Ausdruck Aktenkonto

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Ramona A.
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#1

07.11.2018, 17:59

Hi, ich brauche mal euren Rat bzw. Info's, wie ihr das so handelt.
Wir sind im Büro 2 Anwälte und 1 Notar, dazu gibt es 2 Mitarbeiterinnen für Prozessbereich für die beiden Anwälte und Anmeldung (jeweils 30 Stunden), eine 450 € Kraft für Notariat und Ablage und mich als Vollzeitkraft für Notariat und Buchhaltung. Ich hole morgens auf dem Weg zur Arbeit die Kontoauszüge und beginne den Tag auch immer mit Buchhaltung. Ich buche die Zahlungseingänge und erledige die Überweisungen. Die Aktenkonten werden von mir ausgedruckt und gesammelt der Kollegin A seitlich auf den Tisch gelegt (immer gleiche Stelle). Der Anwalt B möchte, dass vorne in die Akte jeweils das aktuelle Aktenkonto eingeheftet ist, damit er mit einem Blick feststellen kann, wie der Stand ist.
Meine Kolleginnen -insbesondere Kollegin B, die für Anwalt B zuständig sein soll- sind nun aber der Meinung, dieses sei nicht ihre Aufgabe. Ich müsse die Akten suchen und die Ausdrucke vorne in die Akten heften. Ich habe schlichtweg gar nicht die Zeit -und zugegebenermassen auch keinen Bock- auf diese Aktensucherei, zumal die Akten ja wahrscheinlich bei meinen Kolleginnen ohnehin auf dem Tisch liegen. Es ist bei Kollegin B recht schwierig, festzustellen, wozu sie eigentlich zuständig sein soll. Irgendwie sind es immer die anderen. Obwohl es seit Jahren so gängige Praxis ist, findet Kollegin A es plötzlich auch nicht mehr richtig -früher war das völlig ok-.
Ich bin total genervt, zumal mein Arbeitstag ansonsten ausgefüllt genug ist.
Mich würde interessieren, wie ihr das so händelt. Keine Ausdrucke zu machen ist keine Option, Anwalt B will es sehen.
Bitte, ehrliche Meinung: Ist das wirklich meine Aufgabe im Rahmen der Buchhaltung???
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Andy66
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#2

08.11.2018, 07:57

Was Aufgabe der Buchhaltung ist, ist in jeder Kanzlei anders. Vor Einführung unseres Anwaltsprogramms hat das unsere Hilfskraft gemacht und händisch in die Aktenblätter eingetragen. War jedes Mal ein riesen Aufwand. Jetzt mache ich die Aktenverbuchungen, das geht deutlich schneller. Allerdings drucken wir keine Aktenblätter aus - man kann jederzeit online sehen, wie es um die Akte steht. Das Aktenkonto wird wenn überhaupt nur noch bei der Ablage ausgedruckt und mit den Papierakten abgelegt. Wozu es gut sein soll, das Aktenkonto auszudrucken, wenn man das auch online sehen kann, erschließt sich mir nicht. Ihr arbeitet wohl nochviel mit Papierakten?

Es ist Sache des Chefs zu entscheiden, wer was zu tun hat. Das entspricht seinem Direktionsrecht. Leider halten sich die Chefs da gerne raus "machen Sie das untereinander aus" und versuchen, sich zu drücken.

Lass es also über die Chefs entscheiden. Wenn sie sagen, Du musst das einheften, dann ist das so. Sollte es dann dazu führen, dass andere Aufgaben dadurch nicht mehr ausgeführt werden können, sollte man das dem Chef mitteilen.

Versuche auf jeden Fall alles aus der Sache rauszuhalten, was auch nur im entferntesten nach Zickenkrieg riecht. Dann erlischt das Interesse des Chefs augenblicklich, nach meiner Erfahrung. Aus deiner Schilderung der Kollegin B klingt an, dass Du eventuell mit ihr persönlich nicht wirklich gut zurecht kommst. Das ist aber hier nicht das Thema und so sollte es auch nicht rüberkommen, sonst hört dir keiner zu.
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Soenny
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#3

08.11.2018, 08:23

Ich sehe da noch nicht einmal eine Aufgabe der Buchhaltung. Du hast gebucht und es kann sich jeder die Aktenkonten ansehen, da bin ich voll bei Andy66.
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Bei manchen Menschen ist es interessant zu sehen, wie das Alter den Verstand überholt hat! (Autor: A.G.)


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Ramona A.
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#4

08.11.2018, 08:30

Ja, es ist richtig, dass ich mit Kollegin B tatsächlich nicht zurechtkomme. Ich mag die einfach nicht und das macht es ja auch so schwierig und dann ist es möglicherweise wirklich Zickenalarm. Im Grunde ist es auch nur hochgekocht, weil sie einen Fehler, den sie bei der Abrechnung gegenüber einem Mandanten gemacht hat, nicht eingestehen will und deshalb einen 'Schuldigen' sucht. Ich werde da erst noch mal drüber schlafen und mir dann überlegen, wie und ob ich reagiere und auch mit den Chef's sprechen.
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#5

08.11.2018, 14:21

bei uns ist es auch von der Buchhaltung getrennt. Buchhaltung bucht zwar Zahlungsein- und ausgänge in die Akten, ist nicht für die Aktenführung selbst zuständig. Das ist dann Job der jeweiligen ReFa - was bei uns aber eigentlich auch nicht klappt und oft erst zur Ablage dann von den studentischen Hilfskräften gedruckt wird.
Ich bin ein Niemand. Niemand ist perfekt. Ergo: Ich bin perfekt! :yeah :mrgreen:
Der Fehler sitzt meistens vor dem Gerät. :pfeif
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SiBa
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#6

08.11.2018, 15:12

Ich schließe mich erstmal meinen Vorrednern an.

Ihr scheint aber ein generelles Ausfgaben-Struktur-Problem zu haben... Kann das sein? Eigentlich hat doch jeder fest zugewiesene Aufgabengebiete... Hier ist das so. Wenn jemand seine Kompetenzen übertritt oder Arbeiten verweigert, gibt es eine freundliche Ansage... Wenn's dann nicht besser wird, gibts auch mal Mecker! Aber wenn an der Satz "Das ist nicht mein Problem" aufploppt und du die Arbeiten anderer auf einmal mitmachen musst, kneift es ja dann wieder an deiner eigenen Arbeitszeit und das ist dann ein Problem, was schnell die ganze Kazlei betreffen kann.
Kommunikation sollte die Lösung sein. Auch wenn du sie nicht magst... Wenn alle Auseinandersetzung mit ihr fehlgeht, dann bitte seitens der Chefs um ein genaues Statement, wer was zu tun hat. "Regeln Sie das unter sich" darf dann nicht als Ausrede kommen, da kannst du gleich sagen - haste versucht - hat nicht geklappt...
Kaffee erreicht Stellen, wo Motivation nur schwer hinkommt!
Einen schönen Tag euch allen... :wink1
Ramona A.
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#7

08.11.2018, 15:41

Ich sehe es eigentlich genauso. Ich buche die Zahlungsein- und ausgänge und lege das Aktenkonto dann bereit. Die Sachbearbeiterin verwertet dann die Information und klärt mit dem Anwalt, ob und was zu tun ist. Das hat ja auch immer gut geklappt. Seit aber Kollegin B im Büro ist -seit 1 1/2 Jahren- gibt es ständig Diskussionen über irgendwelche Nichtigkeiten -wobei sie sich immer für unzuständig erklärt- und das nervt einfach nur. Zumal Kollegin A plötzlich immer zu Kollegin B hält, ganz egal um was es geht. Und dann steht man da Zweien gegenüber und denkt sich dann irgendwann, bin ich eigentlich im Kindergarten...... Ich habe einfach keine Lust, meine Zeit mit solchen Pillepalle-Diskussionen zu vertrödeln aber ich werde es wohl müssen......
Carmen1965
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#8

08.11.2018, 16:31

sehe das wie Andy66. Ich bin auch für die Buchhaltung zuständig, aber auch gleichzeitig für einen der RA. Wenn die Kollegen, die für die anderen RA arbeiten, eine Abrechnung machen, sehen sie sich immer vorher die Aktenkonten an, das gehört m. E. einfach dazu. Meine Kollegen sehen das genau so. Einer unserer RA ist später zu uns gekommen und kannte das aus seiner alten Kanzlei so, dass die Buchhaltung gar nicht im Büro gemacht wurde, sondern die Mitarbeiterin jede Buchung per Hand auf einen Bogen geschrieben hat; Rechnungen wurden mit "bez." gekennzeichnet. Albtraum!!! Fehler vorprogrammiert. Er wollte das bei uns auch so, und am Anfang habe ich das wirklich gemacht (wobei für das Einheften der Blätter tatsächlich auch meine Kollegin, die für ihn arbeitet, zuständig war). Da es aber in RA-Micro keinen automatischen Druck der bebuchten Aktenkonten mehr gibt (so wie früher), musste ich jede Akte nach der Buchung nochmal aufrufen und das Blatt drucken. Ich stand vor der Wahl: Aktenkonto ausdrucken oder mit der Hand schreiben. Das war mir (und auch den Kollegen) zu blöd. Wir also zusammen zum Chef, ihm kurz erklärt, wo er das Aktenkonto im PC aufrufen kann, und siehe da: er war total begeistert. "Da muss man ja gar nicht mehr selbst zusammenrechnen..." Also Steinzeit adé und die Arbeitszeit für sinnvollere Sachen genutzt.
Ramona A.
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#9

08.11.2018, 19:45

Insgesamt sind wir -glaube ich- gar nicht so unflexibel und nutzen das Computerprogramm schon auch entsprechend ausgiebig. Aber es liegt natürlich auch daran, wie man es rüberbringt. Wiedervorlagen werden z.B. auch im PC geführt. Kollegin B legt aber immer nur eine Wiedervorlage an und führt sie dann weiter. Dann ist es natürlich prompt passiert, dass Akten aus der Wiedervorlage geflogen sind, weil sie an dem Tag z.B. nicht da war und es auch nicht notwendig fand, vorzuprüfen oder nachzuarbeiten. Anwalt B wurde dann natürlich entsprechend vom Mandanten angemacht, weil in der Sache nix passiert ist und war entsprechend sauer. Es gab dann eine Besprechung, mein Vorschlag, doch bei Aktenanlage gleich 5 Wiedervorlagen im Monatsabstand anzulegen und dann nach Aktenlage die Feinheiten auszuarbeiten, wurde von Kollegin B als für sie nicht akzeptabel abgeschmettert. Erst als Anwalt B dann meinte, er überlege ernsthaft, wieder auf Aktenreiter umzuschwenken, hat sie sich etwas bewegt, denn dass ist ja nun wirklich antik und arbeitsintensiv.
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Andy66
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#10

09.11.2018, 08:01

Wiedervorlagen unbearbeitet stehen lassen geht natürlich gar nicht. Ich verstehe langsam das Problem, das Du mir ihr hast. Allerdings gehe ich davon aus, dass das vom RA dann schon angesprochen wird, wenn ihm die Akten nicht vorgelegt werden. Ist sie vielleicht schon etwas älter und kein großer Freund von Computern?

Ich habe bei meinen Akten auch nur eine WV zu einem Thema, die ich je nach Bearbeitungsstand weiterschiebe. Wenn es mehrere zu überwachende Punkte gibt, gibts auch mehrere Wiedervorlagen. Aber ich lasse auch keine alten WV stehen. Wenn ich in Urlaub fahre, werden die Wiedervorlagen entweder auf danach verschoben oder an andere Mitarbeiter als Vertreter vergeben. Wenn jemand krank ist, dann schauen die anderen in die Wiedervorlagen, damit nichts anbrennt.
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