ich parallel prüfen kann, ob alles ordnungsgemäß gecannt ist usw. Dabei kann ich das Dokument einem Absender zuordnen, den Namen ggf. anpassen und Aufgaben, Wiedervorlagen und Fristen eintragen. Originalurkunden/Fotos werden an den Absender zurückgesandt, Titel kommen in den entsprechenden Ordner und die restliche allgemeine Korrespondenz wird in Tagesordnern abgeheftet. Die Tagespostordner sind nur ein Backup, in das aber tatsächlich nie jemand reinschaut.

Wenn Mandanten was mitbringen oder der Chef was ins Haus trägt, gleiches Verfahren. Und zwar sofort, niemand darf irgendwelche unerfassten Unterlagen in sein Büro verschleppen. Da müssen natürlich alle mitmachen und dahinter stehen.

Der Vorteil ist, dass die digitale Akte immer aktuell ist und nichts verloren geht. Außerdem hat man einen stetigen, geringen Zufluss und nicht plötzlich einen großen Stapel, den man verarbeiten muss.

Die Software markiert neue Post für den Sachbearbeiter, d.h. er sieht in seinem Arbeitsbereich, dass was gekommen ist. Wenn sonst jemand damit was machen soll, erhält die Person eine Aufgabe eingetragen.

Wir haben momentan nur noch die - wenigen - Gerichtsakten, die wir tatsächlich noch als Papierakten führen, weil Chef sich noch nicht wirklich durchringen kann, mit dem Laptop in die Verhandlung zu gehen. Die außergerichtlichen Verfahren sind alle nur digital.

[Andy66]

Zu deinem anderen Punkt mit der Praktikantin: Wie lange muss sie denn noch bei euch sein? Erinnere ich mich richtig, dass sie über die Schule für die "praktische Ausbildung" kam? Soweit ich mich an die Schulzeit meiner Kinder einnere waren die nur jeweils ein Halbjahr in einem Betrieb, immer abwechselnd mit Blockunterricht in der Schule. So lange kann das also nicht mehr dauern.
Wenn das Betreuen einer Praktikantin so eine große Belastung ist, solltest Du mit deinem Chef darüber reden, dass keine weitere kommen soll.
Denn: Es liegt in der Natur der Sache, dass sie oder er überall zuschauen und mitmachen soll. Manche sind da begabter als andere. Wenn man dafür keine Zeit und keine Nerven hat, dann sollte man keine Praktikanten einstellen. Praktikanten sind keine billigen/kostenlosen Hilfskräfte.

Vielleicht braucht ihr tatsächlich eine personelle Aufstockung, wenn die Arbeit jetzt schon zu viel ist. Wenn es dann so weit ist, solltest Du aber die neue Kollegin bzw. den Kollegen nicht als Konkurrenz sehen. Dieser Aspekt wurde ja in früheren Beiträgen erschöpfend abgearbeitet. Und ja, es kann sein, dass die neue Mitarbeiterin jünger ist als du und evtl. auch hübscher. Das ist aber kein Grund für dich, hier gleich in die Krise zu kommen. Ich bin fast 60, fast jede ist jünger (und oft auch hübscher) als ich. Dafür werden wir aber nicht eingestellt.

[Mondsüchtig]

Hallo ihr Lieben,

Übungsakten. Ja, daran habe ich auch gedacht. Ändert ja aber nichts daran, dass ich gar keine Zeit habe für ständige Rückfragen (alle 10 Minuten) und ständig dasselbe erklären zu müssen, weil es wieder vergessen wurde. Mit den Übungsakten könnte man vielleicht das Problem aber eher in den Griff bekommen. Müsste ich halt dann die ersten Monate den Erklärbären machen, habe aber immer noch keine Zeit dazu?!

Da wir ja noch eine Steuerkanzlei sind, trudelt eben doch etwas mehr Papier ein. Der Posteingang z. B. ist für die allg. Büropost und auch für die Steuern noch mehr auf Papier eingestellt. In den Rechtssachen kommt tatsächlich mal was per PZU (warum auch immer) und das, was die Mandanten anschleppen in Papierform.

In beiden Fällen eben auch noch Papier bei der Mandatsaufnahme: Vollmachten, Fragebögen, Belehrungen usw. Notizen des Chefs von Besprechungen mit den Mandanten. Dazu würde ich mich über Infos aus eurem Ablauf freuen. Seid ihr da vielleicht bereits digital? Und wie läuft das ab, wenn ein Interessent anruft bis hin zum ersten Besprechung bis zum Vertragsabschluss (auch Vergütungsvereinbarung)?

Nachdem ich ein Seminar gesehen habe, wo das auch so gemacht wird, dass einfach gescannt, zur Akte, dann vernichtet wird und die auch keinen speziellen Scanner benutzen, fühle ich mich sicherer und mache das jetzt genauso Muss man sich halt drauf verlassen, dass die Aushilfen das eben auch gewissenhaft machen. Nachkontrolle ob in der richtigen Akte gelandet, muss ich regelmäßig machen. Auch beim Posteingang.

Ich habe oft das Gefühl, dass sich die Leute einfach keinen Kopp machen und denken: Mir doch egal. Wenn z. B. die Männer super nett sind zu der Praktikantin und ihr regelmäßig zeigen, wie hübsch sie sie finden usw., dann merkt die auch, dass sie sich was rausnehmen kann. Oder wie? Und mein Chef meinte auch: Die soll ja nicht nur schXXX-Arbeiten machen. Aber dann frage ich mich: Bei mir macht ihm das wohl weniger aus?! Also wenn man die Leute keine schXXX-Arbeiten machen lässt und sie in die höheren Aufgaben einarbeitet - wer soll dann die Sch... Arbeiten machen? Also da macht doch dann keiner mehr was. Sie möchte - entgegen der allg. Erfahrungen hier - gerne eine Ausbildung bei uns machen und wollte jetzte nachmittags nach der Schule sich ein bisschen Geld verdienen.

Es war halt meine erste Praktikantin und ich wusste auch nicht, was ich erwarten darf und was nicht. Die neue macht sich auch nicht grad müde und das Besprechungszimmer darf ich dann selber wieder aufhübschen. Fasst man sie zu hart an, kommen sie einfach nicht mehr. Baut man sie mühevoll auf, kriegen sie Höhenflüge und versuchen einen rauszudrücken. Tatsächlich kann ich da von einem anderen Ex-Kollegen berichten. Vielleicht machen wir hier in der Personalführung was falsch.....

@Andy66
So bearbeite ich den Posteingang auch. Wenn der Chef was rüberreicht ist das in der Regel halt dann Zeug, was er von den Mandanten erhalten hat und die Aufnahmepapiere. Oft bekomme ich allerdings einen größeren Stapel von Sachen, die ich dann durchgucken muss: Kann das weg? Muss das noch eingescannt werden? Meist muss man sonst damit nichts mehr tun. Aber es kostet Zeit. Auch diese Sachen immer in Häppchen abzuarbediten wird schwierig, wenn ich eben keine 10 Minuten habe, um das zu machen. Auch die Weiterleitung der Dateien an den richtigen Sachbearbeiter ist bei uns auch etwas problematisch, da die auch öfter mal wechseln v. a. sind die irgendwie immer schneller und wir kommen kaum hinterher mit der Postbearbeitung.

Mich würde noch interessieren, wie sich die anderen dann im Ablagesystem zurechtfinden. Z. B. werden öfter die falschen Akten angesteuert, da es zum entsprechenden Mandanten oft mehrere Akten gibt. Und können die das alles selbstständig bearbeiten, wenn der Chef da die Papiere ablegt, die er gesammelt hat oder arbeitet ihr da auch ein bisschen vor, was damit gemacht werden soll.

Ich muss zugeben, dass ich das nicht kann, dass mir jemand bei allem über die Schulter schaut.

In meiner Ausbildungszeit konnte ich auch niemandem über die Schulter gucken und lernen. Ich kann mir halt auch kaum vorstellen, dass es Betriebe gibt, in denen man wirklich was lernt durch über die Schulter gucken. Jemanden anleiten und ihn dann selber machen lassen, finde ich sogar besser. Aber dafür fehlt mir die Zeit und die Leute merken sich irgendwie nicht so viel und haben auch recht schnell raus, dass sie gegen Ende des Praktikums gerne mal schlunzen können und trotzdem freundlich und zuvorkommend behandelt werden oder so. Es hat ja auch keiner bisher nein gesagt, dass sie bei uns eine Ausbildung machen kann. Soweit ich weiß wurde ihrem Wunsch nach bezahlter Nebentätigkeit aber bisher nicht entsprochen.

Jetzt kommt auch noch die KI, also das Aufstocken des Programms auf entsprechend neuere Technologien. Macht ihr da auch die Einrichtungen selbst oder macht sowas ausschließlich die IT oder der Software-Anbieter? Das haut nämlich auch ganz schön Zeit weg.

Mit den ganzen Aufgaben liegt mein Schreibtisch voll mit Papier, sodass ich kaum Platz zum Arbeiten habe . Ich versuche ständig eine Ordnung reinzukriegen. Mit den Aufgaben und WV hätte ich schon ein System > alles ins Arbeitstool eintragen - ist klar. Allerdings weiß ich nicht, wie ich die Papiere schnell einsortiert bekomme, damit ich diese zu den passenden Aufgaben dann wiederfinden kann. Im Moment fällt mir da nur eine A-Z-Mappe ein, wo ich dann nach Alphabet die Sachen (nach Mandantennamen oder Lieferanten) einsortieren könnte (grade Lichtblick gehabt ). Ja, so könnt's gehen.... Brauche ich wohl mehrere Mappen, aber sonst fällt mir echt nix anderes ein.

Vielleicht habt ihr aber auch noch Tipps für mich aus eurer Praxis. Wieviel Zeit geht z. B. bei euch für die tägliche Planung und Prioritätensetzung drauf. Also ich schätze, dass ich unter 15 min. da kaum wegkomme täglich?! Ansonsten habe ich so ein Durcheinander, dass ich gar nicht weiß, was da alles unter dem Haufen liegt. Aber durch den Zeitdrucke spare ich mir das Sortieren halt. Wir auch von einer am Stuhl sägenden Stelle vorgehalten, dass man bloß das Papier von einer Ecke in die andere schieben würde .

Die Kollegen sind meist jünger und daher mehr jetzt bereits auf KI getrimmt. Da kommt natürlich die nächste Konkurrenz ums Eck, dass einfach aus Profitgründen bald auf mich verzichtet werden könnte . Bisher heißt es ja, dass eben dann mehr Mandate angenommen werden können und es der Entlastung dient. Kann ja sein.... Dazu muss ich mir das jetzt auch alles neu aneignen, was da jetzt alles mit gemacht werden kann mit den neuen Features.

LG und ein schönes Restwochenende für euch

[paralegal6]

Wenn z. B. die Männer super nett sind zu der Praktikantin und ihr regelmäßig zeigen, wie hübsch sie sie finden usw., dann merkt die auch, dass sie sich was rausnehmen kann. Oder wie? Und mein Chef meinte auch: Die soll ja nicht nur schXXX machen. Aber dann frage ich mich: Bei mir macht ihm das wohl weniger aus?! Also wenn man die Leute keine schXXX machen lässt und sie in die höheren Aufgaben einarbeitet - wer soll dann die Sch... Arbeiten machen? Also da macht doch dann keiner mehr was. Sie möchte - entgegen der allg. Erfahrungen hier - gerne eine Ausbildung bei uns machen und wollte jetzte nachmittags nach der Schule sich ein bisschen Geld verdienen.


Ich muss zugeben, dass ich das nicht kann, dass mir jemand bei allem über die Schulter schaut.

In meiner Ausbildungszeit konnte ich auch niemandem über die Schulter gucken und lernen. Ich kann mir halt auch kaum vorstellen, dass es Betriebe gibt, in denen man wirklich was lernt durch über die Schulter gucken. Jemanden anleiten und ihn dann selber machen lassen, finde ich sogar besser. Aber dafür fehlt mir die Zeit und die Leute merken sich irgendwie nicht so viel und haben auch recht schnell raus, dass sie gegen Ende des Praktikums gerne mal schlunzen können und trotzdem freundlich und zuvorkommend behandelt werden oder so.

Vielleicht habt ihr aber auch noch Tipps für mich aus eurer Praxis. Wieviel Zeit geht z. B. bei euch für die tägliche Planung und Prioritätensetzung drauf. Also ich schätze, dass ich unter 15 min. da kaum wegkomme täglich?! Ansonsten habe ich so ein Durcheinander, ...Wir auch von einer am Stuhl sägenden Stelle vorgehalten, dass man bloß das Papier von einer Ecke in die andere schieben würde

Die Kollegen sind meist jünger .

Also was ich rauslese ist nachwievor mimimi
1) die Praktikantin überlegt ne Ausbildung zu machen. Das wird wohl kaum passieren wenn sie nur kack machen darf und denkt, dass die ganze Ausbildung so läuft
2) jeder 2. Satz ist, andere sind jünger, hübscher, das haben dir schon andere hier gesagt, dass du so nicht weiter kommst
3) fragst du hier nach unserem Ablauf... bitte was bringst denn Azubis bei derzeit?
3) ich und andere hier sind auch ü30 und befassen uns mit Technik
4) besprich mit deinem Chef, was er erwartet

Möchtest du Mitleid oder wirklich Rat frage ich mich

[Pitt]

@paralegal: Das sieht für mich danach aus, dass die Threadstarterin sich hier einfach zwischendurch den Frust rausschreibt und keine lösungsorientierten Antworten erwartet, sondern emotionalen Zuspruch des Forums. Dafür spricht z. B. das hier bereits zahlreiche Forenteilnehmerinnen über ihren Alltag berichtet, Tipps gegeben und Vorschläge unterbreitet haben. Zu den wiederholt vorgeschlagenen Gesprächen mit der Geschäftsleitung, ohne deren Einbeziehung und deren Mitwirkung keine Änderung der aktuell als Dauerbelastung empfundenen Arbeitssituation eintreten wird, gab es nie eine Rückmeldung. Wir wissen also nicht, ob es jemals gemeinsame Gespräche zwischen Mitarbeitern und Geschäftsleitung gegeben hat, die Threadstarterin so wie hier mal offen die Karten auf den Tisch gelegt hat und wenn ja, was als Ergebnis herausgekommen ist.

@mondsüchtig: Ich wünsche Dir, dass Du mal ein klärendes Gespräch mit allen betroffenen Mitarbeiterinnen/Praktikantinnen und Chefs führen kannst, in dem Du Deine Erwartungen an einen guten Arbeitsplatz klar formulierst und zukünftig diesen Arbeitsplatz entweder an der jetzigen Stelle einrichten oder bei einem anderen Arbeitgeber finden kannst.

[elena94]

Hui,

ich habe mir nicht alles im Detail durchgelesen, aber es klingt leider schon sehr so, als ob bei dir Probleme vor allem auch mit dem Selbstwert bestehen, @Mondsüchtig. Das ist überhaupt nicht böse gemeint. Ich denke, du musst dir aber keine so großen Sorgen machen, dass dir irgendwelche Praktikanten oder Azubis den Rang ablaufen... immerhin bist du bereits seit einiger Zeit in dieser Kanzlei und es wurde ja scheinbar auch von Seiten deines Chefs geäußert, dass du bleiben sollst und quasi die "Führung" der anderen übernehmen?! So geht es zumindest aus deinem ersten Beitrag von vor über einem Jahr hervor.

Ich weiß nicht, in welchem Kammerbezirk du arbeitest, aber informier dich doch wirklich gerne mal über Fortbildungsmöglichkeiten und sprich deinen Chef darauf an. Es gibt da inzwischen so viele Möglichkeiten!
In meiner damaligen Ausbildungsklasse (ca. 10 Jahre her... wie die Zeit rennt!) hatten wir z.B. gleich zwei Umschülerinnen. Die haben die Ausbildung eben in Form einer Umschulung gemacht, mit Unterstützung des Arbeitsamts, sowas wird gefördert. Bei denen war die Ausbildungszeit auch kürzer, als regulär, ich meine es waren dann nur 2 oder 2,5 Jahre. Das könnte doch eine Option für dich sein? Hast du ursprünglich mal einen anderen Beruf erlernt?

Alternativ gibt es jetzt ja neue Fortbildungsmöglichkeiten, wie "geprüfter Berufsspezialist" oder "Bachelor Professional" usw. (kann man meines Wissens nach auch ohne vorhandene Berufsausbildung machen, sofern genügend Jahre an Arbeitserfahrung vorhanden sind). Recherchier doch da mal ein wenig und/oder frag bei der zuständigen RA-Kammer nach.
Für so Dinge wie Strukturierung und Organisation gibt es übrigens auch Seminare für Mitarbeiter, um sich da fortzubilden bzw. weiterzuentwickeln.

Ich schätze, dass eine Form der Weiterbildung, wie z.B. Erlangen des Abschlusses als ReFa durch Umschulung/Nachholen der Ausbildung dir sehr helfen könnte, auch für dein Selbstbewusstsein.