Azubiiiiiiiii Probleme

AnnaMe · #1

Halli Hallo liebe Forenmitglieder,

ich habe ein paar Fragen bezüglich der Handhabung mit meiner Auszubildenden. Aber vorab: Ich bin jetzt seit 5 Jahren ausgelernt und in verschiedenen Kanzleien tätig gewesen. Habe nun in meiner neuen Kanzlei (dabei seit Oktober 2015) zum ersten Mal die Kanzlei- bzw. Büroleitung inne, also eher noch weniger Erfrahung damit, einen Auszubildenden anzulernen. Aber bislang läufts ganz gut. Ich hab nur ein großes Problem. Sie ist mega langsam. Sie schafft niemals ihre Tagesaufgaben. Es wird alles gesammelt, das macht mich wahnsinnig. Immer wenn ich sie darauf anspreche, meint sie: "Was soll ich machen, ich schaff das halt nicht"...ich hasse diesen Ausspruch

Mir kommt das eher so vor, als würde sie die Arbeit, die sie nicht machen möchte, vor sich hinschiebt.
Das Problem ist, sie arbeitet sehr sehr langsam. Ich kann ihr ja nicht sagen, sie soll schneller arbeiten, oder? Schwierig...sie ist jetzt im zweiten Lehrjahr, kommt im September also ins Dritte, da kann man doch erwarten, dass man eine gewisse Arbeitsgeschwindigkeit an den Tag legt, oder? Bin ich da vielleicht zu streng? Wie ist das so mit euren Auszubildenden? Habt ihr Erfahrung?
Habe mir schon überlegt, zu sagen, sie soll so lange da bleiben, bis alles weggearbeitet ist. Dann steigt mir aber bestimmt mein Chef aufs Dach

Wir bekommen im September einen weiteren Auszubildenden und dieser soll sich nicht unbedingt ein Beispiel nehmen

Ich freu mich über eure Erfahrungen!

lg Anna

fury02 · #2

Hi,
Deine Aussagen sind doch etwas zu ungenau, um sich darüber ein Bild machen zu können. Langsam ist ja relativ..
Was ist denn das Tagespensum??
Wie hoch ist die Fehlerquote. Wenn sie keine Fehler macht, darf sie ruhig langsamer sein.

Riverside · #3

Definiere "langsam" bitte genauer

Ansonsten: zusammensetzen und reden!

AnnaMe · #4

Sorry, dann versuche ich mal genauer zu werden.
Tagesaufgaben der Azubis sind: - Akten verräumen und vorher auf Wiedervorlage prüfen
- Posteingang
- Postausgang
- bearbeitete Wiedervorlagen eintragen im System und in den Handakten
- Aktenanlage
- Besprechung der Post mit den Anwälten
- dem Mandanten die Poststücke übersenden
- Abheften

Meines Erachtens ist das am Tag machbar. Wenn ich hier alleine bin, an den Tagen wo sie zum Beispiel Berufsschule hat, dann schaffe ich die Sachen auch. Daraufhin höre ich von ihr immer patzig "...du bis ja auch Superwoman"...

Sie sammelt sich die Sachen, die in die Akten abgeheftet werden sollen immer, bis ein Stapel daraus geworden ist, der an einem Tag nicht machbar ist, selbst wenn man nur das macht. Dann muss ich mich als ausgelernte REFA hinstellen und alles abheften, der Chef wenn das sehen würde, wäre auf 180...Das gleiche macht sie mit den bearbeiteten Wiedervorlagen. Wird so lange gesammelt, bis es einfach nicht mehr schaffbar ist.

Ich weiß halt nicht, es kann ja auch nicht alles liegen bleiben

Was die Fehlerquote angeht, kommt es auf ihre Tagesform an, sie macht aber schon noch viele Fehler, aber niemand ist perfekt. Dafür ist sie ja da, damit sie es lernt. Sie ist nur auch am Telefon sehr unfreundlich (nicht beabsichtigt), aber sie hat immer einen mega genervten Unterton, was wir ihr schon tausendmal gesagt haben. Die Mandanten beschweren sich über sie. Dann macht sie das an einem Tag wieder ganz gut und verfällt dann ins alte Muster. *puh*
lg Anna

AnnaMe · #5

Gesprochen habe ich bereits mehrmals mit ihr. Sie meint dann immer nur "Was soll ich machen???"

fury02 · #6

Ok das Tagespensum ist ja wirklich nicht so gewaltig, zumal Sachbearbeitung ja noch gar nicht dabei ist.
Vielleicht stimmt einfach die Gesprächsbasis bei euch nicht. Sie müsste sich ja auch mal Gedanken darüber machen, wie und wann sie weiterkommen will. Im zweiten Lehrjahr müsste sie die Arbeiten am Vormittag erledigt haben und am Nachmittag Sachbearbeitung machen können (z.B. Zwangsvollstreckung oder Bänder schreiben pp) Vielleicht hilft ja auch die Konkurrenz zum neuen Azubi. Das Anlernen des neuen Azubi's würde ich ihr auf keinen Fall überlassen, sondern selbst übernehmen.
Du kannst alles versuchen, aber wenn jemand nicht weiterkommen will, kannste dem auch nicht helfen.....

Anahid · #7

Was mich wundert: Was gibt es denn bei Euch abzuheften? Wenn hier Post eingeht (egal ob E-Mail, Fax oder normale Post) wird sofort die Akte dazu rausgeholt. Wie kann es denn sein, dass es einen Stapel zum "Abheften" geben kann?

Pitt · #8

Das geschilderte Tagespensum sollte für jemandem im 2. Lehrjahr zu schaffen sein und im 2. Lehrjahr sollte man auch in der Lage sein, mit Zeitvorgaben klarzukommen. Die eigene Langsamkeit mit der Standardantwort "Was soll ich denn machen?" als unabwendbares Schicksal hinzunehmen, kann es ja auch nicht sein, zumal sich die an den Azubi zu übertragenden Aufgaben normalerweise im Laufe der Ausbildungszeit stetig steigern sollen. Das ist faktisch nicht möglich, wenn der Azubi - aus welchen Gründen auch immer - nicht in der Lage ist, seine eigenen Fähigkeiten auszubauen. Auf jeden Fall musst Du vermeiden, dass sich der neue Azubi deren Arbeitspensum zum Vorbild nimmt. Ich würde während des Türmchenbaues eingreifen und die Aufschieberitis dadurch einzudämmen versuchen, dass sie den nächsten Stapel erst dann auf ihren Tisch packt, wenn der erste weggearbeitet ist. Und immer wieder nachhaken, was der Grund dafür ist, dass die Sachen immer erst gesammelt und nicht direkt weggearbeitet werden. Auch den Spruch von "Superwoman" würde ich mir kein zweites Mal geben. Es geht einfach darum, dass zur Ausbildung auch ein vernünftiges Zeitmanagement gehört. Denn wenn man nicht gelernt hat, auch unter Zeitdruck vernünftige Arbeitsergebnisse abzuliefern, bekommt man spätestens als Angestellte richtig Stress. Von der Phase vor der Abschlussprüfung ganz zu schweigen.

AnnaMe · #9

Anahid hat geschrieben:Was mich wundert: Was gibt es denn bei Euch abzuheften? Wenn hier Post eingeht (egal ob E-Mail, Fax oder normale Post) wird sofort die Akte dazu rausgeholt. Wie kann es denn sein, dass es einen Stapel zum "Abheften" geben kann?

Das ist genau das, was ich meine...sie heftet nicht ab, sondern sammelt alles.

Bei uns läuft alles über Postlisten, die elektronisch sind. Man geht die Liste mit den Poststücken durch, bespricht das mit dem Anwalt. Der Anwalt gibt dann Anweisungen wie "abheften" oder "zur Kenntnis an Mdt." oder "an Mdt mdB um Rücksprache", etc. Sie bearbeitet das dann und druckt die Sachen aus und legt sie auf den "Abheftstapel". Nur wird niemals abgeheftet.

Pitt hat geschrieben:Das geschilderte Tagespensum sollte für jemandem im 2. Lehrjahr zu schaffen sein und im 2. Lehrjahr sollte man auch in der Lage sein, mit Zeitvorgaben klarzukommen. Die eigene Langsamkeit mit der Standardantwort "Was soll ich denn machen?" als unabwendbares Schicksal hinzunehmen, kann es ja auch nicht sein, zumal sich die an den Azubi zu übertragenden Aufgaben normalerweise im Laufe der Ausbildungszeit stetig steigern sollen. Das ist faktisch nicht möglich, wenn der Azubi - aus welchen Gründen auch immer - nicht in der Lage ist, seine eigenen Fähigkeiten auszubauen. Auf jeden Fall musst Du vermeiden, dass sich der neue Azubi deren Arbeitspensum zum Vorbild nimmt. Ich würde während des Türmchenbaues eingreifen und die Aufschieberitis dadurch einzudämmen versuchen, dass sie den nächsten Stapel erst dann auf ihren Tisch packt, wenn der erste weggearbeitet ist. Und immer wieder nachhaken, was der Grund dafür ist, dass die Sachen immer erst gesammelt und nicht direkt weggearbeitet werden. Auch den Spruch von "Superwoman" würde ich mir kein zweites Mal geben. Es geht einfach darum, dass zur Ausbildung auch ein vernünftiges Zeitmanagement gehört. Denn wenn man nicht gelernt hat, auch unter Zeitdruck vernünftige Arbeitsergebnisse abzuliefern, bekommt man spätestens als Angestellte richtig Stress. Von der Phase vor der Abschlussprüfung ganz zu schweigen.

Auch das versuche ich, ihr klar zu machen. Wie soll ich ihr denn neue, kompliziertere Sachen (wie zum Beispiel Abrechnungen, ZV, etc.) beibringen, wenn Sie nicht mal ihre Arbeit hinbekommt.

Ich glaube, ich suche morgen nochmal ein Gespräch mit ihr. Aber rauskommen wird sowieso nichts

Skyline · #10

Hallo,

bin seit 20 Jahren Rechtsanwaltsfachangestellte und habe auch einige Auszubildende hinter mir. Mein Tipp: "Fangt niemals das Du an !". Nach der Ausbildung könnte man ja drüber reden, aber na, ja, ist halt meine Erfahrung. Habe gemerkt, denen ich es angeboten habe, sofort auch der Respekt mir gegenüber runter ging und man meinte auf einer Ebene mit mir zu sein. Anweisungen wurden teilweise nicht befolgt und wenn man dann einen Chef hatte, der einen den Rücken nicht stärkt, viel Spass. Das gilt nicht für alle Auszubildende das möchte ich hervorheben. Würde mir beim nächsten Azubi überlegen beim "Sie" zu bleiben.