Akten ablegen

Anahid · #11

Refa_86 hat geschrieben:Hallo Anahid, die Akte wird schon vor der Ablage gescannt, also bei jedem Mal wo was in der Akte passiert (Postein- und Ausgang). Nicht erst bei der Ablage außer es war vor 2012. War hier aber nicht der Fall. Wir haben immer die Papierakte und parallel die eingescannte Akte im Anwaltsprogramm hinterlegt. (Ich hoffe man kann das so verstehen)

Ja okay....ist hier auch so. Dann kannst Du die natürlich auch direkt selbst ablegen, weil ausheften dürfte jetzt nicht die Wahnsinnsarbeit sein.

icerose · #12

da muss eindeutig eine klare Anweisung her, wer was zu tun hat. Und die sollte vom Chef selber kommen. Wegen meiner kann sie so lauten:
"Chef verfügt, Akte ablegen. DU guckst sie durch und gibt sie "frei" oder gibst halt Anweisungen, was vor dem Ablegen noch zu tun ist." Find ich jetzt nicht so doll. Dass ein Chef bei sowas sauer wird, ist ganz normal. Dass es dich trifft, sorry, bist wahrscheinlich grad da. Nicht schön, aber er beruhigt sich auch wieder.

Ist deine Kollegin auch gelernte ReNo? Falls ja, würde ich glatt voraussetzen, dass sie ahnen kann, was ein Titel ist und wie man damit umgeht.

Refa_86 · #13

Hallo icerose, ja, meine Kollegin ist auch ReNo und ist hauptsächlich für die Buchhaltung da und für die Aktenablage, ich habe noch nie eine Akte abgelegt, weil ich die Order habe, ihr diese Akten hinzulegen. Sie sagt, sie guckt sich nicht jede Akte an die ich ihr hinlege, sondern nur ob das Konto ausgeglichen ist und dann legt sie ab. Sie hätte die Zeit (und wahrscheinlich nicht die Lust) nochmals alles durchzusehen.

Ich rede morgen mit meiner Kollegin, welche Lösung am Besten ist, damit sowas nicht nochmal passiert.

AnjaZ · #14

Ich schaue die Akte, bevor ich sie ins Ablagefach lege, immer erst einmal durch, ob dort noch Unterlagen, Titel o.ä. da sind, die an den Mandanten ausgehändigt werden müssen. Da erledige ich dann auch sofort. Die Akte wird dann bei Gelegenheit, wenn sich schon ein Stapel abzulegender Akten gebildet hat, abgelegt.

icerose · #15

AnjaZ hat geschrieben:Ich schaue die Akte, bevor ich sie ins Ablagefach lege, immer erst einmal durch, ob dort noch Unterlagen, Titel o.ä. da sind, die an den Mandanten ausgehändigt werden müssen. Da erledige ich dann auch sofort. Die Akte wird dann bei Gelegenheit, wenn sich schon ein Stapel abzulegender Akten gebildet hat, abgelegt.

So mach ich das auch. Manchmal muss ich sogar noch was abrechnen.

Refa_86 hat geschrieben:ja, meine Kollegin ist auch ReNo

Ich bitte um Verzeihung, aber warum schaut sie nicht jede Akte durch? Das geht ja mal gar nicht, schon überhaupt nicht als ReNo.

Aber wenn sie meint, dass sie das braucht, bitte, dann soll Cheffe sie direkt anweisen, selbstverständlich JEDE Akte durchzusehen.

Oder: Du gehst jedem Ärger ganz weit aus dem Weg und machst es schlicht selbst.

katinka0508 · #16

Ich glaube, dass es bei euch an einer Arbeitsanweisung fehlt. Und zwar, wer schaut die Akte durch, ob sie wirklich zur Endablage kann.
Deine Kollegin dachte, du machst das und du dachtest, die Kollegin macht das.

Bei uns legt jede Sekretärin selber ab.
Wenn es mal eine andere Kollegin macht, dann wird kurz abgesprochen, ob die Akten auf Originalunterlagen, Titel durchgeschaut und die Abrechnung / Konten geprüft sind.

Mein Anwalt legt alle Akten auf einen dafür vorgesehenen Stapel und ich schaue sie dann nach und nach durch und vermerke auf der Checkliste auf dem Handaktenblatt, was ich gemacht habe und sie wandert auf den nächsten Stapel zum Ausziehen. Danach bekommt sie eine Ablagenummer.

sandrasahra · #17

Ich weiß, es ist schon ein alter Post dennoch habe ich eine Frage dazu. Wenn ich ein z.B. Urteil schon an den Mandanten zur Kenntnis per E-Mail geschickt habe, muss ich ihm die Abschrift dann am Ende des Mandats dann auch noch mal per Post schicken? Weil eigentlich hat er es ja schon. Tut mir jetzt schon leid, falls jemand die Frage blöd findet aber ich stehe gerade etwas auf dem Schlauch.

Pitt · #18

Blöde Fragen gibt es nicht.
Wenn der Mandant bereits eine Abschrift per E-Mail erhalten hat, braucht er diese nicht noch einmal in Papierform, nur weil die Akte abgelegt wird.
Anders liegt die Sache bei Original-Vollstreckungstiteln oder sonstigen Original-Urkunden oder Unterlagen, die der Mandant seinerseits mal im Orignal eingereicht hat (z. B. Miet-, Arbeitsverträge, Versicherungsunterlagen usw.).