Papierloses Büro

Andy66 · #1

Wie macht Ihr das eigentlich mit den eingehenden Dokumenten, wenn Ihr ein papierloses Büro führt?

Denn "körperliche" Fallakten gibts dann ja eigentlich nimmer. Mein Gedanke war: ein Posteingangsordner, in den chronologisch alles eingeheftet wird, was noch analog reinkommt (Monatsordner mit Tagesregister evtl.). Für eventuell noch anfallende analoge Ausgangspost (Faxprotokolle) das gleiche aus Postausgangsordner. Die würde ich dann archivieren und nach gewisser Zeit (evtl. 10 Jahre - Aufbewahrungsfrist für Handakten) vernichten.

Die paar echten Urkunden (z.B. Vollstreckungstitel) können ja dann noch separat aufbewahrt werden. Das ist aber bei uns nicht viel, wenn überhaupt wird davon ein Leitzordner voll. Wenn irgendwann mal das beA läuft, dann brauchts auch keine Handakte für die Gerichtsverfahren mehr, Chef würde dann mit dem Laptop zum Gericht gehen. Und ins Besprechungszimmer kommt auch ein Client rein, damit man die Akte "bei der Hand" hat für Besprechungen.

Was haltet Ihr davon? Hat schon jemand konkrete Erfahrungen, die er teilen möchte?

Anahid · #2

Bei uns werden sämtliche Posteingänge eingescannt. Ebenso aucch Faxprotokolle usw. Die Unterlagen kommen in eine Kiste und werden am nächsten Tag (nachdem der Server ja in der Nacht wieder gesichert wurde) vernichtet. Titel hab ich in einem Extra-Ordner, ebenso wie Original-Vollmachten. Hierzu ist ein Vermerk in der jeweiligen Akte im Computer. Wird die Akte abgelegt, werden Titel ausgehändigt und Vollmachten vernichtet.

alraune · #3

Anahid hat geschrieben:Die Unterlagen kommen in eine Kiste und werden am nächsten Tag (nachdem der Server ja in der Nacht wieder gesichert wurde) vernichtet.

Das mit der Papierpost in der Kiste hab ich mir auch schon überlegt, wenn wir denn irgendwann komplett auf papierlos umgestiegen sind (noch fahren wir zweigleisig, mit E- und Papierakte).

Was aber macht man, wenn man NACH dem Vernichten der Unterlagen feststellt, dass z.B. ein Scan nicht in der E-Akte drin ist (also aus technischen Gründen nicht in der E-Akte angekommen ist bzw. aus Versehen in irgendeine andere E-Akte gescannt wurde) oder doppelseitige Unterlagen versehentlich nur einseitig eingescannt worden sind? Das sind nur zwei Beispiele, die mir spontan einfallen.

Bestimmt gibt es noch mehr potentielle Fehlerquellen, die sich einem erst auftun, wenn der jeweilige Fall eingetreten ist. Ich denke, ich werde die Unterlagen wohl länger in der Kiste lassen als nur einen Tag.

Anahid · #4

Wir haben hier das 4-Augen-Prinzip. Einer scannt ein und speichert zur Akte und notiert die Fristen. Dann kommt der ganze Stapel zu mir. Ich kontrollier in der E-Akte ob alles drin ist und die Seiten vollständig sind (Seitenanzahl wird angezeigt) und kontrolliere, ob die Fristen ordentlich und überall eingetragen sind. Wir machen das jetzt seit einem halben Jahr und bisher ist noch nichts verloren gegangen.

Aber es spricht ja auch nichts dagegen, die Sachen, wie von Andy vorgeschlagen, in eine Mappe zu legen, die eine Unterteilung von 31 Tagen hat und dann erst nach einem Monat zu vernichten.

icerose · #5

Ich finde deine Idee gut, Andy.
Würde ich nur zu gern auch so machen, aber mein Papierfreund (=Chef) will nicht so wirklich.

Aktuell beträgt die Aufbewahrungsfrist für RA-Handakten übrigens 6 Jahre.

Andy66 · #6

Gleich zu vernichten, würde ich mich nicht trauen, da bin ich noch zu unsicher mit der ganzen Sache. Auf die zehn Jahre bin ich wegen einer Empfehlung der Münchner RAK gekommen. http://www.rak-muenchen.de/fileadmin/do ... risten.pdf

Ganz vorsichtige Menschen möchten die Akten ja 30 Jahre aufheben. (Was bei unserem Gebiet - Unfallsachen wohl eh nicht notwendig ist. Niemand interessiert sich nach einem oder zwei Jahren noch für einen ollen Blechschaden.)

Anahid · #7

Die 10 Jahre hängen damit zusammen, dass man Steuerunterlagen 10 Jahre aufheben muss. Wenn also steuerrechtlich erhebliche Unterlagen in den Akten (und nur in den Akten) sind, dann sind die Akten 10 Jahre aufzuheben. Das heißt aber nicht, dass Du, wenn Du die papierlose Akte hast, das Zeug auch 10 Jahre aufheben musst, denn dann ist ja alles (zumindest sollte es so sein) ordnungsgemäß in der Akte gespeichert und eine übersichtliche Handakte befindet sich im Computer. Bedeutet, dass die zu der Akte gehörenden, eingescannten Schriftstücke allerdings nicht mit Ablage der Akte, sondern erst 10 Jahre später gelöscht werden dürfen. Aber das Löschen von Daten ist hier bislang nicht einmal geplant.

Andy66 · #8

Na dann, ran an den Aktenwolf ...