Wie kann man die Büroorganisation effektiver umsetzen??

In dieses Forum gehören alle Themen, die keinem anderem Forum zugeordnet werden können.
Antworten
Lilli
Foren-Praktikant(in)
Beiträge: 26
Registriert: 13.06.2007, 18:54
Beruf: ReNo
Wohnort: Berlin

#1

12.10.2010, 22:53

Hallo ihr alle,
brauche ein paar tipps, vor- und ratschläge.

Wir sind ein büro mit sechs anwälten (zwei davon auch noch notare) und fünf angestellte. zwei festangestellte, zwei halbtagskräfte und ein azubi. Bei uns läuft es so, alle angestellten sind für alle anwälte zuständig, was eigentlich auch kein problem ist. aber in den letzten monaten hat die arbeit stetig zugenommen, und manchmal bleiben dann einige sachen liegen. In der regel sind am tag drei sekretärinnen da.

nun wollte meine chefin vorschläge von mir, wie die büroorganisation besser funktionieren kann. aber ehrlich gesagt weiß ich nicht ganz wo ich anfangen soll oder was das beste ist. entweder unsere anwälte müssen sich daran gewöhnen, dass die akten nicht mehr innerhalb von zwei tagen bearbeitet werden oder die sekretärinnen werden den anwälten zugeteilt. eine weitere arbeitskraft ist aus platzmangel nicht realisierbar.

wie läuft es bei euch in den büros?

bin für jede anregung dankbar.
:thx
Benutzeravatar
Birne
Absoluter Workaholic
Beiträge: 1185
Registriert: 29.09.2010, 08:39
Beruf: Rechtsanwaltsfachangestellte
Software: ReNoStar
Wohnort: Sachsen

#2

13.10.2010, 07:51

Also konkret kann ich nichts weiter dazu sagen, wie es bei uns so abläuft, da ich lediglich allein bei einem Anwalt bin u somit für alles verantwortlich :mist ...aber ich würd vorschlagen, dass alle angestellten sich zusammen setzen und man dann doch festlegen sollte, wer für welchen RA zuständig ist...ist meines Erachtens nach eine gute lösung!
Du musst nicht verrückt sein, um hier zu arbeiten. Wir bringen dir das bei. :hofnarr
Benutzeravatar
Lämmchen
Foreno-Inventar
Beiträge: 2916
Registriert: 29.04.2009, 11:04
Beruf: Gepr. ReFaWi
Software: Ikaros

#3

13.10.2010, 08:17

Bei uns ist es so, dass die Sekretärinnen den Anwälten zugeordnet sind. Im Schnitt ist also eine ReNo für 2 bis 3 Anwälte zuständig, überwacht dessen Fristen und bearbeitet dann auch seine Akten. Das erscheint mir sinnvoller, als in einem Pool zu arbeiten. Man kennt die Akten besser und kann dementsprechend auch zuordnen, welche Sache eiliger erledigt werden muss. Ist trotzdem "Not am Mann" wird in anderen Bereichen ausgeholfen. Der Vorteil an der Zuordnung besteht meiner Meinung nach darin, dass man selbst einen Überblick über die Arbeit bzw. die Fristen hat.
Liebe Grüße

Das Lämmchen Bild
BabyBen

#4

13.10.2010, 09:36

Also bei uns sind die Tätigkeiten verteilt, weil wir denken, dass die Mitarbeiterinnen sich besser spezialisieren können.
likema31
Kennt alle Akten auswendig
Beiträge: 587
Registriert: 23.06.2009, 21:00
Beruf: Rechtsanwältin

#5

13.10.2010, 13:56

Es ist schwierig, Tipps zu geben, wenn man nicht weiß, woran es hakt. Hast Du denn eine Idee, was besser werden müsste oder besser laufen könnte?

Bei 6 Anwälten ist es wahrscheinlich wirklich eine gute Idee, wenn jeder RA eine eigene Sekretärin hat.
Benutzeravatar
Moon Unit
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 69
Registriert: 26.10.2009, 17:37
Beruf: Rechtsanwalt
FA für Medizinrecht
Software: Advoware
Wohnort: Wuppertal

#6

13.10.2010, 14:43

Hallo Lilli,

bei 6 Anwälten (zwei davon auch noch notare) und 5 Angestellten, davon 2 Festangestellten, 2 Halbtagskräften und einer Azubi halte ich eine feste Zuordnung zu jeweils einem RA nur dann für machbar und sinnvoll, wenn sich die Zuordnung auf die Bearbeitung der Akten wie Fristen, Kostenrechnungen, ZV und Kontakt mit den Mandanten beschränkt. Diktate sollten im Pool abgearbeitet werden.
Wird viel diktiert, solltet Ihr über eine digitale Spracherkennung nicht nur nachdenken, sondern diese schnellstmöglich einmal bei 1 oder 2 RA ausprobieren. Nach meiner Erfahrung sind die Programme, hier Dragon 11, derart ausgereift, dass annaloges Diktieren bei mir so gut wie nicht mehr stattfindet.
Optimal ist dann die Einbindung des digitalen Diktierens in die ggf. vorhandene RA-Software. Ein Beispiel findet sich hier: http://www.huelskoetter.info/Advovoice.html

Auf Grund des Verhältnisses 2 RA auf maximal 1 RaFa werdet Ihr auch um eine strenge Priorisierung der Aufgaben nicht herumkommen (an die sich dann auch die RAe halten müssen :wink: ), was bedeutet, dass fristgebundene Aufgaben und Diktate gesondert gesammelt und abgearbeitet werden, alles andere erst dann, wenn diese Arbeiten erledigt sind.
Selbiges gilt für Posteingänge, auch hier ist eine Aufteilung in 1. fristgebunden=eilig, 2. ohne Frist z. K. RA bzw. Rspr. oder z.K. Mandant und 3. z.d.A. sinnvoll.

Wie das grundsätzliche Problem, dass "die Chefs" zwar gerne Verbesserungsvorschläge hören wollen, an deren Umsetzung aber leider nur selten (dauerhaft) mitwirken, zu lösen ist, kann ich Dir leider nicht sagen ... :(

Schöne Grüße
Moon Unit
Wo wir Deutsche hindenken, wächst kein Gras mehr
Benutzeravatar
Lómadia
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 67
Registriert: 08.05.2008, 21:13
Wohnort: Hamburg

#7

14.10.2010, 07:55

Bei uns ist es auch so, dass die Senior-Partner jeweils eine Assistentin haben, die kennen deren Akten + Mandanten aus dem FF.
Daneben haben wir aber, wie bei Baby Ben, weitere Tätigkeiten auf die einzelnen Mitarbeiter verteilt (nach Möglichkeit nach deren
Veranlagung "wer kann was am besten").

Bei uns ist die Optimierung der Büroorganisation eigentlich ein ständiger Prozess. Wir hinterfragen immer wieder mal, ob dieses oder
jenes noch sinnvoll ist oder ob es Möglichkeiten gibt, das ganze zu verbessern. Das geht aber natürlich nicht so weit, dass wir täglich
etwas ändern. Zeit, dass sich neue Vorgänge einspielen, muss schon gegeben werden. Ich muss aber auch sagen, dass ich in dieser
Beziehung echt Glück habe, meine Chefs lassen mir da ziemlich freie Hand.
Benutzeravatar
Schlaubi wieder da
Forenfachkraft
Beiträge: 124
Registriert: 07.09.2010, 11:14
Beruf: nach 18 Jahren RA-Kanzlei nun in der sozialen Schuldner- und Insolvenzberatung einer kirchlichen Einrichtung
Software: Andere
Wohnort: Bramborg

#8

14.10.2010, 08:22

Kann mich Lämmchen und Moon Unit nur anschließen. Jeder RA seine Fachkraft. Digtate digital einfach herrlich. Eilige Sachen kommen so direkt auf den Bildschirm und diese werden von demjenigen geschrieben, der als erstes frei ist. Ansonsten kann es passieren, dass eine Fachkraft Freizeit hat, während die andere nicht mehr weiß, was sie zuerst abarbeiten soll vor Stress, den jeder RA hat seinen eigenen Stil Akten zu bearbeiten.
Geldmangel ist die Wurzel allen Übels.

Es gibt einen Sinn für die Moral, und es gibt einen Sinn für die Unmoral. Die Geschichte lehrt uns, dass der Sinn für die Moral uns befähigt, das Moralische zu erkennen und zu meiden, und dass der Sinn für die Unmoral uns befähigt, das Unmoralische zu erkennen und zu genießen.
Benutzeravatar
Moon Unit
Foren-Azubi(ene)
Beiträge: 69
Registriert: 26.10.2009, 17:37
Beruf: Rechtsanwalt
FA für Medizinrecht
Software: Advoware
Wohnort: Wuppertal

#9

14.10.2010, 09:24

Hallo Lilli,

hab Dir zumThema mal ene pn geschickt.

Schöne Grüße
Moon Unit
Wo wir Deutsche hindenken, wächst kein Gras mehr
fury02
Forenfachkraft
Beiträge: 245
Registriert: 23.01.2009, 08:14
Beruf: ReNo-Fachangestellte
Software: ReNoStar

#10

14.10.2010, 13:10

Vielleicht reicht es schon aus, die Bereiche zu verteilen. Ich bin auch eine von zwei Vollzeitkräften und bin für das Notariat zuständig, meine Kollegin macht den Prozeßbereich. In diesen Bereichen sind wir die Hauptansprechpartner der Chefs -wir haben allerdings nur 3-. Für die Bänder haben wir ein Regal eingerichtet, in dem es 2 'Eilt-Fächer' gibt. Die Chefs legen ihre Bände herein, die Eilt-Bänder werden morgens als erstes gemacht, der Rest folgt dann nach und rückt sich auf. Klappt so ganz gut. Aber natürlich müssen Verbesserungen ständig erarbeitet werden und die Arbeitsabläufe immer wieder auf den Püfstand.
Antworten