Kanzleischlüssel für die Putzfirma?

[Andy66]

Liebe Leute,
unsere Putzfirma hat angefragt, ob wir ihnen die Kanzleischlüssel geben würden, wenn sie Leute mit polizeilichem Führungszeugnis schicken würden. Bislang kommt die Putzcrew immer nur während der Kanzleizeiten, damit die nicht allein rumlaufen.

Ich war bisher der Meinung, dass, wenn Fremde unbeaufsichtigt in der Kanzlei sind, die Akten weggeschlossen werden müssen. Wir haben zwar schon sehr viel als E-Akte, aber es gibt noch einiges an Altakten, die noch so rumstehen. Die Computer sind natürlich passwortgeschützt. Von eventuellen Vorgaben der DSGVO ganz zu schweigen.

Wie macht Ihr das?

[Oliverreinhardt2]

Unsere Reinigungsfirma reinigt immer nach den Kanzleizeiten und auch 2 x im Monat am Samstag. Die Reinigungsfirma wurde unsererseits entsprechend belehrt und es können auch nur die uns namentlich bekannten Reinigungskräfte in das Kanzleigebäude, aufgrund ausgehändigten Schlüsseln. Sollte es dort mal zu Personalausfällen kommen, werden wir vorab informiert und angefragt, "wie verfahren werden soll". Die Firma erhielt nur Schlüssel, welche nicht für den Server-/ und Aktenräume (RAe, StB & Notare), sind. Dort gibt es feste Reinigungszeiten, wo einer von uns Rechtsfachwirten anwesend ist. Auch in das Notarlager (mit Siegelpressen, Siegelstempel, etc.), kommt die Reinigungsfirma nicht ohne Weiteres rein. Wir sind mit der Firma seit nunmehr über 10 Jahren sehr zufrieden und hatten bislang keinen Grund für Beanstandungen. 2 Reinigungsmitarbeiter sind bereits seit 6 Jahren "fester Bestandteil", was auch ein gewisses Maß an Vertrauen mit sich bringt.

Bei uns ist es aber auch so, dass alle Handakten (welche ja vorgeschrieben sind, dass der RA klassische Handakten, § 50 BRAO, zu führen hat), in einem separatem Raum eingeschlossen sind (Aktenraum). In den jeweiligen Büros der RAe, StB, Notare und der jeweiligen SB ist es so, dass die dortigen Handakten, Unterlagen, etc. ebenfalls weggeschlossen werden können, sonst im Aktenraum zu verbringen sind, was bei uns Vorschrift ist.

Darüber hinaus ist die Kanzlei, bis auf einige Ausnahmen, Videoüberwacht, was auch mit entsprechenden Piktogrammen mitgeteilt wird.

Also, wenn ihr entsprechende "Schutzmaßnahmen" vor unberechtigtem Zugriff getroffen habt, steht einer unbeaufsichtigten Reinigung nichts entgegen.

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Bei Gericht haben die externen Reinigungskräfte auch Schlüssel. Die könnten theoretisch auch an die Akten ran.