Datum der Aktenablage

vinya · #1

Hallo zusammen,

kurz vor knapp kommt meine Chefin mal wieder mit was Neuem an, und ich frage mich nun, ob ich das die ganze Zeit falsch gemacht habe...

Es geht um die Aktenablage. Ich habe bisher immer das Datum ins Aktenregister eingetragen, an dem ich die Akte wirklich abgelegt habe, also aus dem Aktendeckel in den Archivordner bzw. die Akte in den Keller verfrachtet habe. Nun sagte meine Chefin gestern (nach über 3 Jahren!!), das sei ja falsch, da muss das Datum des letzten Vorgangs in der Akte angegeben werden.

Muss dazusagen, dass manche Akte schonmal ein halbes oder ganzes Jahr ohne Vorgang im Schrank hängt, bevor sie sie abgelegt haben will (weil da könnte ja doch nochmal was kommen), teilweise bringt sie auch schon mal Uraltschätzchen aus ihrer Tätigkeit vor dieser Kanzlei mit und sagt mir, ich solle die ins Archiv legen. Auch da schreibe ich das Datum drauf, an dem ich die Akte ins Archiv gebracht habe.

Was nu? Wie wird das bei Euch gehandhabt?

Aelizia · #2

Ich nehme das Datum des Ablagetages.
Weder hier noch in den vorigen Büros in denen ich gearbeitet habe, wurde das anders gehandhabt.

hefalumpine · #3

Hallo, also wir nehmen Datum Tag der Ablage - ist das einfachste; schnellste und macht m.E. auch Sinn, weil die Akte bis dahin ja organisatorisch noch mitgeführt wird durch z.B. Wiedervorlage

Ciara · #4

Ich nehme auch das Datum, an dem ich die Akte tatsächlich abgelegt habe.

AnjaZ · #5

Ich stimme meinen Vorrednern zu.

Anahid · #6

Wie alle anderen auch: Datum des Tages an dem die wirklich abgelegt wird, nicht Datum des letzten Vorgangs. War auch noch nie anders; wurde also in allen Kanzleien, in denen ich bisher gearbeitet habe, so gehandhabt.

vinya · #7

Danke euch, manchmal zweifele ich ja an mir, wenn sie plötzlich mit sowas um die Ecke kommt. Naja, hilft ja nix, sie will es so, und in den letzten paar Tagen, fang ich jetzt nicht noch das Diskutieren wieder an. Verkriech ich mich halt mal 2 Tage (von den kostbaren 9 Tagen, die ich noch hier bin) im Keller und schreibe ihr Aktenregister um.

booo · #8

Anahid hat geschrieben:Wie alle anderen auch: Datum des Tages an dem die wirklich abgelegt wird, nicht Datum des letzten Vorgangs. War auch noch nie anders; wurde also in allen Kanzleien, in denen ich bisher gearbeitet habe, so gehandhabt.

Auch noch mal komplett unterstreiche.....

ABER.. in diesem Zusammenhang hätte ich auch gleich noch was...

Kollegin und ich sind uns da nämlich auch nicht ganz sicher

Ablage z.B. 2006 ..... dann kommt vier Jahre später noch irgendeine nicht wichtige Post.
Ich kann in meinem Programm aber überhaupt nichts mehr in der Akte machen, wenn diese abgelegt ist, also auch keine eingescannte Post zuordnen, d.h. ich muss die Akte im PC wieder reaktivieren... so... und wenn ich die Akte wieder ablege, bekommt sie dann eine neue Ablagenummer mit neuem Datum? Weil dann muss ich die Akte ja vier Jahre länger im Archiv lassen und dann z.B. bis 2020 (statt 2016) aufbewahren

skugga · #9

booo hat geschrieben:Ablage z.B. 2006 ..... dann kommt vier Jahre später noch irgendeine nicht wichtige Post.
Ich kann in meinem Programm aber überhaupt nichts mehr in der Akte machen, wenn diese abgelegt ist, also auch keine eingescannte Post zuordnen, d.h. ich muss die Akte im PC wieder reaktivieren... so... und wenn ich die Akte wieder ablege, bekommt sie dann eine neue Ablagenummer mit neuem Datum? Weil dann muss ich die Akte ja vier Jahre länger im Archiv lassen und dann z.B. bis 2020 (statt 2016) aufbewahren

Bei mir nicht; ich leg die in RAM wieder unter der alten Ablagenummer ab.

Anahid · #10

Eine neue Ablage bekommt die bei mir nur dann, wenn seit der letzten Ablage bis jetzt entweder irgendwelche Fristeneinträge erfolgt sind oder Kontenbewegungen im Mandantenkonto waren.