AG - Niederschrift der Notarin bzgl. Beschlussfassungen

[Julie]

Hallo ihr Lieben!

Hab da mal wieder ne Sache, in der ich nicht weiter weiß, weil wir das bis dato nicht hatten. Aaalsoo:

Eine AG möchte den Sitz verlegen, Firma ändern und auch die Satzung diesbzgl. dann. Meine Chefin sagt jetzt, sie müsse bei der Versammlung dabei sein, dann später eine Niederschrift fertigen und diese müsse dann ganz normal als Urkunde in die Urkundenrolle eingetragen werden.
Stimmt das so? Ich dachte man müsse das eher wie eine Eigenurkunde behandeln und nicht in die Urkundenrolle eintragen!? Und, wenn das doch so richtig ist, wie meine Chefin sagt: Wie müsste ich sowas denn dann abrechnen?? Fragen über Fragen

Wäre schön, wenn mir da jemand weiterhelfen könnte.

[rebru82]

Mein Chef macht so etwas regelmäßig für eine AG. Der Notar ist im Prinzip der Protokollführer und erstellt ein Protokoll in Urkundsform.

Wir nehmen da immer unser Wappen, schreiben darunter "Niederschrift der Jahreshauptversammlung der ... AG vom ..."

Und dann kommt halt der Text, den Notar Notar diktiert hat.

Die Urkunde bekommt eine Urkunden-Nummer und wird auch in die Urkundenrolle eingetragen. Es handelt sich dann um einen Gesellschafterbeschluss nach § 47 KostO (zzgl. ggf. Tage- und Abwesenheitsgeld und Reisekosten).

Hattet Ihr schon einmal ein notarielles Nachlassverzeichnis erstellen müssen? Da ist es nämlich ähnlich. Da muss der Notar auch durch Urkunde ein Verzeichnis erstellen (mit UR-Nummer).

PS: Die Niederschrift muss dann auch elektrisch dem HR eingereicht werden.

[Julie]

Oh super! Vielen lieben Dank für die schnelle Antwort!

Nein, ein Nachlassverzeichnis hatten wir auch noch nicht.

Ich werde dann also in die Urkundenrolle die Notarin als einzige Beteiligte eintragen?!

[Julie]

Ähm, eine Frage hätte ich da dann doch noch. Meine Chefin will das nämlich jetzt so machen:

"Verhandelt zu am ... die unterzeichnete Notarin ....nahm auf Ersuchen der Beteiligten in den Geschäftsräumen der ... AG in ... die Niederschrift über die ..... auf. Sie traf dort an:.....

Dann Vorbefassung und Versammlungsprotokoll.

Und dann vorgelesen und genehmigt...."

Ist das richtig? Sie hat doch dann gar net vorgelesen und genehmigt.
Und dann muss ich noch wissen, ob die Notarin als einzige Beteiligte in die Urkundenrolle aufgenommen wird.

[rebru82]

Wen sie dort angetroffen hat, mag sich aus einer Liste ergeben, die sie beifügt. Aber wie du schon sagst, wenn will sie das Protokoll denn noch einmal vorlesen und genehmigen lassen. Es ginge nur, wenn sie selbst nicht Protokollführerin ist, sondern lediglich mit der Beurkundung des Beschlusses beauftragt ist. Dann müsste sie die Protokollführer (denke ich) unterzeichnen lassen, was aber an der Angelegenheit nichts ändern würde. Als Beteiligte für die Urkundenrolle wäre aber nur sie selbst aufzuführen.

Aber irgendwie habe ich das Gefühl, dass sich deine Notarin es zu schwer macht.

[Julie]

Ich glaub auch. Na, sie hat es ja auch noch nie gemacht und sie hat nur das eine Musterbuch und dort steht es halt so drin.

Könntest Du mir denn mal ein Muster per PN oder so schicken oder auch hier einstellen? Welchen Schlusssatz müssten wir denn dann nehmen?

[Julie]

Also einfach, wie ich den Urkundseingang abändern müsste: "Verhandelt zu ... am.... fällt dann ja weg, aber "Vor dem Notar xy"?? Sorry, ich hab mich wahrscheinlich anstecken lassen

[rebru82]

Hast ne PN

[No.Me.]

Ich weiß jetzt nicht was rebru dir geschickt hat, aber ich muss trotzdem irgendwie meinen Senf dazugeben, und zwar zum Thema Urkundenrolle. Als Beteiligter trägst du nicht die Notarin ein, sondern nur die AG.

Zur Teilnehmerliste: Diese muss nicht zwingend beigefügt werden. Du solltest aber in die Urkunde aufnehmen, wer vom Vorstand und wer vom AR da war. Wenn du eine Vollversammlung hast, würde ich auch den Aktionär bzw. dessen Vertreter aufführen. Aber ich kenne den Entwurf ja nicht, also halte ich mich zurück

[Manfred Fisch]

Und neben der Gebühr nach § 47 und dem Tage- und Abwesenheitsgeld gibt es noch:

§ 58 I KostO
ggf. § 58 III KostO
§ 147 II KostO (Beratung HV-Leiter, Prüfung Einladungsunterlagen, Prüfung/Erstellung Leitfaden des Vorsitzenden etc.)

Im Übrigen: Beteiligter ist natürlich die AG. Es sollte im Protokoll schon angegeben werden, wer vom Vorstand bzw. vom AR anwesend ist. Das ist wichtig, denn 1. sieht das AtkG vor, dass AR und Vorstand an der HV teilnehmen sollen und im Übrigen kann ein Vorstands- bzw. AR-Mitglied sich gegenüber den Aktionären schadensersatzpflichtig machen, wenn es nicht anwesend ist. Also immer schön ins Protokoll schreiben. Und die Schlussformel muss etwa lauten: "Vorstehende Niederschrift, habe ich, der Notar, aufgenommen und wie folgt eigenhändig unterschrieben."