bea Karte

beA - Das besondere elektronische Anwaltspostfach
dingo
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#1

16.11.2021, 12:40

Hallo liebe Kolleginnen und Kollegen, :wink1

ich habe versucht mich selber so gut wie möglich zu belesen, bin aber bezüglich der Praxis in der Kanzlei noch etwas unsicher. :kopfkratz

Man liest ja überall, dass der Anwalt über die beA Karte Basis selbst versenden muss und Mitarbeiter entweder über die Mitarbeiterkarte oder das Softwarezertifikat.

Ich hab aber in meinen Seminaraufzeichnungen (zugegeben schon von 2016) einen handschriftlichen Vermerk gefunden, in dem ich mal notiert habe, dass die Sekretärin schon von der RA-Karte Basis versenden darf wenn sie mit der nachträglich aufgeladenen Signatur signiert und dann versendet.
Hab ich das falsch notiert oder falsch verstanden?

Oder generell gefragt, wie handhabt ihr das in der Kanzlei im Arbeitsalltag wenn ein Anwalt (ohne PC) und im Vorzimmer eine Sekretärin (Einzelplatz) arbeiten?

Am Arbeitsplatz eine beA Karte Basis mit aufgeladener Signatur für den Rechtsanwalt und ein Softwarezertifikat oder Mitarbeiterkarte für die Sekretärin?

Für Tipps wäre ich dankbar. Ich mache meine ersten Schritte mit aktiv versenden, also seid bitte gnädig mit mir :-)
:thx
Pitt
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#2

16.11.2021, 15:00

Die Mitarbeiter benötigen eine eigene Mitarbeiterkarte oder ein beA-Softwarezertifikat. Es ist richtig, dass Mitarbeiter selbst per beA versenden dürfen, wenn der RA zuvor signiert hat. Aber an einer weiteren Mitarbeiterkarte bzw. einem Softwarezertifikat führt kein Weg vorbei. Der RA darf seine eigene Karte nicht an die Mitarbeiter herausgeben, egal, ob er bereits signiert hat oder nicht. Im Büro sollte daher zumindest ein Arbeitsplatz technisch so ausgerüstet sein, dass der RA von dort aus signieren kann. Je nachdem, wie technikaffin er ist, kann man das Softwarezertifikat z. B. dafür nutzen, um unterwegs vom Laptop aus sein beA zu checken. Ob man sich für eine Mitarbeiterkarte oder ein beA-Softwarezertifkat entscheidet, ist letztlich Geschmackssache. Das beA-Softwarezertifikat ist etwas günstiger in der Anschaffung. Die Mitarbeiterkarte braucht übrigens nicht auf einen konkreten Mitarbeiternamen ausgestellt werden. Mehrere Mitarbeiter können also auch eine Karte nutzen (wenn das praktikabel ist).
dingo
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#3

17.11.2021, 10:39

Vielen Dank für die ausführliche Antwort Pitt!

Wie sieht das dann in der Praxis aus? Ich habe also dann die Mitarbeiterkarte im Kartenlesegerät oder benutze das Softwarezertifikat und dann muss der Anwalt seine Karte einstecken um zu signieren und dann wieder ich meine Mitarbeiterkarte um zu versenden? Ich hoffe man versteht was ich meine.....
Oder bleibt eine Karte drin und der Anwalt setzt sich kurz und signiert mit der gleichen Karte und versenden tu ich dann?
Wir nutzen RA-Micro. Vielleicht kann mir da jemand was zu sagen wie und wann man dann signiert. Vielen Dank und LG
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Adora Belle
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#4

17.11.2021, 11:30

Wer eine Karte nutzt, der braucht auch ein Lesegerät am Arbeitsplatz, alles andere ist unpraktisch. Wir haben uns deshalb für Softwarezertifikate bei den Mitarbeitern entschieden. Die RAe haben ihre Signaturkarte und ein Lesegerät, das Sekretariat nutzt das Softwarezertifikat.

Bei uns bereitet das Sekretariat die Schriftsätze vor, und der RA sendet mit eigener Karte aus dem eigenen Postfach über RA Micro, da muss nicht signiert werden. Alternativ könnte der RA nur signieren und anschließend der Mitarbeiter das Versenden übernehmen. Erscheint mir aber wenig sinnvoll, wenn der RA eh schon dran sitzt. Ich weiß aber, dass das anderswo so praktiziert wird.
Pitt
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#5

17.11.2021, 11:41

Signieren funktioniert nur mit der beA-Karte des RA, vorausgesetzt, dieser hat die Signaturfunktion auch aufgeladen. Der RA darf seine Karte generell nicht an die Mitarbeiter herausgeben, damit die den unliebsamen digitalen Kram übernehmen.
Im Idealfall hat der RA einen Arbeitsplatz mit Kartenlesegerät und die Mitarbeiter ebenso. Das sieht dann z. B. in der Praxis so aus: Mitarbeiter fertigen den Schriftsatzentwurf nach Diktat des RA, stellen diesen für den Versand im beA bereit, RA ergänzt das Ganze mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur und schickt die Sachen dann entweder selbst raus oder überlässt das den Angestellten. Wir haben hier DATEV Anwalt, da läuft das mit dem beA - wie auch bei RA-Micro - über die Schnittstelle.
Am besten immer alles qualifiziert elektronisch signieren. Grundsätzlich genügt eine einfache elektronische Signatur (gez. RA Mustermann) unter dem Schriftsatz, wenn der RA aus seinem eigenen Postfach heraus verschickt. Da gibt es aber Ausnahmen, wenn lt. BGB die Schriftform nicht durch eine einfache elektronische Signatur ersetzt werden kann (z. B. bei Kündigungen). Probleme kann es da auch bei der Urlaubsvertretung geben, wenn diese nicht richtig eingerichtet worden ist. Also im Zweifelsfall immer qualifiziert elektronisch signieren und man ist auf der sicheren Seite.
dingo
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#6

17.11.2021, 12:34

Vielen Dank für die Aufklärung Adora Belle und Pitt!

Wir haben allerdings nur einen Arbeitsplatz mit einem Kartelesegerät und der beA Karte Basis mit nachträglich aufgeladener Signatur.

Wenn ich also an diesem einen PC einen Schriftsatz erstelle kann man entweder

1. den Anwalt sich hinsetzen lassen um mit seiner Karte den Schriftsatz zu versenden

oder

2. ich benutze am selben PC das Softwarezertifikat und versende damit, aber wie kriege ich dann eine Signatur hin?
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Adora Belle
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#7

17.11.2021, 13:01

Ihr habt nur einen Rechner, verstehe ich das richtig?

Dann ist es tatsächlich so, dass irgendwann zwischendrin mal der RA ran muss, um entweder zu signieren oder selbst zu versenden.
dingo
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#8

18.11.2021, 09:15

Ja, wir haben nur einen Rechner und ich frage mich, ob es reicht die beA Karte Basis mit aufgeladener Signatur zu haben oder ob ich zwingend ein Softwarezertifikat für mich brauche. Und wenn ja, wie ich damit umgehe, also wie man dann eine Signatur vom Anwalt hinkriegt bzw. ob man die dann noch braucht. Also gesetz des Falles er ist nicht im Hause und ich soll einen Schriftsatz versenden, den er bereits vorab in real life unterschrieben hat. Kann und darf ich dann mit einem Softwarezertifikat signieren?
Dass ich theoretisch mit seiner Karte nicht schicken darf, weil Urkundenfälschung, das hab ich schon verstanden. Aber über die alternative Vorgehensweise für mich als Sekretärin mit einem Softwarezertifikat oder Mitarbeiterkarte bin ich mir nicht klar.
Pitt
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#9

18.11.2021, 09:34

Du darfst nicht signieren. Die Regelung bleibt so wie zu vor-beA-Zeiten. Wenn der Rechtsanwalt nicht im Haus ist, darf die Angestellte für ihn keinen Schriftsatz unterschreiben. Entweder der RA schickt selbst per beA die Schriftsätze raus, dann genügt häufig auch die einfache elektronische Signatur oder aber die Angestellten sollen sich um den Versand kümmern, dann muss der RA aber vorab qualifiziert elektronisch signieren. Die Kanzleiorganisation muss so sein, dass das möglich ist. Der RA muss also entweder in der Lage sein, außerhalb seines Büros auf das beA zuzugreifen oder den Versand der Schriftsätze so planen, dass er die qualifizierte elektronische Unterschrift leistet, bevor er das Büro verlässt oder er muss einen Kollegen als Vertreter im beA einrichten, wenn er mal für ein paar Tage nicht da ist.
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#10

18.11.2021, 10:46

Und wenn Ihr beide im Haus seid, wer sitzt da am Rechner? Ich versteh das Setting irgendwie nicht, sorry. Wie kann man sich denn EINEN Rechner teilen?

In Eurer Konstellation würde ich es so planen, dass Du die Schriftsätze fertigstellst, dazu brauchst Du überhaupt kein Zertifikat, und der RA sie dann versendet, je nach Gusto und Notwendigkeit mit einfacher oder qualifizierter Signatur. Da der RA irgendwann sowieso selbst ran muss, ist es wenig sinnvoll, dass Du zusätzlich auch noch in den Versand involviert bist. Natürlich solltest Du trotzdem Karte oder Zertifikat haben, fürs Abrufen und sonstige Notwendigkeiten.
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