Jobsicherung durch Wissen?

[paralegal6]

Hallo, meine Frage wäre: was stört es dich, wenn Sie Einkommensteuer macht? Du sagst du hast eh keine Zeit für zusätzliche Aufgaben, mich kannste mit Steuer jagen, ich persönlich reisse mich da nicht drum, im Gegenteil. Sie scheint ja anscheinend nicht eingestellt worden sein um dich zu unterstützen sondern um andere Aufgaben zu übernehmen. Das ist doch eigentlich gut, dann kommt ihr euch nicht in die Quere. Außerdem ist dein Arbeitsplatz dann doch sicher, wenn sie etwas ganz anderes bearbeitet? So gelbe Umschläge etc hebe ich dann auch auf. Ansonsten muss doch letztendlich dein Chef entscheiden, was mit seinen Papieren geschieht. Wenn was eingescannt ist kommt es bei mir einfach in einen Leitz Ordner (bin oldschool und entsorge nichts), das kostet mich 10 Sekunden. Da habe ich Register A bis Z und gut ist. Einen besonderen Scanner oä habe ich nicht, habe auch noch nie was von fälschungssicher gehört. Faxen tu ich nichts, aber auch da wäre es das selbe, lochen und weg. Ich sehe da keinen Aufwand. Kenne Advoware nicht aber beim scannen gebe ich die Aktennummer ein und dann ist es halt da drin. Wiederfinden musste ich bisher nichts, da auch meine Azubis in der Lage waren eine Zahl einzugeben, ansonsten sieht man das ja wenn man die Akte aufruft dass da was drin ist was nicht reingehört und verschiebt es

[Mondsüchtig]

Wieviel Ablage habt ihr denn täglich? 10 Seiten? Das kann man vielleicht wirklich nebenbei noch so wegheften. Ich frage mich nur, warum das für andere kein Problem ist, für mich schon.

Der Chef hatte letztens aufgeräumt und einen riesen Stapel davon mitgebracht und der P. hingelegt. Ich griff ihn mir und versuchte das vorzubereiten. Dann nach einer Stunde dachte ich mir: och, wieso eigentlich? Kann die mittlerweile vielleicht auch alleine? Fehlanzeige. Sie hat zusammenhänge Schriftstücke auseinandergezogen und konnte ohne meine Hilfestellung rein gar nichts. Nicht dass man mit ihr nichts anfangen kann. Aber ich weiß nciht, wie ich das hinkriegen soll, dass sie auch ohne mich das System umsetzen können.

Die Scans werden bei uns umbenannt und dann ins System gezogen: JJJJMMDD_Akte_von wem/an wen_Betreff.

Dann im System zur Akte ziehen. Dann noch ein bisschen zurechtzupfeln. Also Erstellungsdatum des Schreibens, wann bearbeitet. Zuordnen zum Beteiligten: also von wem, an wen geht das Schreiben (Mandant, Gericht, Finanzamt, Gegner?). Auch die farbliche Zuordnung ist bei uns dieselbe. Es funktioniert aber irgendwie nicht so richtig. Z. B. allein schon der Unterschied "von Mandant" "Anlagen von Mandant" zu erklären.......... Häää?

Wir werden halt immer mehr Leute. Am Anfang ging es ja noch, da war ich aber alleine und bin hinten und vorne nicht nachgekommen. Ich habe täglich kaum 10 Minuten Zeit, um Ablage wegzumachen. Das ist leider so. Und ich finde da keine Lösung. Es häuft sich auf. Und ich weiß nicht, wie ihr das erledigt so schwupp, Papier mal eben schnell abgeheftet. Wenn ich 10 Stück täglich davon habe, geht das ja alles noch. Aber das ist es natürlich nicht. Dazu das, was sich anhäuft.

Die Struktur ist eigentlich einfach und sehr gut. Doch schaffen es die Leute nicht, den richtigen Ordner zu erwischen. Was nutzt es, beim Scannen eine Nummer einzugeben. Das muss dann ja die richtige Nummer sein, also quasi dasselbe wie "in welche Akte soll das rein?". Ich versuche zu erklären: Akte (nicht unbedingt Mandant, da wir ja verschiedene Akten oft zum selben Mandanten haben). Aber das wird schwierig. Alles was direkt mit unserer Kanzlei zu tun hat, kommt in die Büroakte. Dann gibt es die eigene Fibu (Eingangsrechnungen usw.). Teilweise schwierig das weiterzugeben. Warum liegt es an meinem System, dass andere es nicht verstehen können? Da ist nix kompliziert. Das ist ganz normal.

Dann die Auslastung der Arbeitnehmer ist für mich schon eine Herausforderung. Ich möchte nicht, dass die P. die ganze Zeit neben mir sitzt und guckt, was ich da so mache. Wenn sie nicht genug Arbeit hat, ist das aber dann der Fall. Wenn Leerlauf zwischendrin ist, kriegt die Aushilfe die Krise, weil sie denkt, man braucht sie nicht mehr. Dann hat man schon Angst, jemanden den Müllbeutel in die Hand zu drücken, weil sie sich dann ausgenutzt fühlen oder sonstwas. Naja,........ Und wenn ich es dann selbst mache, fühle ich mich mies und sehe nur noch die Rücklichte der anderen, wenn ich mich dauernd mit solchen Sachen abgeben muss. Die Küche muss sie nicht aufräumen, der Müll bleibt halt auch mal stehen, wenn der Chef Aufgaben für sie hat undsoweiter. Klar, die kann nix dazu, sie nimmt, was sie halt kriegen kann. Wenn man ihr aber was sagt, dann kocht sie auch Kaffee, nicht wie andere P. die dann nur maulen und denken, sie seien nicht dafür zuständig.

Ich fühle mich derzeit total ausgelaugt. Und sehe die P., die jetzt einen Fachbereich bekommt, in dem sie sich weiterentwickeln kann und sich darauf konzentrieren kann. Jedenfalls empfinde ich es so. Und ich möchte mich nicht immer nur totrennen, mit Ablage, wo ich nie nachkomme. Ich weiß aber nicht wie und was ich anders machen kann. Und ich habe Angst, dass die P. relevanter wird für den Chef, weil sie eben Umsatz macht. Das kann man mit Ablage nämlich nicht undsoweiter. Außerdem wird sie immer mehr damit zu tun haben und nichts anderes mehr machen. Das heißt, dass ich meine Ablage wieder nicht wegkriegen werde oder drauf sitzen bleibe.

Ich würde das gerne beschleunigen mit der Ablage, aber es klappt einfach nicht. Es braucht eben die Zeit, die es braucht. Das einzige, was mir jetzt noch so einfällt dazu: schlunzigere Verschlagwortung und anschließend das Papier entsorgen?! Oder die Unterlagen, die die Mandanten bringen bei Terminen alle in ein Dokument scannen > und fertig. Ich möchte gerne bei mir selbst was verändern, damit ich die anderen nicht als Bedrohung erlebe. Aber ich schaffe es irgendwie nicht.

LG

[Anahid]

Für mich stellt sich gerade ehrlich gesagt die Frage, für welchen Bereich Du denn eingestellt wurdest. Was war die Stellenbeschreibung? Du bist nicht vom Fach und für mich hört sich Deine Tätigkeit gerade wie "Mädchen für alles in Steuerberatung und Rechtsanwaltskanzlei" an. Eine Praktikantin zielt in der Regel darauf ab, eine bestimmte Ausbildung anzustreben - hier dann wohl im Steuerfach. Ich denke nicht, dass die Praktikantin dafür da ist, um die Arbeiten einer Angestellten zu erledigen oder eine Angestellte zu entlasten. Ein Praktikum dient dazu, einen bestimmten Beruf näher kennenzulernen.

Wenn Du Deine Arbeit nicht geschafft bekommst, musst Du mit Deinem Chef reden, dass Dir da jemand zur Seite gestellt wird.

Wenn Du gerne höherwertige Arbeiten machen möchtest, als Dich um die Digitalisierung von Schriftstücken zu kümmern, dann musst Du ebenfalls mit Deinem Chef ein Gespräch führen. Du bist - wenn ich Dich recht verstehe - seit mehreren Jahren in der Kanzlei. Wenn Dein Chef mit Dir zufrieden ist, wird er versuchen, mit Dir gemeinsam eine Lösung zu finden. Nur das schaffst Du nur durch Reden und nicht durch das misstrauische Beäugen anderer Mitarbeiter.

[paralegal6]

Ich blicke bei der Ablage nach wie vor nicht durch. Ich scan was, imporiere in RAM und änder dann die Metadaten. Das Dokument (wie ana sagt kein Titel) wird dann nicht mehr gebraucht, also entweder entsorgen oder sonstwas, aber wenn es irgendwo rumliegt wär doch auch egal, da man es nicht wieder braucht. Habt ihr keine Tonnen die eine Shredderfirma abholt? Wozu dieses abheften was eh niemand mehr anschaut? Was mit Mandanten bringen bekommen die nachm Termin wieder mit. Das wäre nun so das Letzte was mich interessiert bei meiner Arbeit. Da kommen Fristen (Autokorrektur schrieb Fritten, toll nun habe ich Hunger) , bis zum 10. UST und und dann der Rest wie Zeit ist.

[paralegal6]

Ich blicke bei der Ablage nach wie vor nicht durch. Ich scan was, imporiere in RAM und änder dann die Metadaten. Das Dokument (wie ana sagt kein Titel) wird dann nicht mehr gebraucht, also entweder entsorgen oder sonstwas, aber wenn es irgendwo rumliegt wär doch auch egal, da man es nicht wieder braucht. Habt ihr keine Tonnen die eine Shredderfirma abholt? Wozu dieses abheften was eh niemand mehr anschaut? Was mit Mandanten bringen bekommen die nachm Termin wieder mit. Das wäre nun so das Letzte was mich interessiert bei meiner Arbeit. Da kommen Fristen (Autokorrektur schrieb Fritten, toll nun habe ich Hunger) , bis zum 10. UST und und dann der Rest wie Zeit ist.