Akten ablegen

Refa_86 · #1

Hallo zusammen,

mein Chef war gerade -zu Recht- richtig sauer. Gestern ist ihm eine Akte in die Hände gefallen die wir abgelegt hatten. Dieser Fall ist aber noch nicht abgeschlossen und es befanden sich zudem noch vollstreckbare Titel in der Akte.

Bei uns ist es so, dass mein Chef beim Diktat sagt, ob man eine Akte ablegen soll. Diese Akte lege ich dann meiner Kollegin auf den Schreibtisch, da sie für die Ablage zuständig ist. Sie hat dann diese Akte abgelegt und den sämtlichen Inhalt, bis auf die Honorarrechnungen, zum Altpapier gelegt (bei uns werden die gesamten Akten eingescannt). Mein Chef war entsetzt als er das herausbekommen hat und meinte, dass man doch nicht einfach Titel wegschmeißen darf, diese muss man aufheben und zudem sei der Fall noch gar nicht abgeschlossen. Wir also das Altpapier durchgesehen und alles gefunden -Gott sei Dank-. Meine Kollegin meinte dann zu meinem Chef und mir, dass sie nicht alle Akten durchguckt, was drin ist, wenn man ihr diese hinlegt, dann geht sie davon aus, dass man auch alles wegschmeißen kann und mein Chef müsste es quasi schon sagen, wenn man etwas davon aufheben soll. Zudem hätte sie noch die Buchhaltung zu machen und sei nur in Teilzeit da und das würde sie dann gar nicht alles schaffen.

Ich finde das so unmöglich irgendwie. Ich bin in Vollzeit angestellt und von mir verlangt sie eigentlich, dass ich alles kann und machen soll außer die Buchhaltung und die Aktenablage. Ist ja auch ok, aber dann so eine Aussage von ihr finde ich schwach. Ich finde es zum einen blöd, weil mein Chef gestern das Thema angesprochen hatte und sie dann das oben genannte gesagt hat und heute morgen war er immer noch sauer deswegen und macht mich deswegen an (Kollegin hat frei) und meinte noch wir sollen morgen alle abgelegten Akten durchsehen, ob noch mehrere Titel weggeworfen wurden.

Fühle mich gerade komisch deswegen, weil ich die Akten nicht abgelegt habe und dennoch den Ärger abbekommen habe vom Chef und meine Kollegin aber so tut, als wenn es noch mein Fehler oder der vom Chef ist. Wie seht ihr das? Bzw. wie geht das bei euch in der Kanzlei vonstatten?

Liebe Grüße

lovemausi1994 · #2

Bei uns in der Abteilung darf jeder ablegen (wenns die AzuBi oder die ungelernte Kraft machen, muss nochmal eine gelernte ReFa drüber schauen)... Wir haben eine Checkliste die abgearbeitet wird, auf der dann alle wichtigen Punkte stehen wie z.B. Abrechnung erfolgt, Kostenblatt und FoKo korrekt und eben auch, ob noch Originalunterlagen oder Titel in der Akte sind.

Bevor nicht alle Punkte abgearbeitet sind, wird auch keine Akte zur Seite gelegt für die endgültige Archivierung (da wir eine große Kanzlei sind, wird die Archivierung mit Archivnummernvergabe usw. von einem Kollegen zentral gemacht, damit es kein Chaos damit gibt)

Anahid · #3

Hier wird die Akte auch, genau wie bei Dir, so wie sie ist zur Ablage gelegt. Wenn dann die Ablage gemacht wird, wird vorher die Akte auf Originalunterlagen und Titel durchgesehen. Beides wird, sofern vorhanden, an den Mandanten ausgehändigt und dann erst die Akte abgelegt.

Refa_86 · #4

Ja, danke.

So kenne ich es aus meiner Ausbildung eigentlich auch, da haben wir Azubis die Akten abgelegt und erst mal durchgesehen, bzw. wir haben die komplette Akte aufgehoben. Ich weiß jetzt halt nur nicht so richtig wie ich mich verhalten soll. Soll ich jetzt jede Akte die abgelegt wird, vorher durchsehen für meine Kollegin und ihr eine Notiz machen oder ist das eigentlich ihre Aufgabe dann? Ich hoffe, ihr versteht was ich meine...

Ciara · #5

Klar muss die Akte vorher durchgesehen werden, bevor sie abgelegt wird, allerdings muss sie deiner Kollegin ja auch irgendjemand zum Ablegen hingelegt haben.

Refa_86 · #6

Ja, ich habe die Akte hingelegt. Mein Chef gibt im Diktat die Anweisung und ich lege sie ihr dann hin. Ich wusste aber nicht, dass sie diese dann nicht noch vorher durchsieht, weil sonst kann ich ja die Akte gleich selbst ablegen im Prinzip.

Ciara · #7

Dann verstehe ich aber nicht warum dein Chef so sauer ist, dass die Akte abgelegt wurde (mal abgesehen davon, dass natürlich die Unterlagen durchgeschaut werden müsse), wenn er die Anweisung selbst gegeben hat.

Unicorn · #8

Bei uns ist die Aktenablage ähnlich. Wir haben auch eine Checkliste, die abgearbeitet wird. Allerdings macht das diejenige, die die Akte bearbeitet hat, weil sie weiß, welche Unterlagen sich in der Akte befinden. So kann auch nur derjenige zur Verantwortung gezogen werden, der die Akte bearbeitet hat.

Ich denke, ihr solltet das Thema einmal ausführlich besprechen, damit geklärt wird, wer welche Aufgabe bei der Aktenablage übernimmt. Dann klärt sich das zumindest für die Zukunft.

Anahid · #9

Refa_86 hat geschrieben:Ja, ich habe die Akte hingelegt. Mein Chef gibt im Diktat die Anweisung und ich lege sie ihr dann hin. Ich wusste aber nicht, dass sie diese dann nicht noch vorher durchsieht, weil sonst kann ich ja die Akte gleich selbst ablegen im Prinzip.

Das sehe ich jetzt nicht ganz so. Durchgeschaut ist die Akte schnell. Aber so wie ich Dich verstanden habe, wird die Akte dann erst gescannt für die Ablage und sorry....aber das ist eindeutig viel Arbeit.

Refa_86 · #10

Hallo Anahid, die Akte wird schon vor der Ablage gescannt, also bei jedem Mal wo was in der Akte passiert (Postein- und Ausgang). Nicht erst bei der Ablage außer es war vor 2012. War hier aber nicht der Fall. Wir haben immer die Papierakte und parallel die eingescannte Akte im Anwaltsprogramm hinterlegt. (Ich hoffe man kann das so verstehen)