Fristen und Termine, ja... Dann ist's aber echt blöd, wenn die Ablage nicht gemacht ist. Heißt: Die Akte ist eh dann nicht vollständig, weder Papier noch digital.... Wobei das dann auch egal ist, gemacht werden muss es trotzdem. Im den Stapeln zu wühlen und immer die gebrauchten Sachen rauszusuchen kostet unnötig Zeit, dann kommt man ja gar nicht mehr nach. Mein Chef hat zum Glück selber ein Auge auf die Fristen..... Aber da geht dann auch schon mal was unter....
Um einigermaßen bei zu sein mit der Ablage, müsste ich tatsächlich ungefähr 3 - 4 Stunden pro Arbeitstag dafür aufwenden. Dazu kommen fast täglich Neumandate dazu, die Ditkate, den Postausgang eben dazu, Posteingang, diverse andere Sachen wie Bürobedarf bestellen, teilweise wirklich dicke Strafakten scannen, Wiedervorlagen eigentlich auch, aber das läuft auch nicht so richtig, wenn der Anwalt auch nicht nach kommt.
Ich versuche jetzt, die Ablage morgens zu machen. Sonst wird das nie was, denn ich kriege einfach keine Zeit mal zwischendurch. Nach hinten raus wird es schwierig. Es wird dann so 16:30 Uhr/17:00 Uhr wenn ich die fertigen Diktate und Schreiben runterreiche zum unterschreiben. Dann noch den Postausgang, dann wird es oft schon knapp, dass ich pünktlich rauskomme um 18:00 Uhr.
Schwierig ist natürlich immer abzuschätzen, ob ich mit allem einfach zu langsam bin oder ob es einfach zu viel ist. Mein Chef sagt zum Glück auch, dass man das gar nicht schaffen kann. Aber ich möchte ja mein Bestes versuchen, damit es so gut wie möglich funktioniert.
Leider ist da was liegengeblieben über bestimmt 3 oder 4 Wochen, sodass die Mandanten dann "plötzlich" eine Kontopfändung hatten, was vielleicht nicht hätte sein müssen. Aber ich kam einfach nicht dazu. Eigentlich hätte das Priorität gehabt, aber dann kriege ich die wuchernde Ablage niemals weg und ich bräuchte bestimmt bald ein eigenes Büro für die Stapel ;o)
Und ich weiß nicht, wie ihr das macht. Aber ich muss ja auch noch darauf achten, dass auch alles digitalisiert wird bevor ich es abhefte. Denn wenn ich das nicht regelmäßig mache, dann weiß ich nachher ja gar nicht mehr, was in den Akten jetzt bereits digitalisiert ist und was nicht. Oder wie macht ihr das? Mit den rückständigen Sachen, die digitalisiert werden sollen brauche ich ja gar nicht anzufangen, wenn ich 1. keine Zeit dazu finde und 2. das alles total chaotisch ist mit den aktuellen Sachen die nicht einfach so abgeheftet werden dürfen, weil sonst ich eben nicht mehr weiß, was ist bereits digital und was nicht. Wobei ich die Seiten mittlerweile markiere, aber umgekehrt ist es noch viel blöder, was digital ist, ist das auch ausgedruckt? Ich kann ja nicht ständig die Akten von vorne nach hinten durchsehen, ob alles komplett ist. Oder habe ich hier einen Denkfehler?
Öfter habe ich natürlich auch Dinge, die ich noch nie gemacht habe und sitze länger dran als eine eingearbeitete Kraft das natürlich schaffen würde. Daher weiß ich nicht, ob ich wirklich so eine gute Wahl für die Firma bin und bin natürlich trotz der Zufriedenheit meines Chefs verunsichert.
Mit den Prioritäten: vielleicht sollte ich meinem Chef da was vorsortieren. Also gewissermaßen so Ablagekörbchen aufstellen mit EILT oder EILT nicht so sehr oder so ähnlich. Er verschusselt das nämlich auch etwas, oder es ist halt einfach alles irgendwie eilig. Auch beim Diktatband kann man die Prios einstellen, was er aber auch eigentlich nie macht. Muss ihn mal nochmal drauf ansprechen, ob er mir da helfen kann?! Aber ich vermute irgendwie, dass er möchte, dass ich selber Prioritäten setze.... ?!?
Wenn alles an andere vergeben wird, komme ich mir irgendwie schon blöd vor. Nun soll eine Kollegin die Rechnungen schreiben, um mich zu entlasten. Ich finde das ja auch ganz schön, aber bin auch verunsichert, ob ich nicht doch eher auf dem Abstellgleis dadurch landen werde.
Praktikant oder so, ja, wäre sicherlich nicht das übelste. Ist wohl aber nicht so geplant. Denn dazu müsste wohl auch ein Arbeitsplatz vorgehalten werden. Und die müssen doch dann auch noch andere Sachen in der Kanzlei übernehmen?! Oder kann man die den ganzen Tag nur an den Kopierer stellen? Ich glaub' nicht.
Ich weiß auch nicht, ob ich normal schnell bin beim Diktate schreiben. Es soll aber demnächst wohl eine Sprachsoftware eingesetzt werden....
Mit dem Chef die Arbeiten besprechen, wäre sicher toll. Aber es ist extrem schwer, ihn mal zu fassen zu kriegen. Also fällt das auch eher flach.
Im Moment hat er abends etwas mehr Zeit, um in der Kanzlei zu sein und er macht sich grad schon seine Gedanken, wie er mich entlasten kann. Also z. B. etwas Ablage an die anderen verteilen, ihre Ablage sollen die jetzt selbst machen und die eine Kollegin soll die Rechnungen schreiben (schade eigentlich, das hat immer Laune gemacht
))
@Chrissy Feldy
"Die Arbeit war immens und in meinen 37 Stunden in der Woche nicht zu schaffen."
Dass du das überhaupt in dieser Zeit alles geschafft hast, ich würde wohl nicht mal die Hälfte schaffen... Der ganze Rest deines Berichts hört sich auch total grauslig an. Ich hoffe, du findest was Besseres als das, was du hattest. Kann ja eigentlich nur noch besser werden...
LG