RAe im Gespräch, wie kenntlich machen

ReNoJenny · #1

Hi Leute,

bei uns kommt es ständig vor, dass wir nicht mitbekommen, wenn die Anwälte ins Mandantengespräch gehen. (Wir haben ein Büro mit mehreren Mitarbeitern. Wir bekommen es nicht immer mit, wenn jemand die Tür geöffnet hat, für welchen RA der Mandant gerade gekommen ist und welcher Anwalt dann grad ins Gespräch geht) Wir versuchen dann Telefonate durchzustellen oder den Anwalt so per Telefon zu erreichen. Manchmal gehen die Anwälte ran und meckern dann rum, dass sie grad im Gespräch sind.

Wie wird das bei Euch gehandhabt, dass solche Situationen vermieden werden???

Bitte um Eure Hilfe!
Danke

Xuka · #2

Gibt es keinen Terminskalender in Eurer EDV in dem ihr die Termine eintragen könnt? Wer lässt die Mandanten rein? Evtl. wäre es möglich, das derjenige kurz im jeweiligen Sekretariat Bescheid gibt, dass der RA gerade einen Mdt. empfangen hat oder der RA stellt sein Telefon in der Zeit einfach um?

Bino · #3

Also wir haben mehrere Besprechungszimmer, da fällt das Problem weg.
Dann muss der Anwalt bei Euch in seinem Sekretariat Bescheid sagen und dann muss die entsprechende Kollegin Euch informieren. Das dürfte wohl die einfachste Variante sein, aber das wird sicher daran scheitern, dass der Anwalt es nicht schaffen wird, das einzuhalten, oder?

SandyS · #4

Gibt es bei Euch den keinen Empfang. Irgendjemand muss doch die Mandanten reinlassen. Diejenige muss dann einfach der zuständigen Sekretärin Bescheid geben. Habt Ihr einen Besprechungsraum? Oder finden die Gespräche im RA-Zimmer statt?

Es gibt auch Telefone, bei denen der RA einstellen kann, dass er jetzt gerade nicht gestört werden möchte.

Ina84 · #5

Hi Jen,

ich hab das gleiche Problem. Empfang ist im EG und ich sitz im 1.OG und bekomme manchmal nicht mit wenn Chefin mit Mandanten in ihrem Büro verschwindet.
Ich schau dann immer durchs Schlüsselloch oder horche an der Tür, ganz ehrlich.
Und wenn ich mir nicht sicher bin, ruf ich durch und frag, bevor ich sage wer dran ist etc, "sind Sie frei?". Sie kann dann einfach "Nein" sagen und wieder auflegen.
Sie meckert aber eigentlich recht selten, weil sie sich des Problems bewußt ist. Außerdem könnte sie ja einfach nicht dran gehen oder das Telefon stumm schalten oder so.
Aber ich glaub bei einigen Mandanten ist sie sehr froh gestört zu werden.

gkutes · #6

gehen die anwälte selbst an die tür? und, warum habt ihr keinen terminkalender? mE ist das alles nur eine Kommunikationsfrage. dazu muss man die anwälte aber auch erziehen. bei uns kommt und geht keiner, ohne dass sich an- oder abgemeldet wurde. war ein langer weg und es klappt auch nicht 100%ig aber schon sehr gut

und wenn eine von deinen Kolleginnen jm reinlässt, muss diese natürlich auch bescheid geben.

ReNoJenny · #7

wir haben keinen direkten Empfang. Wie gesagt, wir sitzen alle in einem Büro und derjenige, der grad in der Nähe der Tür ist, macht eben auf bzw. normalerweise die Azubis.
Und wenn man ein Diktat schreibt oder grad am Telefonieren ist, bekommt man eben nicht immer mit, wer da grad für wen gekommen ist

Aber das mit "Telefon umstellen" ist ne gute Idee. Ich werd mich mal erkundigen ob das hier geht!

Gibt es sonst noch Tipps?

ReNoJenny · #8

wir wissen manchmal auch morgens nicht, ob die Anwälte schon da sind, weil die sich immer so reinschleichen
abends wissen wir manchmal auch nicht, wann die gehen, da wird sich auch manchmal rausgeschlichen!

Micky73 · #9

Bei uns hatte die Cheffin immer eine Tastenkombination im Telefon eingegeben, wenn sie im Gespräch war oder nicht gestört werden wollte. Bei uns war dann ein rotes Lämpchen am Telefon zu sehen und wir wussten, daß wir nichts durchstellen dürfen.

Ein anderer Chef hat am Türrahmen einen Roten Punkt (magnetisch) befestigt, wenn er nicht gestört werden wollte.

JaegerK · #10

Das Problem habe ich nicht. in meiner jetzigen Kanzlei bin ich die einzigste Angestellte und habe nur einen Chef. Ich birnge die Leute meistens selbser rein. und wenn das mein Chef mal alleine macht auch kein Problem. ich sitze direkt vor dem Büro meines Chefs. Da gilt dann das Prinzip "Tür zu: keine Anrufe!" "Tür offen: Wenn er nicht telefoniert dann kann ich durch stellen." man soll es nicht glauben aber mein chef hat drei telefone. (ein Festnetz und zwei Handys)

Allerdings in der vorherigen Kanzlei in der ich gearbeitet hatte, wurde es so gehändelt, dass alle eingehenden Anrufe ibeim Empfangsbereich ankamen und diejenige wusste dann an wen es sich lohnt weiterzuverbinden. meist saßen da die Azubis. und alle anrufe müssen ja gar net an den RA weitergeleitet werden. einfache Auskünft konnten dann von den jeweilig zuständigen Angestellten erteilt werden.