Wissensmanagement für Kanzleimitarbeiter im Rahmen der Büroorganisation

0
603

Wissensmanagement oder, englisch, knowledge management ist laut Wikipedia ein zusammenfassender Begriff für alle strategischen bzw. operativen Tätigkeiten und Managementaufgaben, die auf den bestmöglichen Umgang mit Wissen abzielen.[1] In einer Kanzlei gehört der Zugriff auf Fachinformationen zu den Grundbedürfnissen von Anwälten und Mitarbeitern und die Bereitstellung und Organisation von Quellen ist mithin eine Art der Daseinsvorsorge – in größeren Einheiten Aufgabe von Bibliothekaren, Knowledge Managern oder Abteilungen mit Namen wie Information Services. Die Bundesverordnung über die Prüfung zum anerkannten Abschluss Geprüfter Rechtsfachwirt/Geprüfte Rechtsfachwirtin (RechtsfachwPrV) zählt im Handlungsbereich Büroorganisation und –verwaltung „Rechtsdatenbanken“ zu den Prüfungsinhalten für angehende Rechtsfachwirtinnen und Rechtsfachwirte (§ 4 I Nr. 5 RechtsfachwPrV). Das bedeutet in einer Kanzlei nicht selten eine dreidimensionale Auseinandersetzung mit dem Thema: die Informationsbeschaffung, also die Kenntnis über Inhalte und Angebotsmodelle, die Informationsnutzung, mindestens in den nichtanwaltlichen Tätigkeitsfeldern Zwangsvollstreckung, Gebührenrecht etc. sowie Kenntnisse über die jeweilige Informationstechnik, z.B. über die Funktionsweise der eingesetzten Suchmaschinen.

Dieser Beitrag soll die wichtigsten Fachinformationsquellen für eine Kanzlei benennen und in Bezug setzen sowie Tipps im Umgang mit externen Quellen, insbesondere Rechtsdatenbanken, bieten.

Kanzleieigene Dokumente

Eine wichtige, häufig vernachlässigte Fachinformationsquelle sind die kanzleieigenen Dokumente. Die Vernachlässigung kann darin bestehen, dass Schriftsätze mit wertvollen Informationen fall- bzw. aktenbezogen erstellt werden und nach Erledigung ohne eine komfortable Recherchemöglichkeit archiviert werden. Eine solche Wiederauffindbarkeit ließe sich mit einer leistungsfähigen Volltextsuche realisieren – wir setzen hier freilich eine digitale Aktenführung voraus. Bereits zu Beginn der Fallbearbeitung, im Rahmen der Recherche, ist eine doppelte Verwendung der Rechercheergebnisse anzuraten – für den Fall und für den Fall der Fälle. So entstehen themenbezogene Wissensinseln bzw. Dossiers, die analog zu den archivierten Fallakten wiederauffindbar sein sollten.

Kanzleibibliothek

Auch für kleine Fachliteraturbestände ist eine softwaregestützte Bibliotheksverwaltung zu empfehlen. Das Heranziehen von passenden Büchern und Zeitschriften lässt sich so über eine integrierte Suche vorbereiten. Eine Volltextsuche scheidet hier wohl in den meisten Fällen aus. Die Vollständigkeit der Rechercheergebnisse kann jedoch durch das Indexieren von Inhaltsverzeichnissen positiv beeinfluss werden, vorhanden im Datenbestand der Nationalbibliothek https://dnb.de/ .

Freie Fachinformationen

Rechtsprechung und Gesetzestexte sind im Internet in gewissem Umfang frei verfügbar. Die Rechtsprechung des Bundesverfassungsgerichts und der Bundesgerichte ist bis zum Jahr 2010 zurück unter www.rechtsprechung-im-internet.de/ zu suchen. Pendant für bundesrechtliche Gesetzestexte ist das Angebot http://www.gesetze-im-internet.de/. Instanzgerichtliche Entscheidungen in divergierendem Umfang können über Datenbanken der Landesjustizverwaltungen abgerufen werden. Kostenfreie Portale wie die SoldanFachsuche, www.soldan.de/fachsuche, stellen die freien Entscheidungssammlungen unter eine einzige Suche. Aus mehreren Gründen kommen Kanzleien jedoch nicht alleine mit kostenlosen Informationsangeboten im Internet aus: 1. Die benötigte Fachliteratur, also Kommentare, Handbücher, Zeitschriften, steht digital nur in kostenpflichtigen Online-Datenbanken zur Verfügung. 2. Die Archive mit Primärinhalten reichen nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. zu dem Jahr 2000, zurück, während kostenpflichtige Angebote die Rechtsprechung weiter zurückreichender Archive beinhalten. 3. Die Verlinkung von Dokumenten untereinander, die für eine effiziente Onlinerecherche unverzichtbar ist, finden Nutzer prinzipiell nur in den kostenpflichtigen Angeboten.

Kostenpflichtige Fachinformationen

Rechtsdatenbanken in Form von externen, kostenpflichtigen Online-Datenbanken gehören in Kanzleien heute folglich zum Standard. Jedoch sind die kommerziellen digitalen Angebote der Fachverlage höchst unübersichtlich. Hier lohnt sich ein genauer Blick: Entspricht die Auswahl an digitalen Inhaltspaketen verschiedener Anbieter dem individuellen Fachinformationsbedarf der Kanzlei, halten sich auch die Beschaffungskosten im Rahmen.

beck-online

Das größte Angebot digitaler juristischer Fachliteratur steht über beck-online zur Verfügung – mit einer entsprechenden Dichte an Standardwerken. Die NJW, der Schmidt-Futterer im Mietrecht, der Erfurter im Arbeitsrecht oder der Schmidt, EStG sind ausschließlich in beck-online-Modulen zu finden. Rechtsprechung, Gesetzestexte und Fachliteratur können in verschiedenen Modultypen abonniert werden. Den Schwerpunkt von beck-online bilden die Fachmodule. Zum Angebot zählen die Werke von C.H. Beck und Nomos, aber auch Inhalte anderer Verlage (z.B. Kohlhammer-Verlag, zerb verlag und andere).

juris

juris verfügt über die umfangreichste Entscheidungssammlung mit mehr als 1.400.000 Dokumenten aus allen Rechtsgebieten. juris stellt sowohl eigene Inhalte als auch Literatur von anderen Verlagen zur Verfügung. Der Schwerpunkt bei juris liegt auf den Primärinhalten, also Rechtsprechung und Gesetzestexten. Die Verlagsinhalte sind über einen Einzeldokumentenabruf oder, besser, über sogenannte Partnermodule in zunehmender Anzahl erreichbar. In den Partnermodulen werden die juris-Primärinhalte mit den Verlags-Sekundärinhalten in einem Modul zusammengefasst. Zu den Partnerverlagen zählen z.B. Otto Schmidt, Erich Schmidt, Stollfuss, De Gruyter und andere. Durch die Partnerverlage sind Standardwerke wie der Zöller, ZPO auch in juris verfügbar.

Wolters Kluwer Online

In Wolters Kluwer Online werden die Primärinhalte vergleichsweise günstig bzw. kostenlos angeboten. Die Datenbank ermöglicht einen granulierten Bezug von einzelnen Werken als Onlineausgabe sowie den Bezug von Fachmodulen. Es steht eine Vielzahl an Literatur aus den eigenen Verlagen Heymanns, Luchterhand und Werner zur Verfügung. Stark ausgeprägte Rechtsgebiete sind z.B. der Gewerbliche Rechtsschutz, das Familienrecht mit Gerhardt und Jüdt, das Insolvenzrecht mit der ZInsO, das Notarrecht mit dem Würzburger Notarhandbuch oder das Baurecht mit dem Werner/Pastor.

ReNo Smart

Kanzleimitarbeiter finden in der Online-Bibliothek ReNoSmart Kommentare, Hand- und Formularbücher sowie Zeitschriften aus dem Deutschen Anwaltverlag exklusiv für die Zielgruppe der Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten. Das Angebot weicht von dem sonst verbreiteten Datenbank-Modell ab. Onlinebibliothek heißt hier tatsächlich Bibliotheksverwaltung und Online-PDF-Reader für zielgruppenrelevante Titel wie Goebel, AnwaltFormulare Zwangsvollstreckung oder Schneider, AnwaltKommentar RVG.  Die Werke sind also originär für die Online-Nutzung  bereitgestellt. Der Export, also Druck oder PDF-Druck, ist jeweils auf 10 Dokumente pro Druckbefehl beschränkt.

Recherche in juristischen Online-Datenbanken

Nutzern von Rechtsdatenbanken ist aktuell trotz fortschreitender Technik bei der Wahl der Suchbegriffe zu weniger und einfach statt mehr und komplex zu raten, da heute weder eine einhundertprozentige Wortvariantensuche  noch eine semantische Suche gewährleistet ist. Zwar droht bei einer 3-stelligen Trefferanzahl der Informationsüberfluss aber hier hilft die Filtermöglichkeit nach Publikationstyp oder Rechtsgebiet, die Trefferanzahl zu reduzieren und die Relevanzsortierung macht eine Antwort auf die Suchanfrage unter den ersten Treffern sehr wahrscheinlich. Relevanzkriterien sind z.B. die relative Häufigkeit des Vorkommens eines Suchbegriffs in einem Dokument, der Wortabstand mehrerer Suchbegriffe im Dokument oder die Position des Suchbegriffs z.B. in der Überschrift, im Leitsatz oder zu Beginn des Dokuments. Zum Vergleich: Google gibt für seinen Ranking-Algorithmus über 200 Kriterien an.

Das Auffinden von Fundstellen gelingt dann besonders schnell, wenn die Suche die jeweilige Fundstelle als solche erkennt. Statt einer Trefferliste wird direkt das beschriebene Dokument angezeigt oder, im Fall von Aktenzeichen, eine überschaubare Anzahl von Treffern, die sich unmittelbar mit der entsprechenden Entscheidung auseinandersetzen. Als nutzerfreundlich hat sich die Angabe von Parallelfundstellen in einem Dokument erwiesen. So kann eine Entscheidung in juris in der Regel auch mit der passenden NJW-Zeitschriftenfundstelle gesucht werden, obwohl die NJW ein Exklusivinhalt der beck-online Datenbank ist.

Um die Entwicklung von Rechtsgebieten zu überwachen und sich über neue Entwicklungen informieren zu lassen, können einmal abgespeicherte Suchanfragen automatisch in einem bestimmten Intervall wiederholt werden. Das jeweilige Ergebnisdelta in der Trefferliste wird dem Nutzer per E-Mail mitgeteilt.

Dem Export von Rechercheergebnissen im AGB-zulässigen Rahmen kommt im Rahmen eines gelebten Wissensmanagements besondere Bedeutung zu. Die Informationen in externen kostenpflichtigen Online-Datenbanken sind nur für die Dauer des jeweiligen Abonnements stets verfügbar. Wichtige Dokumente können vorgangsbezogen[2] in der Kanzleisphäre gespeichert werden uns so über die Dauer eines Abonnements verfügbar sein.

[1] https://de.wikipedia.org/wiki/Wissensmanagement aufgerufen am 05.02.2019

[2] Vgl. die jeweiligen Allgemeinen Geschäfts- oder Nutzungsbedingungen