Pensum schaffen

In dieses Forum gehören alle Themen, die keinem anderem Forum zugeordnet werden können.
Benutzeravatar
sh161
Kennt alle Akten auswendig
Beiträge: 609
Registriert: 12.12.2012, 10:19
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: Advoware

#31

19.06.2020, 12:23

Chrissy Feldy hat geschrieben:
19.06.2020, 12:09
Irgendwann putzte er mich so am Telefon aus der anderen Stadt herunter, bekam als Strafe Rauchverbot, dass ich das Telefonat durch Auflegen beendet habe.
:schock Was ist denn das für ein Verhalten? Warum tut man sich das dann noch weiter an?
Bild
Chrissy Feldy
Daueraktenbearbeiter(in)
Beiträge: 404
Registriert: 30.06.2005, 23:20
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: Advoware

#32

19.06.2020, 17:34

sh161 hat geschrieben:
19.06.2020, 12:23
Chrissy Feldy hat geschrieben:
19.06.2020, 12:09
Irgendwann putzte er mich so am Telefon aus der anderen Stadt herunter, bekam als Strafe Rauchverbot, dass ich das Telefonat durch Auflegen beendet habe.
:schock Was ist denn das für ein Verhalten? Warum tut man sich das dann noch weiter an?
Tja, ich hatte schon vorher die Absicht, mir einen neuen Job zu suchen. Allerdings wollte ich erst eine OP mit Akne Inversa hinter mich bringen. Dummerweise kamen die Schultern zuvor. Den Arbeitsmarkt hatte ich da aber schon im Auge.

Meine 1. OP mit Akne hab ich dann hinter mich gebracht während der Krankschreibung Schulter. Allerdings die weiteren OPs Dank Corona noch nicht.
L.G. Chrissy
Renew
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 48
Registriert: 19.10.2019, 21:10
Beruf: Quereinsteiger Reno

#33

04.07.2020, 21:02

Fristen und Termine, ja... Dann ist's aber echt blöd, wenn die Ablage nicht gemacht ist. Heißt: Die Akte ist eh dann nicht vollständig, weder Papier noch digital.... Wobei das dann auch egal ist, gemacht werden muss es trotzdem. Im den Stapeln zu wühlen und immer die gebrauchten Sachen rauszusuchen kostet unnötig Zeit, dann kommt man ja gar nicht mehr nach. Mein Chef hat zum Glück selber ein Auge auf die Fristen..... Aber da geht dann auch schon mal was unter....

Um einigermaßen bei zu sein mit der Ablage, müsste ich tatsächlich ungefähr 3 - 4 Stunden pro Arbeitstag dafür aufwenden. Dazu kommen fast täglich Neumandate dazu, die Ditkate, den Postausgang eben dazu, Posteingang, diverse andere Sachen wie Bürobedarf bestellen, teilweise wirklich dicke Strafakten scannen, Wiedervorlagen eigentlich auch, aber das läuft auch nicht so richtig, wenn der Anwalt auch nicht nach kommt.

Ich versuche jetzt, die Ablage morgens zu machen. Sonst wird das nie was, denn ich kriege einfach keine Zeit mal zwischendurch. Nach hinten raus wird es schwierig. Es wird dann so 16:30 Uhr/17:00 Uhr wenn ich die fertigen Diktate und Schreiben runterreiche zum unterschreiben. Dann noch den Postausgang, dann wird es oft schon knapp, dass ich pünktlich rauskomme um 18:00 Uhr.

Schwierig ist natürlich immer abzuschätzen, ob ich mit allem einfach zu langsam bin oder ob es einfach zu viel ist. Mein Chef sagt zum Glück auch, dass man das gar nicht schaffen kann. Aber ich möchte ja mein Bestes versuchen, damit es so gut wie möglich funktioniert.

Leider ist da was liegengeblieben über bestimmt 3 oder 4 Wochen, sodass die Mandanten dann "plötzlich" eine Kontopfändung hatten, was vielleicht nicht hätte sein müssen. Aber ich kam einfach nicht dazu. Eigentlich hätte das Priorität gehabt, aber dann kriege ich die wuchernde Ablage niemals weg und ich bräuchte bestimmt bald ein eigenes Büro für die Stapel ;o)

Und ich weiß nicht, wie ihr das macht. Aber ich muss ja auch noch darauf achten, dass auch alles digitalisiert wird bevor ich es abhefte. Denn wenn ich das nicht regelmäßig mache, dann weiß ich nachher ja gar nicht mehr, was in den Akten jetzt bereits digitalisiert ist und was nicht. Oder wie macht ihr das? Mit den rückständigen Sachen, die digitalisiert werden sollen brauche ich ja gar nicht anzufangen, wenn ich 1. keine Zeit dazu finde und 2. das alles total chaotisch ist mit den aktuellen Sachen die nicht einfach so abgeheftet werden dürfen, weil sonst ich eben nicht mehr weiß, was ist bereits digital und was nicht. Wobei ich die Seiten mittlerweile markiere, aber umgekehrt ist es noch viel blöder, was digital ist, ist das auch ausgedruckt? Ich kann ja nicht ständig die Akten von vorne nach hinten durchsehen, ob alles komplett ist. Oder habe ich hier einen Denkfehler?

Öfter habe ich natürlich auch Dinge, die ich noch nie gemacht habe und sitze länger dran als eine eingearbeitete Kraft das natürlich schaffen würde. Daher weiß ich nicht, ob ich wirklich so eine gute Wahl für die Firma bin und bin natürlich trotz der Zufriedenheit meines Chefs verunsichert.

Mit den Prioritäten: vielleicht sollte ich meinem Chef da was vorsortieren. Also gewissermaßen so Ablagekörbchen aufstellen mit EILT oder EILT nicht so sehr oder so ähnlich. Er verschusselt das nämlich auch etwas, oder es ist halt einfach alles irgendwie eilig. Auch beim Diktatband kann man die Prios einstellen, was er aber auch eigentlich nie macht. Muss ihn mal nochmal drauf ansprechen, ob er mir da helfen kann?! Aber ich vermute irgendwie, dass er möchte, dass ich selber Prioritäten setze.... ?!?

Wenn alles an andere vergeben wird, komme ich mir irgendwie schon blöd vor. Nun soll eine Kollegin die Rechnungen schreiben, um mich zu entlasten. Ich finde das ja auch ganz schön, aber bin auch verunsichert, ob ich nicht doch eher auf dem Abstellgleis dadurch landen werde.

Praktikant oder so, ja, wäre sicherlich nicht das übelste. Ist wohl aber nicht so geplant. Denn dazu müsste wohl auch ein Arbeitsplatz vorgehalten werden. Und die müssen doch dann auch noch andere Sachen in der Kanzlei übernehmen?! Oder kann man die den ganzen Tag nur an den Kopierer stellen? Ich glaub' nicht.

Ich weiß auch nicht, ob ich normal schnell bin beim Diktate schreiben. Es soll aber demnächst wohl eine Sprachsoftware eingesetzt werden....

Mit dem Chef die Arbeiten besprechen, wäre sicher toll. Aber es ist extrem schwer, ihn mal zu fassen zu kriegen. Also fällt das auch eher flach.

Im Moment hat er abends etwas mehr Zeit, um in der Kanzlei zu sein und er macht sich grad schon seine Gedanken, wie er mich entlasten kann. Also z. B. etwas Ablage an die anderen verteilen, ihre Ablage sollen die jetzt selbst machen und die eine Kollegin soll die Rechnungen schreiben (schade eigentlich, das hat immer Laune gemacht :o))




@Chrissy Feldy
"Die Arbeit war immens und in meinen 37 Stunden in der Woche nicht zu schaffen."
Dass du das überhaupt in dieser Zeit alles geschafft hast, ich würde wohl nicht mal die Hälfte schaffen... Der ganze Rest deines Berichts hört sich auch total grauslig an. Ich hoffe, du findest was Besseres als das, was du hattest. Kann ja eigentlich nur noch besser werden...

LG
Renew
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 48
Registriert: 19.10.2019, 21:10
Beruf: Quereinsteiger Reno

#34

05.07.2020, 21:45

Ich versuche Routinen einzuhalten, wo ich eine bestimmte Zeit an allen Bereichen arbeite. Allerdings sieht es jetzt eher so aus, als ob ich nun gar nichts mehr im Griff habe - naja, das stimmt ja auch..... Aber wenn jetzt in allen Bereichen Fehler passieren bzw. die Arbeit nicht erledigt ist.... Ich fühle mich irgendwie blöd. Nun soll ein Gespräch stattfinden, ob mein Kollege zu viel Unruhe im Büro verbreitet und ich besser allein im Büro sitzen sollte.... Ich fürchte, ich pack's einfach nicht...... :roll:

LG
Sonnenkind
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 5171
Registriert: 15.05.2009, 09:36
Beruf: Refa nunmehr: öffentl. Dienst
Wohnort: Bayern

#35

06.07.2020, 08:00

Renew hat geschrieben:
04.07.2020, 21:02
Leider ist da was liegengeblieben über bestimmt 3 oder 4 Wochen, sodass die Mandanten dann "plötzlich" eine Kontopfändung hatten, was vielleicht nicht hätte sein müssen. Aber ich kam einfach nicht dazu. Eigentlich hätte das Priorität gehabt, aber dann kriege ich die wuchernde Ablage niemals weg und ich bräuchte bestimmt bald ein eigenes Büro für die Stapel ;o)
Sorry, aber so etwas geht gar nicht. Dein Chef sollte wissen, was eilig ist und was nicht. Vermutlich war es ein Kostenfestsetzungsbeschluss, den man sofort an den Mandant weiterzuleiten hat, sofern dieser bezahlen muss. Wenn euch so etwas öfters passieren sollte, dann spricht sich so etwas schnell herum. Vor allem werden sich die betroffenen Mandanten dann bei der Kammer beschweren und dein Chef kann dann sein Büro bald dicht machen.

Aus all deinen Beiträgen lese ich nur immer heraus, dass du allein für diese ganze Arbeit zuständig bist. Hier spart dein Chef an der falschen Stelle. Du als ungelernte Kraft sollst Kostenrechnungen schreiben. Das kann ehrlich nicht gut gehen. Sofern dir hier jetzt eine gelernte Kraft zur Seite gestellt wird, wird die evtl. einige Sachen finden, die nicht korrekt abgerechnet wurden. Die ist dir natürlich mit ihrem Wissen dann weit voraus.
In meinen Augen versuchst du, den ganzen Laden alleine zu schmeißen und würdest ungern etwas abgeben, nachdem du Angst hast, dass man dich dann unterbuttert. Aber ganz ehrlich, ihr ertrinkt im Chaos. So kann es tatsächlich nicht mehr weitergehen. Dein Chef versucht hier mit wenig Geld (also du als ungelernte Kraft) den Laden aufrecht zu erhalten und möchte eigentlich nichts in weitere Arbeitskräfte investieren weil vermutlich zu wenig Geld herein kommt. Da spart er ehrlich an der falschen Stelle.
Renew hat geschrieben:
05.07.2020, 21:45
Ich versuche Routinen einzuhalten, wo ich eine bestimmte Zeit an allen Bereichen arbeite. Allerdings sieht es jetzt eher so aus, als ob ich nun gar nichts mehr im Griff habe - naja, das stimmt ja auch..... Aber wenn jetzt in allen Bereichen Fehler passieren bzw. die Arbeit nicht erledigt ist.... Ich fühle mich irgendwie blöd. Nun soll ein Gespräch stattfinden, ob mein Kollege zu viel Unruhe im Büro verbreitet und ich besser allein im Büro sitzen sollte.... Ich fürchte, ich pack's einfach nicht...... :roll:

LG
Wie, jetzt auf einmal doch ein Kollege? :kopfkratz
Bild Liebe Grüße Sonnenkind Bild
Gestern: schon vorbei.
Morgen: kommt erst noch.
Heute: der einzige Tag,
den du in der Hand hast.
Heute musst du leben.
Heute sollst du glücklich sein.
(aus dem Buch meines Cousin K. Hartung)
Benutzeravatar
sh161
Kennt alle Akten auswendig
Beiträge: 609
Registriert: 12.12.2012, 10:19
Beruf: RA-Fachangestellte
Software: Advoware

#36

06.07.2020, 08:37

Renew hat geschrieben:
04.07.2020, 21:02
Dann ist's aber echt blöd, wenn die Ablage nicht gemacht ist. Heißt: Die Akte ist eh dann nicht vollständig, weder Papier noch digital.... Wobei das dann auch egal ist, gemacht werden muss es trotzdem. Im den Stapeln zu wühlen und immer die gebrauchten Sachen rauszusuchen kostet unnötig Zeit, dann kommt man ja gar nicht mehr nach.
Nur mal eben zum Verständnis:
Mit Ablage meinst du das Abheften der Post/Unterlagen in den Akten und nicht das Weglegen abgeschlossener Akten, richtig?

Letztere Ablage kann ja ruhig mal liegenbleiben, da passiert ja nichts.

Ersteres wird bei uns immer sofort erledigt. Heißt: Der Posteingang wird mit der Akte (wir arbeiten noch parallel mit Papier- und E-Akte) dem RA (oder einer Kollegin zur Sachbearbeitung) vorgelegt. Dieser bearbeitet den Posteingang, also diktiert oder verfügt was dazu oder - wenn nichts weiter zu veranlassen ist - heftet die Unterlagen ab und gibt die Akte zum weghängen raus (bei uns hängen die Chefs sogar selbst die Akten weg - ein Traum, ich weiß :engel ).
Unterlagen sind hier nie ohne Akte "unterwegs". Dass man da anderenfalls aus dem Suchen nicht mehr herauskommt, kann ich mir gut vorstellen. :ohnmacht

Zum Thema Digitalisieren:
Auch das wird sofort erledigt, also Post aufmachen, stempeln, einscannen, zur E-Akte sortieren, Fristen/Termine notieren, mit Akte vorlegen.
Wenn umfangreichere Unterlagen (Akten oder bei Neuanlage der Akte) eingescannt werden müssen, machen wir das in der Mittagszeit. Da ist bei uns für 1,5 Stunden der Anrufbeantworter an und die Chefs beim Essen. Wir machen aber nicht so lange Mittagspause und können in dieser ruhigen Zeit einiges abarbeiten, ohne von Anrufen etc. unterbrochen zu werden.
Bild
Benutzeravatar
Andy66
Daueraktenbearbeiter(in)
Beiträge: 354
Registriert: 11.03.2013, 08:47
Beruf: Rechtsfachwirtin
Software: Advolux

#37

07.07.2020, 13:06

Für mich klingt das nach der Geschichte von dem Mann mit der stumpfen Axt. Er hatte keine Zeit, seine Axt zu schärfen, weil er so viele Bäume fällen musste. Das ging so langsam, weil die Axt stumpf war. Er hatte aber keine Zeit ...

Zunächst: Lass dir nicht den Schuh anziehen, dass Du dafür verantwortlich bist, dass der ganze Laden läuft. Das ist allein dein Chef. Er muss auch dafür sorgen, dass genug Personal in seiner Kanzlei arbeitet und dass die erforderlichen Arbeitsmittel vorhanden sind. Man kann sich auch totsparen. Viele von uns leiden unter dem Helfersyndrom und lassen sich immer mehr aufhalsen. Außerdem ist es ja auch schmeichelhaft, wenn einem so viel zugetraut wird. War bei mir auch so. Aber das kann auf Dauer nicht gutgehen. Wenn Du dann zusammenbrichst oder was richtig schief geht, ist es oft mit der Loyalität des Chefs nicht mehr weit her.

Im vergangenen Jahr musste ich unseren sehr umtriebigen Laden auch mal zwei Monate allein im Sekretariat wuppen, weil zwei Mitarbeiterinnen ausgefallen sind - zusätzlich zu meiner eigenen Sachbearbeiterarbeit. Ich habe mir nur so behelfen können, dass ich die Arbeit stark strukturiert habe. Also täglich mindestens einmal Dokumentenablage. Die Altaktenablage habe ich auf später verschoben, solange nicht irgendwelche Ordner geplatzt sind. Freilaufende Dokumente gibts bei mir überhaupt nicht. So lange ein Stück nicht mindestens verposteingangt und eingescannt ist, darf es nirgens mit hingenommen werden. Von niemanden. Und ansonsten: Fristen zuerst, alles andere in der Reihenfolge des Eingangs.

Wir arbeiten mittlerweile ausschließlich mit der E-Akte. Die eingehenden Dokumente werden Aktenweise in Ordner geheftet. Nur die Gerichtsakten sind noch Handakten. Da viele Dokumente sowieso nur noch digital eingehen, ist die E-Akte vorrangig, die abgehefteten Unterlagen im Ordner werden nur noch gebracht, falls ein Prozess daraus wird - mein Wunsch wäre es, das Zeug tageweise abzuheften und die Unterlagen dann nach spätestens drei Jahren zu vernichten. Aber Chef zieht noch nicht mit. Original-Unterlagen gebe ich umgehend zurück, sobald sie eingescannt sind. Oftmals ist es jetzt bei der Aktenablage schon so, dass es gar keine "körperliche" Akte mehr gibt und ich nur die E-Akte digital ablege. Das spart sehr viel Arbeit.
Erfahrung ist das, was man bekommt, wenn man das was man will nicht kriegt
Forienobrigitte
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 4
Registriert: 06.07.2020, 19:21
Beruf: Rechtsanwaltfachangestellte

#38

07.07.2020, 14:32

tinewepunkt hat geschrieben:
12.03.2020, 09:09
Huhu,

was auf alle Fälle wichtig ist: eins nach dem anderen. Nimm Dir eine Akte vor, bearbeite sie und dann die nächste. So geh ich das immer an. Wenn ich bei einer Akte nicht weiter komme und sie nicht unbedingt dringend eilt, lege ich sie erst mal zur Seite und nehme sie mir dann für den Nachmittag vor, wenn ich dann mehr Zeit hab mich mit der Angelegenheit auseinander zu setzen. So bekomme ich relativ gut die Akten abgearbeitet.

Vielleicht hilft es Dir aber auch, Dir am Anfang des Tages einen Überblick zu verschaffen, was Du alles an Akten hast und Dir eine To-Do-Liste schreibst? Dann hast Du etwas, woran Du dich langangeln kannst, und die Arbeit, die zwischendrin anfällt, ist damit auch übersichtlicher, da der Rest schon übersichtlich ist.

Mir persönlich hilft es auch, eine Art To-Do-Liste zu schreiben . So kann ich viel besser den Überblick behalten und wichtige Dinge gehen nicht verloren.
Renew
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 48
Registriert: 19.10.2019, 21:10
Beruf: Quereinsteiger Reno

#39

08.07.2020, 14:20

@sonnenkind
ja, er spricht jetzt vielleicht auch öfter mit mir gewisse dinge ab. mal sehen.... ich schreibe die rechnungen ja nicht wirklich. er spricht mir auf band, wieviel ich wo berechnen muss. ich will gar nicht abstreiten, dass sich da vielleicht auch fehler einschleichen. Schulungen sollen ja kommen, aber erst mal muss natürlich mehr geld reinkommen. da beißt sich die katze in den schwanz und das ist tatsächlich nicht einfach.


meine angst ist ja dann nicht unberechtigt. kommt eine fachkraft hereingeschneit, bin ich womöglich weg vom fenster, weil ich ja eben das alles nicht gelernt habe. ich weiß auch nicht.... ich meine, würde da jemand eingestellt, würde ich nix sagen, da es ja notwendig wäre. er macht eben auch viel selber und ich bin hauptsächlich fürs Diktate schreiben und die Ablage da und mache halt dann Vorarbeiten, die er aber am Schluss nochmal kontrolliert und ggfs. korrigiert. Es geht auch keine Rechnung raus, ohne dass er dann nochmal drüber gelesen hat. Also zum Glück ist das ja nicht ganz so.

Aber ich schaffe das alles zeitlich eben nicht, da wenn die Diktate alle geschrieben habe, ich überhaupt nicht zur Ablage komme und sich immer in einem anderen Bereich oder gleich mehreren die Stapel bilden.

Es nutzt ja aber auch nichts, nur zu jammern. Das möchte ich ja auch gar nicht. Ich suche Lösungen. Bin ich z. B. zu langsam, wäre hier das Problem zu finden. Das Übel könnte ja auch bei mir selbst liegen. Mir passiert das öfter, dass ich etwas nicht zuverlässig hinkriege und die anderen es dann lieber selbst machen.... Ich weiß aber auch nicht, wie ich das abgestellt bekomme.... Oder wo ich ansetzen müsste, mich privat weiterzubilden und mir mehr infos darüber einzuholen.....

Ja, ich habe 1,5 Kollegen. Aber die arbeiten in einem anderen Bereich. Wir haben auch noch eine Steuerberatung mit bei....

@sh161
Ablage: damit ist hauptsächlich das Abheften der Post/Unterlagen gemeint, aber ich habe noch ein paar Altlasten dabei mit abgeschlossenen Akten, das kommt auch dazu. Schon..... Die können schon mal liegen bleiben, die abgeschlossenen, aber nicht, wenn ich die Mappen brauche, für Neumandate ;o) Da liegt's wieder an den Kohlen. Werden jetzt aber neue bestellt. Und wenn halt gewissermaßen so gut wie nie Zeit reinkommt für solche Sachen. Aber ich muss wohl lernen, dass hier eine gewisse Flexibilität dazukommt, dass es vielleicht doch zwischendrin mal Tage gibt, wo ich ein paar Rückstände abarbeiten kann. Doch oft ist allein die Ablage so angeschwollen, dass ich dafür dann zwei volle Tage brauche, um die zu 80 % wegzubekommen. Und ich zur Not auch mal den Chef um eine Pause bitten muss, damit sich nicht alles zu sehr stapelt. Wäre vielleicht wirklich eine Idee. Das ist auch oft seine Arbeitsweise, dass er dann mal eine Nacht dranhängt oder so, wenn die Stapel wieder zu hoch sind.

Also für Posteingang mit allem brauche ich dann so 1,5 Stunden (und es sind glaube ich gestern "nur" ca. 10 Briefe dabeigewesen, das irritiert mich doch etwas), aber mit allem drum und dran - kommt das in etwa hin oder bin ich wirklich arg langsam?
Benutzeravatar
Adora Belle
Golembefreierin mit Herz
...ist hier unabkömmlich !
Beiträge: 14366
Registriert: 14.03.2008, 14:17
Beruf: RAin

#40

08.07.2020, 15:10

Nein, Du bist nicht langsam. Das hatten wir aber alles schon x-mal. Deine immer gleichen Fragen und die immer gleichen Antworten hier im Thread werden Euer Problem nicht lösen. Dir wurde 4 Seiten lang erklärt, dass Ihr zu viel Arbeit auf zu wenige Arbeitskräfte verteilt.

Wenn sich in der Kanzlei die Akten stapeln, aber kein Geld für neue Aktendeckel da ist, dann stimmt was nicht. Etwas an dem Du nichts ändern kannst. Wir können Dir hier noch ewig weiter das Köpfchen streicheln, aber ich wüsste nicht, wie Dir das weiterhilft.
Antworten