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Ich stehe mal wieder auf dem Schlauch bzw. hab nen Brett vorm Kopf

Ich wollte gerade Akten ablegen und hab bei verschiedenen "Altakten" festgestellt, dass die Aktenversendungspauschale nicht abgerechnet wurde. Muss ja (eigentlich) der Mandant ausgleichen. Die Akten sind aus 2016

Jetzt brauch ich mal irgendwie ne Formulierung, wie ich dem Mandanten mitteile, dass er noch die 12,00 € zahlen muss (damit unser Aktenkonto stimmt und ich die Akte ablegen kann).

Vielen Dank für eure Hilfe

Vorschlag:

Sehr geehrter Herr xy,

bei der turnusmäßigen Aktenablage wurde versehentlich übersehen, dass wir für Sie die behördliche Aktenversendungspauschale verauslagt haben, die wir bisher nicht von Ihnen erstattet erbeten haben.
Wir bitten Sie daher nunmehr, die von uns für Sie verauslagte Aktenversicherungspauschale in Höhe von € 12,00 zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer in Höhe von € 2,28 und somit insgesamt einen Betrag in Höhe von € 14,28 auf unser unten/oben genanntes Konto zu erstatten bzw. anzuweisen.

Mit freundlichen Grüßen

Super, vielen vielen Dank!!!!!