Jobsicherung durch Wissen?

[paralegal6]

Aber die Gerichte /Mandanten senden eh pdf. Die paar Briefe die eintrudeln sind ja eher ZV pp und nichts was nun unbedingt wichtig iSv dass man es später nochmal im Original braucht ist. Keine Ahnung was bei mondsüchtig immer an Papier sich verirrt. Wenn mich wer anruft nehme ich die EAkte und suche nicht in 3 Räumen Papier

[Pitt]

90% der Post ist hier elektronisch, ein wenig ZV und ein paar Seminareinladungen kommen noch per Post. Beim Versand von uns sieht es ähnlich aus. Das meiste läuft nur noch elektronisch.

[mücki]

Wieviel Papier ankommt, hängt viel von den Rechtsgebieten ab. In Nachlass-, Insolvenz- und Grundstückssachen fällt noch ziemlich viel Post an, weil eben die Gerichte noch nicht volldigital arbeiten (grade die Grundbuchämter weigern sich da ja vehement). Die Papierpost wird allerdings zum Großteil gescannt und im Anschluss vernichtet, bei uns kommt uns alles weg, was nicht entweder Originale vom Mdt. sind oder Urkunden und Titel oder sonstige Dokumente, die aufbewahrt werden müssen.

Ich kann mir überhaupt nicht vorstellen was du für Ablage hast und dass die so umfangreich ist. Ich meine beim Steuerberater dürften das meiste doch Originale vom Mandanten sein? Ich würde mal damit anfangen, dass alle Eingangspost gescannt wird, da gibt es auch Stempel die man drauf machen kann, damit man auch weiß, dass das Dokument schon gescannt ist. Wenn der Chef dann hortet und alle 2 Jahre mal mit nem Berg kommt, kann man wahrscheinlich mindestens 2/3 schon in die Tonne werfen oder ungesehen wegheften, weil es gescannt ist. Ganz ehrlich, so wie du das schilderst, kenne ich das nicht mal aus meinen Anfangsjahren, als die ganze Digitalität von heute noch in der Ferne war. So wie ich das hier mitgelesen haben, scheinst du dich mehr mit deiner "möglichen Rivalin" zu beschäftigen, als mit deinen eigentlich Aufgaben.

Ein Praktikum kann ja verschiedene Gründe haben. Grundsätzlich denke ich, dass ein Praktikant nicht dazu da ist, deine Sch...-Aufgaben zu erledigen. Ein Praktikant soll in erster Linie in den Job reinschnuppern. Dazu wäre es natürlich gut zu wissen, für was genau sie ein Praktikum macht und wie lange. Ich meine ein Schülerpraktikum für 4 Tage ziehe ich anders auf als ein 3-monatiges von jemanden, der mit der Schule fertig ist und möglicherweise den Job lernen will und die meisten dürften sich darüber im Klaren sein, dass auch ein Azubi erstmal Zeit, Einarbeitung und viele Erklärungen braucht, bis man anfangen kann, ihn Sachen alleine machen zu lassen. Auch da muss jeder seinen Weg finden. Bei mir ist es z.B. so, ich erkläre gern alles 20 x wenn es am Verständnis liegt, wenn ich aber merke, es werden sich keine Notizen gemacht, lasse ich die Leute ganz schnell auflaufen.

Ich denke entscheidend ist und bleibt erstmal die Frage, für was du eingestellt wurdest, was deine Aufgabenbeschreibung ist und wie dir hier etliche Leute schon geschrieben haben: Wenn du dir so eine Platte machst, dann rede mit deinem Chef. Außerdem kann man immer über den zweiten Bildungsweg eine Ausbildung machen oder sich über Seminare etc. fortbilden. Nur sprechenden Menschen kann geholfen werden.

[Andy66]

Ich sehe ein Hautproblem darin, dass der Chef irgendwann mit irgendwelchen Dokumenten ankommt, die dann eingepflegt werden müssen. Wir haben hier nur wenige Papierpost, das meiste kommt über beA oder Mail.

Wir öffnen die Post, legen die Dokumente in eine Unterschriftsmappe, scannen dokumentweise ein und verschieben dann aus dem Scan-Eingang über die Importfunktion der Anwaltssoftware in die Akten. Beim Verschieben habe ich die Mappe neben mir, so dass ich parallel prüfen kann, ob alles ordnungsgemäß gecannt ist usw. Dabei kann ich das Dokument einem Absender zuordnen, den Namen ggf. anpassen und Aufgaben, Wiedervorlagen und Fristen eintragen. Originalurkunden/Fotos werden an den Absender zurückgesandt, Titel kommen in den entsprechenden Ordner und die restliche allgemeine Korrespondenz wird in Tagesordnern abgeheftet. Die Tagespostordner sind nur ein Backup, in das aber tatsächlich nie jemand reinschaut.

Wenn Mandanten was mitbringen oder der Chef was ins Haus trägt, gleiches Verfahren. Und zwar sofort, niemand darf irgendwelche unerfassten Unterlagen in sein Büro verschleppen. Da müssen natürlich alle mitmachen und dahinter stehen.

Der Vorteil ist, dass die digitale Akte immer aktuell ist und nichts verloren geht. Außerdem hat man einen stetigen, geringen Zufluss und nicht plötzlich einen großen Stapel, den man verarbeiten muss.

Die Software markiert neue Post für den Sachbearbeiter, d.h. er sieht in seinem Arbeitsbereich, dass was gekommen ist. Wenn sonst jemand damit was machen soll, erhält die Person eine Aufgabe eingetragen.

Wir haben momentan nur noch die - wenigen - Gerichtsakten, die wir tatsächlich noch als Papierakten führen, weil Chef sich noch nicht wirklich durchringen kann, mit dem Laptop in die Verhandlung zu gehen. Die außergerichtlichen Verfahren sind alle nur digital.

[Andy66]

Zu deinem anderen Punkt mit der Praktikantin: Wie lange muss sie denn noch bei euch sein? Erinnere ich mich richtig, dass sie über die Schule für die "praktische Ausbildung" kam? Soweit ich mich an die Schulzeit meiner Kinder einnere waren die nur jeweils ein Halbjahr in einem Betrieb, immer abwechselnd mit Blockunterricht in der Schule. So lange kann das also nicht mehr dauern.
Wenn das Betreuen einer Praktikantin so eine große Belastung ist, solltest Du mit deinem Chef darüber reden, dass keine weitere kommen soll.
Denn: Es liegt in der Natur der Sache, dass sie oder er überall zuschauen und mitmachen soll. Manche sind da begabter als andere. Wenn man dafür keine Zeit und keine Nerven hat, dann sollte man keine Praktikanten einstellen. Praktikanten sind keine billigen/kostenlosen Hilfskräfte.

Vielleicht braucht ihr tatsächlich eine personelle Aufstockung, wenn die Arbeit jetzt schon zu viel ist. Wenn es dann so weit ist, solltest Du aber die neue Kollegin bzw. den Kollegen nicht als Konkurrenz sehen. Dieser Aspekt wurde ja in früheren Beiträgen erschöpfend abgearbeitet. Und ja, es kann sein, dass die neue Mitarbeiterin jünger ist als du und evtl. auch hübscher. Das ist aber kein Grund für dich, hier gleich in die Krise zu kommen. Ich bin fast 60, fast jede ist jünger (und oft auch hübscher) als ich. Dafür werden wir aber nicht eingestellt.