Buchhaltung ... einfach so nebenbei erledigen??

anwaltsliebling · #1

Hallo zusammen,

seit Montag arbeite ich 20 Std./Wo. in der Anwaltskanzlei, in der ich schon seit paar Jahren immer mal sporadisch ausgeholfen habe. Meine Vorgängerin ist gewechselt, so dass ich mir jetzt ihre Stelle mit einer zweiten Teilzeitkraft teile. Da ich den "Betrieb" doch schon ein wenig mehr kenne, als die "neue", hab ich die komplette Buchhaltung aufs Auge gedrückt bekommen. Habe mich soweit auch eingearbeitet, aber bis das mal zügig voran geht, werden noch einige Monatsabschlüsse ins Land gehen *seufz*. Im Moment haben wir aber so viel Rückstau an Banddiktaten, dass ich zur Buchhaltung gar nicht komme. Chef meint, die Buchhaltung müsse eben halt nun mal hintenanstehen. Aber ich hab noch nicht mal den kompletten Juni gebucht, vielleicht bis Mitte oder so. Zumindest hab ich es so von meiner Vorgängerin übernommen. Bis 20. d. Monats hab ich Zeit für den Monatsabschluss. So... lange Rede, kurzer Sinn, ich befürchte, dass ich auf Dauer die Buchhaltung nicht so nebenbei machen kann. Zumindest nicht in der Art und Weise. Wie macht ihr das? Täglich buchen, wenn der Kontoauszug kommt? Was sicher Sinn machen täte, da hat man die Arbeit nicht so geballt. Oder habt ihr einen Tag in der Woche, an dem ihr nur Buchhaltung macht? Ich komme mir so blöd vor, brauche nur ich so lange für das Zeugs oder ist es tatsächlich so zeitintensiv. Ich hab echt keinen Plan, wie ich das alles unter einen Hut bringen soll. Ich hab schon halbe Albträume deswegen. Oh mann, eigentlich wollte ich mich nur mal "ausheulen". Mir wächst jetzt schon alles über den Kopf, zumal meine Nachmittags-Kollegin auch noch etwas Einarbeitungszeit braucht und momentan nicht wirklich eine Entlastung ist.

Liebe Grüße
Kerstin

Gast · #2

Ich gehe hier auch absolut in Arbeit unter und kann Dich absolut verstehen. Ich habe es mir so angewöhnt, dass ich die Geldeingänge von den Kontoauszügen spätestens alle 3 Tage in die jeweiligen Akten eintrage und immer dann, wenn ich mal richtig Zeit habe, dann die Buchhaltung im PC mache um Monatsabschlüsse erstellen zu können. Das passiert immer nur einmal im Monat.

StineP · #3

Das kommt immer drauf an. Wie ich zu tun habe.. Ich versuch es auch nebenher zu machen, was manchmal einfach nicht geht. Wegen der Buchhaltung hab ich schon oft mal länger gemacht, auch, weil man nach 18 h zB nicht mehr von nervenden Mandanten am Telefon gestört wird...

Keine Sorge, irgendwann hat man das gut drin. Auch wenn es wirklich gelegentlich nervenaufreibend ist.

Tigerentchen · #4

Das Problem kenne ich sehr gut. Habe mir daher angewöhnt, die Buchhaltung immer freitags nachmittags zu machen. Da ist das Telefon verhältnismäßig ruhig und bis mittags habe ich eilige Sachen dann auch geschafft. Finde es immer ganz gut, freitags zu buchen, da die Akten, die im Laufe der Woche auf der Fensterbank landen mit den Vermerk "Geldeingang ?" dann anschließend nach evtl. erfolgter Mahnung wieder im Aktenschrank hängen und mein Arbeitsplatz für die kommende Woche einigermaßen aufgeräumt ist.

anwaltsliebling · #5

Danke ihr zwei, das tröstet mich ein wenig. Meine Vorgängerin hat es so gehandhabt, dass sie sich (wann Zeit war) sämtliche Kontoauszüge vorgenommen hat, dann die entsprechenden Akten raussuchte und dann Buchungszettel für jede Aktenbuchung schrieb (Sachbuchungen schreibt sie nur das entsprechende Konto auf den Kto.-Auszug). Dafür allein braucht man schon einen Haufen Zeit. Und dann das Einbuchen im System. Nun haben wir - wie sicherlich jeder Anwalt oder? - zwei Konten (Fremdgeld und Honorar). Na ja, wird schon werden.

Gast · #6

Das Problem kenne ich auch. Bei vielen Kanzleien laufen so Sachen wie Buchhaltung, ZV, Ablage und so nebenher. Eigentlich sollte das aber nicht so sein. Man sollte das täglich machen können. Probier mal mit den Chefs darüber zu reden. Wenn sich nichts ändert musst es halt leider so hinnehmen.

Nasenbär · #7

Also Kerstin ich kann Deine Verzweiflung auch absolut nachvollziehen.
Bei mir ist es so, dass ich mich vorrangig um die Buchhaltung kümmern muss (was mir auch permanent gesagt wird) gleichzeitig werde ich mit dem normalen Tagespensum eines Sekretariats überhäuft, bin zuständig für eine Azubine und von den übrigen Kolleginnen mit ihren Fragen und Wehwechen mal abgesehen ... Der Tag hat nur 8 Stunden, wissen dass die Chefs?

Ich habe es mir angewöhnt, dass ich frühmorgens (wenn ich mit dem Posteingang durch bin) mir die aktuellen Kontoauszüge (Proficash) runterlade und dann anfange diese zu buchen, so dass ich dann bis ca. 11.30 Uhr mit der Buchung des Vortages durch und somit auf dem Laufenden bin. Klar, manchmal wenn es arg drunter und drüber geht kann es schon mal passieren, dass ich einen Tag nicht buche. Aber größere Rückstände als 2 Tage laufen so bei mir nicht auf (meist). Und mittlerweile hab ich mir die Mentalität zugelegt, dass ich wirklich ablehne wenn einer was von mir will weil ich eben erst buchen muss. Die Chefs sagen mir doch auch ständig, dass dies Vorrang hat - also: dann mach ich das auch so. Wenn bei uns ein solcher Buchungsrückstand auflaufen würde wie bei Euch, dann würden hier alle im Kreis springen. Drama Drama

doxy123 · #8

Ich kenne es so, dass die Buchhaltung jeden Tag gemacht wird. Die Akten werden anhand des Kontoauszuges gezogen und vorkontiert. Am darauffolgenden Monat bekommt der Steuerberater die Buchhaltung (vorkontierte Kontoauszüge) und bucht diese. Man braucht dafür nur ca. 30 Minuten am Tag.

LG

Gast · #9

Nasenbär · #10

Eigentlich dauert es ja auch nicht lange, je nachdem wieviele Vorgänge auf dem Konto. Akten ziehen wir gar nicht mehr extra (nur wenn was unklar ist) - anhand des Kontoauszuges wird entsprechend zur Akte ins Aktenkonto eingebucht und jeder im Büro kann sich das Aktenkonto am PC entsprechend ansehen.
Einzig etwas länger dauert es bei nicht aktenbezogenen Vorgängen wie Kreditkartenabrechnungen etc. Aber sonst geht es ganz fix. Ich sehe ja am PC beim Buchen im Aktenkonto, was los ist (Honorarrechnung, Auslagen usw.) Und Anfang jeden Monats 1x die E/A über Elster. Läuft aber auch automatisch.