Akte abgelegt und dann doch nochmal Korrespondenz

FrauCEE · #1

ich rätsel gerade um Folgendes rum:

Akten können bekanntlich sechs Jahre nachdem sie erledigt und abgelegt wurden, vernichtet werden. Aber was ist mit den Akten, in den innerhalb dieser sechs Jahre doch nochmal Korrespondenz anfällt, welcher Art auch immer.
In den Kanzleien, in den ich bisher damit zu tun hatte, ist es unterschiedlich gehandhabt worden, aber was ist denn nun das sinnvollste?
Bei zwei Kanzleien wurde es so gehandhabt, dass alle Akten nach dem die Zeit abgelaufen war, einzeln durchgesehen wurden, um zu schauen, ob noch was war, wenn ja liefen sie weiter, wenn nein wurden sie vernichtet.
In einer anderen Kanzlei wurden die Akten gnadenlos vernichtet, ohne dort nochmal hineinzuschauen

Coco Lores · #2

Hm wir bewahren die Akten generell 10 Jahre auf. Das liegt hier wahrscheinlich auch daran, dass das Steuerbüro mit drin ist und dort die Aufbewahrung 10 Jahre beträgt. Allerdings wurden die Akten in der Kanzlei meiner Ausbildung ebenfalls alle zehn Jahre aufbewahrt.

Ich würde sagen es kommt darauf an, was es für eine Korrespondenz war. Wenn es z.B. nur eine Korrespondenz mit dem Mandanten war und es um nichts Wichtiges ging, würde ich die Akte vernichten.

Wenn es etwas Wichtiges war, wäre meines Erachtens die Angelegenheit als neu zu bewerten und auch nach dem RVG neu abzurechnen. Dann würde ich überlegen, inwieweit es mit der alten Sache zusammenhängt und ich die Korrespondenz und Unterlagen aus der alten Akte hierfür benötigen würde. Diese würde ich dann aufbewahren bzw. falls nötig die komplette Akte. Diese würde dann wieder 6 bzw. zehn Jahre aufbewahrt werden.

Adora Belle · #3

Das mit den zehn Jahren dürfte nicht DSGVO-konform sein.

Coco Lores · #4

Ich arbeite auch schon lange im Steuerbüro und bearbeite fast kaum noch reine Anwaltssachen. Vielleicht vertue ich mich deswegen auch.

Aber ansonsten hast du natürlich Recht.

FrauCEE · #5

die Frage ist, kann ich die Akten trotzdem weglegen, oder soll ich sie reaktivieren und neu ablegen?

FrauCEE · #6

ok dann werde ich die Akten wohl doch durchsehen müssen
Hintergrund ist, dass das Archiv in der jetzigen Kanzlei soweit es geht aufgelöst werden soll. Das Archiv befindet sich derzeit an einem anderen Ort, weil mein Chef mit der Kanzlei vom Osten in den Norden gezogen ist

Coco Lores · #7

FrauCEE hat geschrieben: ↑
01.10.2018, 13:57
ok dann werde ich die Akten wohl doch durchsehen müssen
Hintergrund ist, dass das Archiv in der jetzigen Kanzlei soweit es geht aufgelöst werden soll. Das Archiv befindet sich derzeit an einem anderen Ort, weil mein Chef mit der Kanzlei vom Osten in den Norden gezogen ist

Im Zweifel muss dein Chef das auch entscheiden! Es kommt ja auch immer darauf an, was in so einer Akte verhandelt wurde und worum es ging. Wenn euer Mandant ein Unternehmer ist und dort Belege im Original drin sind, dann müssen die zum Teil eben 6 Jahre aufbewahrt werden zum Teil fallen Unterlagen auch unter die 10-Jahres-Frist.

Wenn die Korrespondenz keine Auswirkungen auf das Mandat an sich haben, sodass die Sache neu auflebt, bzw. dein Chef nicht vor hat die Sache nochmal abzurechen, dann ist es im Zweifel wahrscheinlich als Altlast mit der alten Akte zu vernichten.

Coco Lores · #8

Und die Akten müssen doch immer durchgesehen werden, sofern das nicht bei Ablage schon geschehen ist. Es gibt Unterlagen, wie Urteile etc. die erst in 30 Jahren vernichtet werden dürfen. Sofern Ihr das nicht schon bei Ablage der Akte aussortiert habt, sind die Akten alle nochmal durchzugehen.

FrauCEE · #9

wie gesagt, ich kenne das mit dem durchsehen, aber in der einen Kanzlei wurde es nicht so gemacht, hätte auch keiner Zeit dazu gehabt

Coco Lores · #10

Am einfachsten und sinnvollsten ist es meiner Meinung nach die Akte durchzuschauen wenn man die Akte ablegt. Dann weiß man noch um was es ging und ob dort Titel etc. vorhanden sind, die man direkt rausnehmen kann.