Büroaufteilung - Empfangsbereich

*finchen* · #1

Hallo zusammen,

wir beziehen in den nächsten Wochen neue Räumlichkeiten. Bisher war es so, dass ich ein eigenes Büro, sprich einen abgetrennten Raum hatte. In den neuen Räumen ist es aber so, dass Empfang und Wartebreich und Flur eins sind. Dort werde ich dann auch sitzen und arbeiten.

Mein Problem ist, dass ich nicht genau weiß, wie ich in Zukunft Telefonate mit Mandanten handhaben soll. Es ist halt nicht so, dass ich die Telefonate nur weiterleite, sondern viele Dinge kann ich selbst mit den Mandanten besprechen. Das würden ja die Mandanten im Wartebreich alles mitbekommen. Was haltet ihr davon? Habt ihr vielleicht eine ähnliche räumliche Situation und könnt mir was dazu sagen? Oder seht ihr da gar kein Problem?

Viele Grüße
finchen

ninah · #2

sitzen den ganzen tag mandanten bei euch??
vielleicht die anwälte bitten, die mandanten direkt zu sich zu holen
oder dem mandanten am telefon sagen, dass er zurückgerufen wird (solltest du dich "belauscht" fühlen)

*finchen* · #3

Irgendwie klappt das hier alles noch nicht so ganz. Nochmal mein Beitrag, ich hoffe, nicht doppelt:

Nah, bei uns sitzen nicht den ganzen Tag Mandanten. Die Chefs bitten, die Leutz früher reinzuholen kann ich vergessen. Das sagen die:Wofür haben wir denn einen Wartebreich (,für den wir im übrigen XYZ EUR ausgegeben haben)! Bei uns ist es auch so, dass die Mandanten (warum auch immer) teilweise 45 min vor dem Termin kommen. Die kann man ja dann auch nicht immer früher drannehmen.

Zurückrufen ist sicherlich eine Option, ich finde die Lösung aber etwas unschön. Wenn der Mandant anruft, dann soll er auch möglichst direkt seine Auskunft erhalten und nicht erst "vertröstet werden". Aber darauf wird es dann wohl hinauslaufen.

Habt ihr sonst noch hübsche Ideen für mich?

gkutes · #4

da gibt es keine elegante lösung. Dass du im Wartebereich sitzen musst, finde ich mehr als schlecht geplant.

*finchen* · #5

Tja, dass liegt wohl daran, dass alles nur noch nach der Optik geht, alles schön offen und hohe Räume und moderne Architektur und .... Wie man darin arbeiten soll und ob das für eine Rechtsanwaltskanzlei alles so vorteilhaft ist, wurde da leider nicht so bedacht.

Ich kenne sogar Kanzleien, die haben um die Arbeitsplätze der Mitarbeiter heraum, quasi einen Glaskasten bauen lassen. Ist jetzt auch nicht so prickelnd, aber so haben die das Problem mit dem "Lauschangriff" gelöst.

nephele · #6

Es gibt doch auch so "mobile" Wände zum einbauen oder? Fragt mich jetzt nicht wie die heißen. Aber die kann man mal eben so einbauen und später ohne Probleme wieder rausnehmen... Kommt doch immer bei "mein super tolles neues Haus" oder wie die Sendungen alle heißen...
Vielleicht ist das ne Möglichkeit?
Wenn deine Chefs eh schon etliches Geld für den Wartebereich ausgegeben haben, müssen sie das eben auch noch finanzieren. Das geht ja nicht, dass die Schweigepflicht so verletzt wird, nur weils "schöner aussieht"...

*finchen* · #7

Ich werd meine Bedenken mal mit meinen Chefs besprechen. Vielleicht lässt sich da wirklich was machen mit Leichtbauwänden oder so. Letztlich müssen die es selbst wissen, was ihnen wichtiger ist.

Ich habe auch schon überlegt, ob man den Mandanten nicht einfach ein Radio hinstellt, dann können die sich auf das Gedudel konzentrieren und nicht auf meine Telefonate

Vielen Dank für eure Meinung!

tcb_w87 · #8

Wir haben auch ein Radio. So ist man wenigstens nicht gezwungen unsere Telefonate zu belauschen. Wenn man nichts anderes hört als das Telefon, lauscht man ja ob man will oder nicht.

Sam29 · #9

Es ist nicht Neues, dass der Empfang gemischt mit dem Arbeitsplatz ist. Bei kleineren Kanzlein ist es doch ständig so ... und nur, weil Du am Telefon mit den Mandanten Dinge klärst, heisst es doch nicht, dass der wartende Mandant sofort weiß, wer Eure Mandtschaft ist. Zumal man auch nicht alle zwei Sekunden den Namen erwähnt. Also, ich glaube Du machst Dir viele Gedanken um nichts.
Da würde ich mir eher Sorgen darum machen, wie man mit Arbeitplatz am Empfang in Ruhe Fristen berechnen soll.

Franziska61 · #10

oh je, das liest sich nicht so prickelnd... leider schwimmen ja einige anwälte auf dieser welle, alles muß offen und transparent usw sein... finde ich für die werbe- und designbranche etc. passend, aber nicht für eine kanzlei, in der einfach mal etliche sensible daten bearbeitet werden. zum thema telefonieren finde ich es schon unter dem aspekt datenschutz mehr als bedenklich, den empfang so in den wartebereich zu integrieren, dass alle alles hören können. ich bin nicht der meinung, dass du dir da zu viele gedanken machst, eher deine chef's zu wenige. konzentriertes arbeiten stelle ich mir ebenfalls äußerst schwer vor, wenn nirgendwo eine tür ist, die man mal schließen kann, grad wenn diese "knusperakten" anstehen und natürlich auch fristen etc.. wünsche dir trotzdem einen guten start im neuen büro und einen chef, der -wenn's nicht gut läuft- offen für kritik und fähig zu handeln ist (ich weiß, ist manchmal ein wunschtraum)