beA - Arbeitsaufwand im Kanzleialltag?

[Seebrise]

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

ich bin hier ganz neu im Forum - insoweit erst einmal ein herzliches Hallo!

Mich würde einmal ganz allgemein interessieren, da mein Büro (6 Anwälte) bisher mit beA fast noch gar nicht weiter ernsthaft gearbeitet hat, wie bei Euch sich so die Praxis und der Arbeitsaufwand darstellt. Ich hoffe, ich habe meine Frage nicht zu plump formuliert - im Zweifel seht Ihr daran: ich habe beA tatsächlich noch nie benutzt. Ich mache bisher bei uns im Büro die ZV-Sachen & Co. und bin um das fehlende beA-Erlebnis auch nicht traurig. Natürlich werde auch ich darum in Zukunft nicht mehr herumkommen und auch in meinem kleinen Anwaltsbüro kommt die Zukunft an. Und ich frage mich, wie andere Büros die Sachbearbeitung mit beA, also Empfang und Versand, so organisiert haben und wie Ihr als Anwender/innen das so findet. Ich frage mich, wie man das am besten organisiert, da unser Büro noch überhaupt keine Erfahrung hat in diese Richtung. Bisher gibt's bei uns nur die Basis, also Empfang über beA über jeden Anwalt direkt, aber auch das klappt nicht 100%.

Macht das beA bei Euch in den Büros 1 ReFa oder bei Büros mit mehreren Anwälten alle ReFa's jeder für den eigenen Sachbereich? Wie lange seid Ihr so stundenmäßig in der Woche mit beA beschäftigt so im Schnitt?

Vielen Dank für Eure Meinungen im Voraus, ich bin gespannt.

Liebe Grüße

[sh161]

Seit der Wiedereinführung von beA (9/18) nutzen wir es, wo immer es geht. Da wir auch vorher schon viel per E-Mail versandt haben, musste eh schon vieles eingescannt werden. Seit wir mit beA arbeiten, wird konsequent jeder Posteingang eingescannt und zur Akte gespeichert (wir arbeiten mit AdvoWare), so dass es kein großer besonderer Aufwand ist, Anlagen zu Schriftsätzen beizufügen o.ä. Es muss nichts mehr kopiert werden, es spart eine Menge Papier und Porto, da nichts mehr x-fach eingereicht werden muss (man muss ich auch keine Gedanken mehr machen, wie viele Abschriften etc. beigefügt werden müssen).
Die ZV mache ich - soweit das möglich ist, vgl. §§ 754a und 829a ZPO - auch per beA.

Abgerufen wird von meiner Kollegin und mir per Mitarbeiterkarte regelmäßig über den Tag verteilt - morgens bei Arbeitsbeginn, dann wenn die Post da ist, am Nachmittag noch mindestens einmal und kurz vor Feierabend, wenn unsere beA-Post rausgeschickt wird. Das ist kein größerer Aufwand, als z. B. zum Briefkasten zu laufen, nur eben anders. Stundenmäßig kann ich das gar nicht benennen.

Wir empfinden es als große Erleichterung.

[Lämmchen]

Wir arbeiten inzwischen konsequent mit beA. Bei uns hat jede Refa ein Mitarbeiterzertifkat. Die Anweisung lautet, dass morgens immer ins beA geschaut wird. Jede ReFa erledigt das für die ihr zugewiesenen Rechtsanwälte.

Ansonsten ist es bei uns wie bei sh161: Wir scannen alles konsequent. Im Regelfall erfolgt auch der Mandantenkontakt über E-Mail, so dass wir die meisten Dokumente sowieso schon haben. Mehr Zeitaufwand ist es bei uns überhaupt nicht, da das ganze Kopieren wegfällt. Die Dateien haben wir ja schon online, die werden entsprechend beschriftet und können dann ganz einfach per beA versandt werden. Eine genaue Zeitangabe, wie lange man in der Woche damit beschäftig ist, kann man gar nicht angeben. Letztlich ist es doch wie ein Fax-/oder E-Mailprogramm.

Gerade in der "Corona-Zeit" ist das natürlich sehr praktisch, weil wir das meiste auch im Homeoffice erledigen können.

Ich denke, das wird sich bei Euch einspielen, wenn beA wirklich regelmäßig genutzt wird.

[Tigerle]

Ich finde beA - wenn es funktioniert und nicht gerade eine Störung vorliegt - eine riesige Erleichterung und auch Zeitersparnis. Zum einen fällt das Einpacken, frankieren und ins Postausgangsbuch eintragen der entsprechenden Post weg.

Der Posteingang muss nicht gesondert gescannt werden, sondern kann direkt zur Akte gespeichert werden (gut wir drucken es noch aus, da wir die Akten in Papierform und als E-Akte parallel führen).

Bei uns ist es so, jede Sekretärin bereitet die von ihr gefertigten Schriftsätze/Schreiben für beA vor, der RA signiert diese und verschickt es selbst. Und hier ist es auch für den Rechtsanwalt einfach da er mehrere Schriftsätze/Schreiben auf einmal versenden kann.
Der Eingang über beA erfolgt an einem zentralen PC.

Wie lange ich täglich damit beschäftgt bin kann ich Dir gar nicht sagen, da habe ich nicht wirklich darauf geachtet. Aber im Vergleich zum normalen Postausgang deutlich weniger.

[Andy66]

Auch wir finden das beA eine große Erleichterung. Wie die Kolleginnen schon geschrieben haben, entfällt der Druckaufwand und das Porto, das Zusammenstellen der Schriftsätze (hab ich auch alle Anlagen und habe ich sie richtig beschriftet) und es muss niemand noch auf den letzten Drücker irgendwohin fahren, um den Schriftsatz einzuwerfen. Auch der Eingang ist viel komfortabler. Ich bekomme bei jedem Eingang eine Mail und kann dann gleich reinschauen und den Eingang in die Akte importieren - wären wir allerdings eine größere Kanzlei, würde ich das auch nur zwei/drei Mal zu bestimmten Zeiten machen. Ich laufe ja auch nicht ständig zum Briefkasten runter. Hier schreiben und versenden die Anwälte selbst, ich muss mich nur um den Eingang kümmern.

[Wassertrinker]

Ich hänge mich hier 'mal an mit meiner Frage:

Die meisten Kanzleien beschriften die Anlagen zu ihren Schriftsätzen ja mit "Anlage K 1" usw. - also in grauer Vorzeit per Anlagestempel oder handschriftlich auf die Anlage (aus Papier) geschrieben.

Wie haltet Ihr das jetzt zu beA-Zeiten und wenn die Anlage nur als pdf vorliegt? Tippt Ihr die Bezeichnung direkt in das pdf-Dokument? Das würde ich mir gerne ersparen - gibt es einen anderen Weg? Kann ich die Bezeichnung direkt auf dem Dokument weglassen oder verärgere ich damit den Empfänger/die Gegenseite allzu sehr?

[suzette]

Ich denke, meine Vorposter arbeiten das beA alle direkt über die Kanzlei-Software ab.

In unserer Kanzlei (3 Anwälte) haben wir nur Papierakten und wir gehen über die Seite bea-brak.de.

Das ist furchtbar umständlich. Xmal muss etwas angeklickt und bestätigt werden, bevor man endlich den empfangenen Schriftsatz öffnen und drucken kann. Und dann muss die Nachricht ja noch exportiert, archiviert und gelöscht werden, weil sonst das Postfach irgendwann überquillt.

Für eine Nachricht braucht man da gern mal 5 Minuten.

Deshalb jetzt mal meine Frage an dich, Tigerle: wie fix geht das in RA-MICRO?

[Seebrise]

Vielen Dank schonmal für Eure interessanten Antworten. Es wird ja doch recht unterschiedlich gehandhabt, das dachte ich mir schon. Bei uns im Büro haben wir erst vor einigen Wochen die elektronische Akte eingeführt, parallel führen wir immer noch die Handakten, sprich es wird alles gedruckt, Akten gesucht, zusätzlich gespeichert. Ich finde das bei uns umständlich, so dass man eher den gegenteiligen Effekt einer Arbeitserleichterung hat. Die Post selbst (Stempeln, Anlagen Kopieren, Gerichtsgang) machen bei uns nicht die ReFa-Mitarbeiterinnen, sondern ungelernte Aushilfskräfte.

Wir arbeiten bei uns mit RA-Micro. Offensichtlich gibt es da ja eine Art Schnittstelle, die tatsächlich dann Arbeitszeit bzgl. beA einspart. Da muss ich mich dann einfach nochmal weiter intensiv einlesen. In diesem Zusammenhang würde mich aber noch vorab interessieren: gibt es unter Euch/uns eigentlich auch Anwender, die zu keiner Zeit eine beA-Fortbildung besucht haben? Ich frage aus dem Grunde, da unsere Chefs sich das offensichtlich so vorstellen, dass sich einer von uns Kollegen dann an quasi ab Montag Morgen an den Rechner ansetzt, kurz das, was er braucht, selbst installiert, einrichtet und "Schwupp los geht's". Man(n) ist da also einfach gestrickt . Ich habe da nicht nur Bedenken, sondern mir fehlt da auch die Vorstellungskraft, die das praktisch und ohne irgendwelche Kenntnisse umsetzbar sein soll. Auf erste Nachfrage habe ich aber schon in Erfahrung bringen können, dass es bei uns wohl eine Karte für eine Mitarbeiterin und ein Signiergerät gibt, das einer unserer Anwälte besorgt hat. Immerhin.

[Lämmchen]

Wir arbeiten über die BRAK-Seite. Im Gegensatz zum Start des beA funktioniert das inzwischen relativ fix.

[Tigerle]

Ich denke, meine Vorposter arbeiten das beA alle direkt über die Kanzlei-Software ab.

In unserer Kanzlei (3 Anwälte) haben wir nur Papierakten und wir gehen über die Seite bea-brak.de.

Das ist furchtbar umständlich. Xmal muss etwas angeklickt und bestätigt werden, bevor man endlich den empfangenen Schriftsatz öffnen und drucken kann. Und dann muss die Nachricht ja noch exportiert, archiviert und gelöscht werden, weil sonst das Postfach irgendwann überquillt.

Für eine Nachricht braucht man da gern mal 5 Minuten.

Deshalb jetzt mal meine Frage an dich, Tigerle: wie fix geht das in RA-MICRO?

Bei uns sind es auch 3 Anwälte. Und mit beA muss ich nichts x-mal anklicken. in RA-Micro ist im Posteingang eine Verknüpfung zum beA-Postfach, sodass RA-Mikro den Posteingang in regelmäßigen Abständen abruft. Wenn Posteingang vorhanden ist, wird mir dies auch in RA-Micro entsprechend angezeigt. Wenn ich mich im Posteingang befinde, dann muss ich nur den jeweiligen Eingang dem entsprechenden RA und der Akte zuordnen. So arbeite ich den kompletten Posteingang ab und wenn ich alles zugeordnet habe klicke ich auf einen Buton und die gesamte Post wird sofort zugeordnet - wenn ich will auch ausgedruck - und in der Akte gespeichert. Man sieht auch sofort, wenn ein EB dabei ist. Ich persönlich lösche nichts aus dem Postfach. Ich meine die Rechtsanwälte haben bei uns eingestellt, dass die Nachricht nach einem gewissen Zeitablauf gelöscht werden soll. Zumindest kommt hin und wieder eine Nachricht, dass x Nachrichten demnächst gelöscht werden.
Auch das Ausdrucken geht fix. Es gibt eine Spalte mit Druckersymbol, dort kann ich dann auswählen, was ausgedruckt werden soll und ich kann mir auch alles vorab in der Vorschau ansehen.

Hier mal ein Link
https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Posteingang