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Wir haben hier im Moment eine "heiße" Diskussion zum Thema Aktenablage. Ich hoffe, ich bekomme die Problematik vernünftig geschildert, die macht mich grad noch ganz wirr im Kopf

Wir haben die Akten A und B. Beide sind erledigt, abgerechnet und können abgelegt werden.
Dann gibt es noch die Akte C, welche zum selben Themenkomplex gehört.

Cheffe möchte nun, dass die Akten A und B "im System" abgelegt werden, damit er keine WV mehr dazu bekommt und die Unterlagen entsprechend dann auch irgendwann vernichtet werden können.
Die Akten sollen aber physisch nicht abgelegt werden, sondern weiterlaufen als Beiakte zur Akte C (mit einem entsprechenden Etikett).

Ich lege ja wirklich gerne Akten ab, alles was im Keller ist, fliegt uns hier nicht mehr zwischen den Füßen rum und überfüllt unsere Aktenschränke. Wir haben hier noch so viele Akten rumdümpeln, die eigentlich längst (z.T. seit Jahren) abgelegt gehören.

Aber für mich ist abgelegt eben abgelegt. Und dann gehört die Akte, falls sie nicht kurzfristig für eine Unterlage gebraucht wird (und anschließend wieder runter wandert) oder aber wieder reaktiviert wird, in die Ablage.
ich befürchte halt, dass wir da irgendwann entweder durcheinander kommen oder Akten in der Ablage suchen, die da gar nicht sind, oder aber dann, wenn die Akten wieder runterwandern dürfen, wir erstmal alles umkramen müssen, weil da, wo die Akten eigentlich hingehören, kein Platz mehr ist.

Meiner Meinung nach können wir ja gerne die Akten A und B als Beiakte zur Akte C führen; aber dann gehören die Akten für mein Empfinden auch nicht abgelegt. Gerade auch, wo mein Cheffe eigentlich grundsätzlich gerne Akten aus einem Themenkomplex zusammen abgelegt hätte (was ja auch kein Problem ist).

Versteht man mein Problem?

Auf welcher Seite seid ihr? Wie seht ihr das? Liege ich komplett falsch mit meiner Einstellung?

Bin gespannt auf Eure Meinungen.
Falls ihr noch Fragen zur Problematik habt, gerne her damit. Wie gesagt, ich bin hier bald Matsch in der Birne

Ich bin da ganz auf deiner Seite. Ansonsten müsste man ja jedes Mal beim vernichten auch darauf achten, ob Akten noch in der Kanzlei liegen und eben nicht in der Ablage sind. Wenn er sie noch als Beiakte gerne hätte, dann aber nur als nicht abgelegt. So würde ich es auch handhaben. Oder, je nach Umfang der Akte, die Altakten kopieren und in einem Beiordner führen.

Ich verstehe die Problematik voll und ganz. Die Akten können dann noch nicht abgelegt werden, wenn er sie doch noch braucht.

Mein Chef hatte letztens die ganz tolle Idee bei RAM einfach Akten zu reaktivieren, weil er bei diesen Stunden eintragen musste und das kann man im Kostenblatt nicht, wenn die Akte bereits abgelegt ist.

Nachdem ich böse mit ihm geschimpft habe, hat er versprochen, dass nicht mehr ohne Info an uns zu machen.

Danke, dass ich mit meiner Ansicht nicht alleine bin. Kollegin ist es egal (aber ihr ist generell alles egal - die legt dumpf jede Akte ab, die in der Ablage liegt, ohne nochmal zu prüfen, ob da womoglich kostenmäßig noch irgendwo was offen ist).

Dann werde ich Cheffe mal mit meinen Argumente "alle Akten zusammen ablegen (wie er es ja sonst eh so gerne handhabt)" und "langfristige WV setzen" in Verbindung mit der Aussage, dass es deutschlandweit Kolleginnen so sehen wie ich , versuchen umzustimmen

Seh ich anders und mach ich oft - aus Gründen - anders.

Wir brauchen mitunter Akten als Beiakten, bei denen sich nicht mal die Frage stellt, ob die abgelegt werden können, sondern die schon seit Jahren abgelegt sind und ich dann gottfroh bin, dass die noch nicht den Weg alles Irdischen gegangen sind. Die wandern dann als Beiakte hinten in die entsprechende neue Akte, und zwar OHNE reaktiviert zu werden. Ich mache in der abgelegten Akte einen entsprechenden Vermerk im Akteninfo, dass die sich grad wieder in einer quicklebendigen Akte rumtreibt. Beispiel: Vor Jahren erledigte asylrechtliche Akte, Mdt. hat nun ein ausländerrechtliches Problem; es wäre Quark, die alte Akte zu reaktivieren, da das ursprüngliche Verfahren abgeschlossen ist, die Akte ist aber extrem hilfreich für die neue Sache.

Unsere abgelegten Akten leben in Stehsammlern, insofern wandert bei der Ablage der nun neuen Sache die alte abgelegte Akte einfach wieder an ihren Platz. Hat sich bewährt.

ich bin bei Skugga. Ich würde im PC den Aktenstandort entsprechend vermerken und zusätzlich einen Aktendummy in die Altablage packen in dem auch noch einmal steht, wo sich die Originalakte befindet.

mrsgoalkeeper hat geschrieben:ich bin bei Skugga. Ich würde im PC den Aktenstandort entsprechend vermerken und zusätzlich einen Aktendummy in die Altablage packen in dem auch noch einmal steht, wo sich die Originalakte befindet.

Danke für diese Zusatzidee! Das mit dem Dummy werd ich bei uns auch mal einführen, doppelt hält besser...

mrsgoalkeeper hat geschrieben:ich bin bei Skugga. Ich würde im PC den Aktenstandort entsprechend vermerken und zusätzlich einen Aktendummy in die Altablage packen in dem auch noch einmal steht, wo sich die Originalakte befindet.

Genau das wollte ich vorschlagen. Die Akten einfach mit einem Band an die andere Akte befestigen.

In der Ablage ein DIN A4 Blatt einlegen mit dem Hinweis, dass die Akte Nr. 123 als Beiakte zur Akte 456 geführt wird und eben auch im PC entsprechend markieren.

Tigerle hat geschrieben:

mrsgoalkeeper hat geschrieben:ich bin bei Skugga. Ich würde im PC den Aktenstandort entsprechend vermerken und zusätzlich einen Aktendummy in die Altablage packen in dem auch noch einmal steht, wo sich die Originalakte befindet.

Genau das wollte ich vorschlagen. Die Akten einfach mit einem Band an die andere Akte befestigen.

In der Ablage ein DIN A4 Blatt einlegen mit dem Hinweis, dass die Akte Nr. 123 als Beiakte zur Akte 456 geführt wird und eben auch im PC entsprechend markieren.

genau so mach ich das hier auch. Funktioniert einwandfrei und ich hab nur die nötigsten Akten im aktiven Lauf.