Pensum schaffen

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Renew
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#1

11.03.2020, 21:46

Hallo,

heute ein bisschen Posteingangsbearbeitung (ca. 10 Briefe, einscannen, Fristen/Termine, in Advoware schubsen usw.), 12 Diktate (die meisten vielleicht 2 Minuten, 2 mit ca. 4 Minuten, 2 mit ca. 12 Minuten und aufgrund einer Liste mit ca. 40 Gläubigern schon länger, wobei letzteres immer noch nicht fertig), dazwischen immer mal wieder Kleinkram, wo ich hinterher selber nicht mehr weiß, wo die Zeit hin ist und womit ich sie zugebracht habe, etwas Ablage gemacht, aber der Berg wird nicht wirklich kleiner. Eine Akte zusammengestellt für Gericht (aber 3 weitere liegen noch da und müssten schleunigst gemacht werden). Eine Rechnungsberichtigung, wo ich grad Problem habe, dass die vernünftig ausgedruckt wird, und deshalb die Rechnungen nicht raus können und schon seit 2 Wochen da liegen. 5 Neumandate zum Anlegen (liegen immer noch da), 1 zusätzliches habe ich heute wegen Diktat dazu geschafft mit Einscannen usw. Postausgang (naja, 3 Briefe oder so, eine E-Mail, ein Fax, das nicht durchging...). Akten gesucht im Chefbüro. Etwas für Chef rausgesucht aus einer Akte. Eine Büromaterialbestellung zusammengestellt und ausgedruckt für Chef. Ein Telefonat angenommen und dazu eine Info per E-Mail verschickt. Post geholt und Müll dabei weggebracht. 1 x Kaffee gekocht, Spüler ausgeräumt. Vielleicht habe ich jetzt auch ein paar Sachen vergessen, aber es hört sich alles nicht wirklich nach viel an - ist es wohl auch nicht. Ich weiß nicht, wie ich das Pensum schaffen soll, das letztlich in dem Job erwartet wird. Zwischendurch flattern immer mal neue Sachen auf meinen Tisch, die mich dann natürlich kurz beschäftigen und ich sie dann irgendwohin packe für später, irgendwann, oder der Chef braucht eine Akte, die du suchen gehst, und gefühlt habe ich viele weitere Unterbrechungen und weiß gar nicht mehr so genau, was, wann und warum. Auf jeden Fall ist das nicht viel, was ich am Tag geschafft bekomme(?!), obwohl ich echt gestresst bin - und ich bin natürlich ziemlich frustriert, da das Pensum eher steigen wird als weniger zu werden.

Kann jemand was dazu sagen? :kopfkratz Gibt es Tipps, wie ich schneller werden kann? Welches Pensum ist überhaupt realistisch? Mein Chef ist zwar human, aber der Druck steigt merklich schon an (auch auf ihn), da eine Art neuer Partner mit eingestiegen ist. Die Diktate auf mehrere Tage strecken geht scheinbar auch nicht wirklich, da irgendwie doch alles recht wichtig ist. Meist schleppe ich weitere Arbeit auf den nächsten Arbeitstag mit anstatt mal Rückstände abarbeiten zu können.

LG
tinewepunkt
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#2

12.03.2020, 09:09

Huhu,

was auf alle Fälle wichtig ist: eins nach dem anderen. Nimm Dir eine Akte vor, bearbeite sie und dann die nächste. So geh ich das immer an. Wenn ich bei einer Akte nicht weiter komme und sie nicht unbedingt dringend eilt, lege ich sie erst mal zur Seite und nehme sie mir dann für den Nachmittag vor, wenn ich dann mehr Zeit hab mich mit der Angelegenheit auseinander zu setzen. So bekomme ich relativ gut die Akten abgearbeitet.

Vielleicht hilft es Dir aber auch, Dir am Anfang des Tages einen Überblick zu verschaffen, was Du alles an Akten hast und Dir eine To-Do-Liste schreibst? Dann hast Du etwas, woran Du dich langangeln kannst, und die Arbeit, die zwischendrin anfällt, ist damit auch übersichtlicher, da der Rest schon übersichtlich ist.
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Andy66
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#3

12.03.2020, 11:28

Ich kenne Advoware nicht, aber ich gehe davon aus, dass man sich dort Wiedervorlagen einstellen kann und eventuell auch Aufgaben. Dadurch kannst Du die Übersicht behalten und musst nicht Angst haben, was zu vergessen. Alternativ ist natürlich die To-Do-Liste hilfreich.

Mir hat es auch geholfen, den Tag zu strukturieren. Morgens erst mal den Briefkasten und das Fax leeren, Kaffee-Maschine putzen und einschalten, elektronische Kontoauszüge holen und buchen. Dann Fristen und Terminsakten raussuchen und vorlegen. Anschließend bis zur Post dann Wiedervorlagen raussuchen und bearbeiten/vorlegen.

Dann kommt die Post, also aufmachen, stempeln, einscannen. Termine und Fristen eintragen. Während sich der Anwalt dann mit seinen Wiedervorlagen/Fristen/Posteingang beschäftigt, kannst Du tippen, Akten anlegen usw. usf.

Ganz wichtig ist: immer eins nach dem anderen. Auch wenn das je nach Chef manchmal schwer zu vermitteln ist. Wenn er dich jedes Mal aus einer Arbeit rausreisst, weil was unbeding "sofort" gemacht werden muss, führt das nur dazu, dass Du am Ende des Tages lauter offene Baustellen hast und nichts fertig wird. Um das zu vermitteln, ist je nach Chef mehr oder weniger Fingerspitzengefühl gefragt. Lass dich jedenfalls nicht wie ein Huhn durch die Kanzlei scheuchen.
Erfahrung ist das, was man bekommt, wenn man das was man will nicht kriegt
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icerose
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#4

12.03.2020, 12:25

Hallo Renew,
Renew hat geschrieben:
11.03.2020, 21:46
Auf jeden Fall ist das nicht viel, was ich am Tag geschafft bekomme(?!
Wie kommst du denn darauf?

Wie lange machst du den Job schon? Hört sich ein wenig nach meiner Anfangszeit an. :-?

Was du machen kannst?
Tinewpunkt und Andy66 haben das schon wunderbar beschrieben - immer eines nach dem anderen. Mehr als strukturiert und konzentriert arbeiten geht nicht. Oftmals kann man gar nicht alles schaffen. Bitte lerne rasch, dich davon nicht stressen zu lassen. Du darfst mir glauben, ich hab das auch erst lernen müssen. Es geht.

Wenn es wirklich zuviel wird, musst du mit deinem Chef reden und ihm das sagen. Ich habe das nach weit mehr als einem Jahr auch gemacht. Und mache das heute noch, wenn es mal zu dicke kommt. Dann müssen einfach Prioritäten gesetzt werden, wann was in welcher Reihenfolge abgearbeitet wird. Das hat auch den Nebeneffekt, dass dein Chef mal eine kleine Ahnung bekommt, was du eigentlich alles zu tun hast.
Hast denn wenigstens noch eine Schreibkraft?
Mit mir kann man Pferde stehlen ... aber morgen bringen wir sie zurück :!:
Renew
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#5

12.03.2020, 14:05

Ich versuche mir die ganze Zeit, Struktur zu schaffen, was mir aber eben nicht wirklich gelingt. Für die Diktate z. B. versuche ich jetzt auch ein Fenster zu schaffen, d. h. je nach sonstigem Arbeitsaufwand und Prioritäten eben nur z. B. 2 Stunden, der Rest muss warten. Natürlich kommt der Chef dann ums Eck, dass grad das, was ich noch nicht gemacht hab', etwas eilt, ;o)

Ich habe wohl Probleme damit, die Prioritäten richtig zu setzen und dann auch "durchzusetzen". Besser wäre es wohl, am Anfang des Tages kurz mit ihm zu sprechen oder von mir aus auch zwischendurch, was alles noch zu tun ist, dann könnt' er zur Not noch festlegen, was warten kann oder was ich nicht grad so super gründlich machen muss usw. Er ist wirklich ein ganz lieber und stand auch heute selber am Kopiergerät, um eine gefühlt meterhohe Strafakte einzuscannen und meinte, "das war klar, dass sie das nicht schaffen konnte gestern" usw. Ich möchte natürlich meinen Arbeitsbereich besser im Griff haben und grade nachmittags fängt es wirklich dann so an, dass ich an gefühlt an nichts dranbleiben kann und ich weiß gar nicht mal genau wieso eigentlich....

Ich mache das erst seit ein paar Monaten (bin auch keine ausgebildete ReFa). Und ich habe auch keine wirkliche Referenz, um zu sehen, bin ich jetzt total langsam oder ist das noch im Rahmen. Mein Chef sagt auch immer, dass er zufrieden mit mir ist. Aber wenn ich sehe wieviel von meiner Arbeit eigentlich dann doch noch an ihm hängen bleibt, fühle ich mich selber nicht gut dabei usw. Und es fühlt sich nach nicht so viel an, was ich da weggearbeitet kriege.

Schreibkraft? Nö. Wofür meinst du jetzt? Also Diktate schreibe ich auch.

@Andy66
Danke aber noch für den kurzen Abriss deiner Tagesstruktur, so ähnlich hatte ich mir das auch gedacht ;o) Vieles läuft aber dann auch nicht so, wenn Mandanten im Haus sind. Manche kommen leider auch ohne Termin, aber das hat sich wohl zum Glück schon gebessert, oder ein Kollege ruft an und hört nicht mehr auf ihm was zu erzählen etc. Ist nicht so ganz leicht. Mein Chef macht mir da gar keinen Druck und ist wirklich lieb. Aber ich sehe ja selber, dass das so nicht ganz hinhaut....

Danke erst mal für eure Tipps. Weitere Tipps sind aber auch gerne genommen :o)

LG
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sh161
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#6

12.03.2020, 14:31

Du machst das als Quereinsteiger erst seit ein paar Monaten und dann anscheinend auch noch alleine? Hut ab, das würde ich mir selbst mit vielen Jahren Berufserfahrung nicht unbedingt zutrauen.

Setz dich doch mal mit deinem Chef zusammen und besprich, was er denn wirklich alles von dir erwartet. So kannst du ihm auch vor Augen führen, wo (im Moment noch) deine Grenzen sind. Mit mehr Erfahrung wirst du schneller und sicherer werden.
Dass man immer wieder aus etwas herausgerissen wird, ist nun einmal Teil des Jobs v. a. wenn man "Alleinunterhalter" ist und auf niemanden zurückgreifen kann. Auch daran gewöhnt man sich.

Eilige Diktat könnte dein Chef auch als solche markieren (diktiert er auch über AdvoWare? Wenn noch nicht wäre das vllt. mal eine Anregung).
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#7

16.03.2020, 09:28

Renew hat geschrieben:
12.03.2020, 14:05
Ich mache das erst seit ein paar Monaten (bin auch keine ausgebildete ReFa).
Hut ab. :daumen

Setz dich selbst nicht so sehr unter Druck. Sprich - gern auch jeden Morgen - über die Prioritäten des Tages. Das hab ich anfangs - als gelernte ReFa - auch gemacht. Da ist nichts schlimmes dabei. Und mit der Zeit wirst du dich reingefunden haben und merken, dass du selber sortieren kannst, was am besten wann erledigt werden sollte/muss.

Du könntest dir auch eine Liste machen, wo du (zumindest anfangs, bis es im Blut ist) abhaken kannst. So wie:
1. Fristen und WV rauslegen
2. Tag mit Cheffe absprechen
3.. Posteingang (dafür bissel mehr Zeit einplanen, das dauert jeden Tag unterschiedlich lang)
u.s.w.

Es kann auch nicht falsch sein, sich selber Fristen zu notieren. ;)
Renew hat geschrieben:
12.03.2020, 14:05
Schreibkraft? Nö. Wofür meinst du jetzt?
Für die Diktate. Oder auch größeres Aktenkopieren. Bisserl Archivarbeit ginge auch. Das könnte an zwei festen Tagen in der Woche schon echt helfen.
Mit mir kann man Pferde stehlen ... aber morgen bringen wir sie zurück :!:
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Riverside
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#8

16.03.2020, 09:40

Für mich am wichtigsten: eine klare Struktur, Prioritätenliste (Fristen!) und Wiedervorlagensystem und am allerwichtigsten: STOP sagen, wenn es zuviel wird.

Ich mag es grundsätzlich nicht, wenn viel auf dem Schreibtisch herum liegt, deswegen pack ich mir die Sachen in mein Wiedervorlagensystem, wo ich mir früh immer den Packen rausnehme und ggf. auch entscheide, was ich auf den nächsten Tag schieben kann. Wenn nachmittags noch Luft ist, guck ich, was ich für den nächsten Tag noch weg- oder zumindest vorarbeiten kann. So ist der Schreibtisch ordentlich und aufgeräumt und es kann - theoretisch ;) - nichts durchrutschen.
Dracarys!

Nenn mir eine Farbe zwischen 1 und 10. Aber nicht Februar! Das ist kein Land!
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Renew
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#9

21.04.2020, 16:56

Irgendwie komme ich mir trotzdem blöd vor, weil ich irgendwie nur den Posteingang, paar Diktate und dann noch den Postausgang mehr oder weniger schaffe. Das war's irgendwie schon. Die Ablage stapelt sich. Habe nur 20 Std. wöchentlich. Muss also quasi die Posteingänge der anderen Tage "nacharbeiten". Aber ist realistisch, dass das so lange dauert? Also mehr als 10 Briefe am Tag sind das auch nicht. Posteingang muss natürlich auch alles digitalisiert werden.

Ich weiß nicht, warum ich nicht mehr schaffe. Paar wenige Telefonate kommen natürlich noch dazu. Ist das normal? Oder bin ich doch vielleicht zu langsam?

Kriege demnächst wohl mehr Stunden, weil mein Chef selber sieht, dass das nicht zu schaffen ist. Doch ich habe so meine Zweifel, ob es dann wirklich viel besser wird, da ja einiges liegen bleibt im Moment... Klar, was ja noch so dazwischen kommt: der Umzug, die Adressänderungen verschicken und immer wieder kommt was an die alte Adresse :motz, grade eine riesige Strafakte zum Scannen da.... Aber das gehört ja auch alles zum Berufsbild mit dazu....... Mich interessiert halt so in etwa, was andere weggearbeitet kriegen am Tag, da ich keine Kollegin habe, wo ich mich vergleichen könnte....

LG
MellyM
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#10

21.04.2020, 17:21

Ich habe mir nur wenige Kommentare durchgelesen und erkenne meinen Azubi in dir wieder so wie mich in meiner Anfangszeit. Früher war ich nur am hudeln und irgendwie gucken das man irgendwas schafft. Mittlerweile haben sich meine Abläufe drastisch geändert, durch vielerlei Gründe, aber eines fällt mir immer wieder auf. Gehe es ruhig an! Je mehr du versuchst alles zu erledigen, desto weniger schaffst du es. Wenn du mit der Einstellung ran gehst ala "was ich heute nicht schaffe mache ich morgen, denn mehr als arbeiten kann ich nicht" ist plötzlich alles viel einfacher und geht leichter von der Hand.

Ist zumindest bei mir - auch heute noch - der Fall 😉 ist wie mit Sachen, die man vor sich her schieben will, weil sie schwierig oder zeitaufwendig scheinen, am Ende fragt man sich was daran so schlimm war.

Wenn mein Chef mir zwischendurch was aufträgt schreibe ich es mir auf einen Zettel, der immer parat liegt, und erledige es, wenn die aktuelle Aufgabe erledigt ist (außer es ist tatsächlich mega eilig, dann wird es eingeschoben, was aber die seltene Ausnahme ist) am Abend gehe ich dann noch mal den Zettel durch und gucke das alles wichtige gestrichen ist
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