Wie geht ihr mit Überarbeitung um? Was würdet ihr tun?

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Vulpes
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#1

13.03.2017, 08:28

Hallo ihr lieben,

langsam bin ich echt mit meinem Latein am Ende. Seit Monaten sind wir unterbesetzt. Und es ist kein Land in Sicht, da wir Mitte des Jahres die Räume verlassen und die Chefs noch nicht wissen wie es weitergeht. Okay, ich weiß dass mein Chef mich mitnimmt. So weit so gut.

Ich muss dazu sagen das wir eine mittelständische Kanzlei sind und jeder der ca. 10 Anwälte ist sein eigener Chef. (Was wohl auch mitunter das Problem ist.) Wir sind dementsprechend in Sekretariaten aufgeteilt. Mein Sekretariat ist - meiner Meinung nach - auch gut besetzt. Die anderen Sekretariate naja, die sind definitiv unterbesetz.

Das bedeutet für mich im Umkehrschluß das jede Kleinigkeit - ob ich will oder nicht - an mir hängen bleibt, weil ansonsten die Kanzlei untergehen würde. Bestellungen, Briefmarken, all den Kleinschei** den ich mir vorher mit einer anderen Ganztagskraft geteilt habe, die jetzt weg ist.

Ich bin am Freitag mit Mörderkopfschmerzen aus der Arbeit, vor lauter dies und das habe ich außerdem vergessen zu essen. Ich habe schlichtweg nicht daran gedacht.

Mein Hauptproblem ist das liebe Telefon. Man könnte es schon Terror nennen. Es fängt pünktlich an, wenn man den AB ausschaltet und hört erst auf, wenn man den AB wieder ausstellt. Dann die Tür, die Mandanten kommen echt wie sie wollen. Selbst wenn sie einen Termin für den nächsten Tag haben, der RA könnte ja jetzt schon Zeit für sie haben. Dass heißt ich sitze hier von morgens bis abends mit dauerklingeln (manchmal auch alleine) und schaffe es in drei Stunden einen (!) Satz zu schreiben.

Ich bin fertig und werde jetzt allen sagen, dass ich darauf beharren werde, dass die Telefonzeiten verkürzt werden müssen. Ich habe hier bestimmt über 70 Akten liegen mit selbstständiger Arbeit, die mir eigentlich Spaß macht. Der Spaß wird natürlich davon betrübt, dass ich es nicht mal schaffe mich zu konzentrieren und am Ende des Tages bekomme ich sogar manchmal keinen geraden Satz raus.

Hättet ihr noch Vorschläge?

Ps. Das mit der Unterbesetzung weiß jeder. Und alle sind froh, dass sie mich haben, loben mich und sagen mir, dass sie wissen, dass ohne mich der Laden nicht läuft und sie glücklich sind mich zu haben. Nur bringt es mir persönlich nichts, wenn ich das Wasser aus dem Schiff alleine herausschippen muss, um zu verhindern das wir sinken :sad:
LG Vulpes
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Riverside
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#2

13.03.2017, 08:47

erste Sofortmaßnahme: ein Telefonservice, der eure Anrufe entgegennimmt und vorsortiert!
Dracarys!

Nenn mir eine Farbe zwischen 1 und 10. Aber nicht Februar! Das ist kein Land!
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Sonnenkind
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#3

13.03.2017, 08:47

Hallo Vulpes,

diese Probleme kenne ich auch. Meine Kollegin ist Anfang dieses Jahres auch weg und wir arbeiten z.Z. auch etwas auf Sparflamme. Was mich am allermeistern von der Arbeit abhält ist in der Tat das Telefon. Ich würde dir da auch empfehlen, gewisse Sprechzeiten einzuführen oder es gibt aber auch eine andere Möglichkeit, die ich gelegentlich nutze. Ich lasse die Anrufe weiterleiten und diese werden von einem elektronischen Sekretariat entgegen genommen. Die Mandanten merken in der Tat nicht, dass sie gar nicht in der Kanzlei anrufen. In den meisten Fällen möchten sie ja nur etwas mitteilen und dann wird uns von diesem elektronischen Sekretariat eine e-Mail mit dem Anrufvermerk übersandt. Das kann ich dann bearbeiten, wie ich am besten dazu komme. In letzter Zeit hab ich das nicht mehr so oft genutzt, aber zu Stoßzeiten, wenn es ganz schlimm ist, dann leite ich wirklich die Telefonate um. Ist aber natürlich auch eine Kostenfrage.
Bild Liebe Grüße Sonnenkind Bild
Gestern: schon vorbei.
Morgen: kommt erst noch.
Heute: der einzige Tag,
den du in der Hand hast.
Heute musst du leben.
Heute sollst du glücklich sein.
(aus dem Buch meines Cousin K. Hartung)
Vulpes
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#4

13.03.2017, 08:59

Hallo ihr lieben,
schon einmal vielen lieben Dank für eure Antworten.
Das mit dem Telefonservice hatte ich schon einmal angesprochen. Sie sind leider dagegen. Die Kanzlei hatte das schon und bei unserem Klienten geht das leider auch nicht so wirklich. Die kennen unsere Namen und wollen das direkt mit uns oder dem Anwalt besprechen.

Daher schlage ich heute verkürzte Telefonzeiten vor.
LG Vulpes
Sunshine_1983
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#5

13.03.2017, 10:35

Bist denn nur du für das Telefon und die Tür zuständig? Vielleicht kann man da was ändern, auch wenn die anderen Sekretariate unterbesetzt sind, muss es doch möglich sein, dass auch die anderen mal ans Telefon oder an die Tür gehen.
Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu lassen und gleichzeitig zu hoffen, dass sich etwas ändert!

Ironie ist das Salz in der Suppe, was das Aufgetischte erträglich macht!
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Anahid
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#6

13.03.2017, 11:18

Ich versteh grad das Problem auch nicht. Wenn es mehrere Sekretariate gibt, dann muss das Telefon auch von allen Sekretariaten gemacht werden. Innerhalb einer bestimmten Zeit bist Du dran, dann die Kollegin XY und dann die Kollegin Meier. Wüßte jetzt eigentlich nicht, wo das Problem da liegen sollte. Klar macht keiner gerne "Telefondienst" aber das müsste ja wohl einzurichten sein. So hat jeder eine gewisse Zeit, in der er nur die Anrufe seines eigenen Sekretariats bekommt und ansonsten arbeiten kann.
:katze2 Jeder Tag ist ein Geschenk ... aber manche sind einfach grottenschlecht verpackt. :katze1
Fräulein Fit

#7

13.03.2017, 11:38

Wenn jeder der Anwälte ihr eigener Chef ist, wieso rufen die Mandanten dann nicht auch im Sekretariat ihres jeweiligen Anwalts an? Es gibt doch durchwahlen. Und, ich weiß ja nicht wie es finanziell ausschaut, aber wie wäre es, eine Hilfskraft/Empfangskraft für den 'Kleinsch**ß', Telefon und Mandantenannahme einzustellen?
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Sputnik85
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#8

13.03.2017, 11:51

Hallo,

wieso kann denn nicht jeder mal ans Telefon gehen? Das wird ja nicht nur bei dir klingeln und die Türklingel sollten ja auch alle hören. Bei mir ist es derzeit so, dass ich mein Telefon "ausschalten" kann, wenn ich mal Ruhe brauche. Ich sage dann im Büro bescheid, dass ich grad mal nicht erreichbar bin. Das sollte wohl kein Problem sein. Ansonsten Telefonzeiten einrichten.

Weiter "beschwerst" du dich, dass du die Büroorganisation machen musst. Wurde das so mal von den Chefs bestimmt? Vielleicht einfach mal ansprechen. Irgendwer muss es ja machen. Ich finde es generell besser, wenn sich um sowas nur einer kümmert, weil sonst zu viel durcheinander ist.

Vielleicht erklärst du uns deine Position mal genauer (Büromaterialbeauftragte, usw.?).

Gruß
:niveau
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Nein, ich bin nicht böse. Ich bin nur manchmal nicht ganz nett.

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Vulpes
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#9

13.03.2017, 12:22

Sunshine_1983 hat geschrieben:Bist denn nur du für das Telefon und die Tür zuständig? Vielleicht kann man da was ändern, auch wenn die anderen Sekretariate unterbesetzt sind, muss es doch möglich sein, dass auch die anderen mal ans Telefon oder an die Tür gehen.
Das Problem ist ja, dass es hier teilweise keine Kollegin gibt, die mit an die Tür oder an das Telefon gehen könnten :oops:
LG Vulpes
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Anahid
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#10

13.03.2017, 12:31

Vulpes hat geschrieben:
Sunshine_1983 hat geschrieben:Bist denn nur du für das Telefon und die Tür zuständig? Vielleicht kann man da was ändern, auch wenn die anderen Sekretariate unterbesetzt sind, muss es doch möglich sein, dass auch die anderen mal ans Telefon oder an die Tür gehen.
Das Problem ist ja, dass es hier teilweise keine Kollegin gibt, die mit an die Tür oder an das Telefon gehen könnten :oops:
Und wie ist das möglich bei 10 Anwälten? :augenreib
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