Arbeitsweise RA

[Sera]

Ja wenn das so einfach wäre ... Ständig heißt es dann, dies und jenes soll aber gleich gemacht werden usw. obwohl ich darauf hinweise, dass ich schon zig Sachen habe, die auch sofort gemacht werden sollen.
Und wenn es dann auch noch Sachen sind, bei denen man erst mal die Fehler suchen muss, dann ist das extrem nervig.

Wenn ich mehrere "SOFORT"-Sachen auf den Tisch bekomme, dann schnappe ich mir diese Akten, lege sie der Chefin auf den Schreibtisch und sie soll mir bitte aufschreiben, in welcher Reihenfolge sie die Sachen erledigt haben möchte. Sie ist dann immer ganz verwundert, dass das ja doch mehrere Sachen sind, weil sie teilweise gar nicht auf dem Schirm hat, was hier gerade so alles (sofort) bearbeitet werden muss/soll. Also malt sie 1., 2., 3. usw. drauf und dann wird das so gemacht.

[sh161]

Ja wenn das so einfach wäre ... Ständig heißt es dann, dies und jenes soll aber gleich gemacht werden usw. obwohl ich darauf hinweise, dass ich schon zig Sachen habe, die auch sofort gemacht werden sollen.
Und wenn es dann auch noch Sachen sind, bei denen man erst mal die Fehler suchen muss, dann ist das extrem nervig.

Dann bitte ihn, Prioritäten zu setzen. Sage ihm ganz klar "Ich habe derzeit A, B und C auf dem Tisch, alles schaffe ich nicht. Was muss zu erst gemacht werden?"
Bei meinen Chefs hat das bislang immer dazu geführt, das dann das eine oder andere doch nicht sooo wichtig war und nach hinten geschoben werden konnte. Und vor allem haben sie dadurch gesehen, was zu schaffen ist und was nicht. Das mache ich natürlich nur im Notfall.

[icerose]

Ja wenn das so einfach wäre ... Ständig heißt es dann, dies und jenes soll aber gleich gemacht werden usw. obwohl ich darauf hinweise, dass ich schon zig Sachen habe, die auch sofort gemacht werden sollen.
Und wenn es dann auch noch Sachen sind, bei denen man erst mal die Fehler suchen muss, dann ist das extrem nervig.

Dann bitte ihn, Prioritäten zu setzen. Sage ihm ganz klar "Ich habe derzeit A, B und C auf dem Tisch, alles schaffe ich nicht. Was muss zu erst gemacht werden?"
Bei meinen Chefs hat das bislang immer dazu geführt, das dann das eine oder andere doch nicht sooo wichtig war und nach hinten geschoben werden konnte. Und vor allem haben sie dadurch gesehen, was zu schaffen ist und was nicht. Das mache ich natürlich nur im Notfall.

Das wird nur so funktionieren.

Wir haben dafür ein - wie ich finde - tolles System:
Es gibt hier in meinen Aktenschränken noch diverse Fächer, die mit "Eilt!", "Diktate etc.", "Kurzschreiben", "Rechnungen/Kfa´e", "Zwangsvollstreckung", "WV", "PE", "PA", "VF", "3T-VF" und "WV Icerose" beschriftet sind. Cheffe hat rasch gelernt, seine (und/oder meine) Akten in das jeweilige Fach zu legen. Dadurch haben RA und ReNo jeweils einen guten Überblick, was allles zu tun ist. Für das Arbeiten gilt: jeweils unten anfangen, da der Chef alles oben drauf legt.

In das Fach "Diktate etc." - was ich ja schon lange nicht mehr brauche - kommen auch alle Sachen rein, die bisserl Zeit erfordern - wie Ordneranlagen und Scans von Ordnern oder Akten und sowas.

Vielleicht will sich mein Chef deswegen nicht von den Papierakten trennen.

[Lämmchen]

Die Idee mit den Fächern ist ja eine gute Idee. Aber mir wären das ein bisschen sehr viel. "Eilt" und "WV" reicht doch aus. Vielleicht noch eins für "dazwischen".

[Soenny]

Wir haben bis auf zwei Fächer alle abgeschafft für die SB. Jeder hat nur noch ein "normales" Fach, da ist Post usw. drinnen und ich habe zusätzlich ein KR-Fach für Kostenrechnungen.

[Andy66]

Ich weiß ja, dass wir hier von der Aktenführung "nicht ganz normal" sind - unsere Vorgänge werden nicht alt und enthalten kaum Papier; zudem wird fast nichts diktiert, weil die Anwälte selber schreiben bzw. viel auf Sachbearbeiterebene abläuft. Allerdings denke ich, die Aufgabenverwaltung in unserem Anwaltsprogramm könnte auch hilfreich sein. Habt Ihr denn ein Anwaltsprogramm? Wir verwenden Advolux.

In jeder Akte können (neben den Fristen und Terminen) auch Aufgaben, Vermerke und Wiedervorlagen angelegt werden, die dann frei jedem zugewiesen werden können. Man kann sowohl aktenweise sehen, wer grad was tun muss, als auch global ansehen, wie jeder Mitarbeiter ausgelastet ist. Es gibt keine Fächer und Körbchen, es liegen bei uns kaum Akten rum. Man kann die Wiedervorlagen, Aufgaben usw. mit Dokumenten aus der Akte verknüpfen, so dass man immer genau weiß, worauf sich die Anweisung bezieht.

Zudem lassen sich die "Arbeitskonten" (ich nenne sie mal so) tage-, wochen- und monatsweise ausdrucken. Es kann nichts verloren gehen, nur weil die Akte für die Wiedervorlage nicht gefunden wird oder jemand sie kurz aus dem Fach genommen hat, weil er was nachschauen wollte und dann vergisst, sie zurückzulegen. Und Akten ohne Wiedervorlage werden regelmäßig immer wieder vom System gemeldet.

Jeder Mitarbeiter sieht auf seiner Benutzeroberfläche, was er heute zu tun hat. Unerledigte Aufgaben und Wiedervorlagen von den Vortagen werden einfach so lange mit angezeigt, bis man sie erledigt/weiterschiebt.

Wäre das eventuell auch für euch eine Lösung?

[icerose]

In jeder Akte können (neben den Fristen und Terminen) auch Aufgaben, Vermerke und Wiedervorlagen angelegt werden, die dann frei jedem zugewiesen werden können. Man kann sowohl aktenweise sehen, wer grad was tun muss, als auch global ansehen, wie jeder Mitarbeiter ausgelastet ist. Es gibt keine Fächer und Körbchen, es liegen bei uns kaum Akten rum. Man kann die Wiedervorlagen, Aufgaben usw. mit Dokumenten aus der Akte verknüpfen, so dass man immer genau weiß, worauf sich die Anweisung bezieht.

Zudem lassen sich die "Arbeitskonten" (ich nenne sie mal so) tage-, wochen- und monatsweise ausdrucken. Es kann nichts verloren gehen, nur weil die Akte für die Wiedervorlage nicht gefunden wird oder jemand sie kurz aus dem Fach genommen hat, weil er was nachschauen wollte und dann vergisst, sie zurückzulegen. Und Akten ohne Wiedervorlage werden regelmäßig immer wieder vom System gemeldet.

Jeder Mitarbeiter sieht auf seiner Benutzeroberfläche, was er heute zu tun hat. Unerledigte Aufgaben und Wiedervorlagen von den Vortagen werden einfach so lange mit angezeigt, bis man sie erledigt/weiterschiebt.

All das kann unser Programm auch. Deswegen stören mich die Papierakten ja auch so sehr - das kostet nur Zeit, die ich nicht habe. Aber Cheffe ist nicht so begeistert vom rein Elektronischen. Wobei ich ihn kürzlich überzeugt habe, eine Testreihe mit den Kieler Akten zu starten. Die werden nur elektronisch geführt. Bestimmt will er sehen, ob trotzdem alles funktioniert.