Bewerbungsunterlagen erstellen

Nicht alle Auszubildenden werden nach der Beendigung der Ausbildung von ihrem Arbeitgeber übernommen, andere, auch langjährig beschäftigte Rechtsanwalts- und Notarfachange­stellte, möchten sich beruflich verändern. Dann beginnt der Bewerbungsmarathon inklusive der Erstellung von Bewerbungs­unterlagen, mal als Druckvariante, mal online- mit oder ohne Bewerbungsportal. Dieser Beitrag liefert praktische Tipps zur Aufbereitung der Bewerbungsunterlagen und für die Jobsuche.

Die Stellenauswahl

Wer einen neuen Arbeitsplatz sucht, kann das zwar ohne ein konkretes Jobangebot versuchen, erfolgver­sprechender ist meistens die Bewerbung auf eine of­fene Stelle. Die findet man in erster Linie im Internet, in den regionalen und überregionalen Tageszeitungen sowie über die Agentur für Arbeit. Jede Bewerbung ist mit einer Menge Arbeit verbunden, sodass es besser ist, sich auf die Stellenangebote zu konzentrieren, die einem am meisten entgegenkommen und bei denen man aufgrund seiner Qualifikation die besten Chancen sieht.

Klären Sie im Vorfeld folgende Frage: Welche Stellen kommen für mich in Frage? Denken Sie bspw. darüber nach, wie weit die Stelle von zuhause entfernt sein darf und welche Tätigkeiten Ihnen am meisten entgegen­kommen. Es bringt auf Dauer nichts, sich planlos zu bewerben.

Tipp: Achten Sie bei den Jobangeboten u. a. darauf, ob es sich um ein befris­tetes oder unbefristetes Arbeitsverhältnis, z. B. im Rahmen einer Eltern­zeit-Vertretung, handelt.

Die Bewerbungsunterlagen

Bewerbungsunterlagen verschaffen dem Arbeitgeber einen ersten Eindruck über potenzielle Mitarbeiter. Damit müssen Sie nachdrücklich auf sich aufmerk­sam machen, ohne dabei unangenehm aufzufallen. Das erfordert Fingerspitzengefühl. An Gestaltung und Aufbau werden oft hohe Anforderungen gestellt. Zwar lässt sich über Geschmack eigentlich nicht streiten, dennoch wirkt eine uneinheitliche Gestaltung z.B. ver­schiedene Schriftarten, -farben, Abstände etc. unpro­fessionell. Mit einer schlichten Bewerbung erreichen Sie u. U. mehr, als wenn Sie es übertreiben. In der Regel gehören zu einer Bewerbung folgende Inhalte, geord­net nach Priorität:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Zeugniskopien von Arbeitgebern sowie Schulzeugnisse
• ggf. Nachweise über Praktika
• ggf. Bescheinigungen und Zertifikate.

Zwischen Anschreiben und Lebenslauf kann man ein Deckblatt mit Bewerbungsfoto schieben. Das ist jedoch Ansichtssache und nicht zwingend notwendig. Bei ei­ner Bewerbung auf Papier verwenden Sie hochwertiges weißes Papier und heften Sie die Unterlagen in eine Mappe. Das Anschreiben wird nicht abheftet, sondern lose oben auf die Mappe gelegt.

Das Anschreiben

Den Grundstein für eine positive Beurteilung legen Sie mit Anschreiben und Lebenslauf, bei denen korrekte Rechtschreibung und Grammatik im Zusammenhang mit einer Bewerbung als RENO Pflicht sind.

Merke: Auf den Einsatz eines Korrekturtools (Rechtschreibprüfung) sollten Sie bei der Erstellung von Bewerbungsunterlagen nicht verzichten. In Word findet man die Funktion unter Überprüfen/Rechtschreibung/Recht­schreibung und Grammatik oder drücken Sie einfach die Taste F7.

Inhalte
Das Anschreiben wird im Idealfall mit einem professi­onellen Textverarbeitungsprogramm erstellt und um­fasst folgende Elemente:

• Briefkopf mit Absenderangaben
• Adressfeld mit Empfängeranschrift
• Betreff, ohne den Begriff „Betreff“ direkt zu nennen
• Anrede
• Text
• Gruß
• d. R. Hinweis auf Anlagen.

Entscheidend ist, dass Sie im Text klar und deutlich he­rausstellen, welche Position oder welche Funktion Sie mit Ihrer Bewerbung anstreben. Beispiel: ,,Hiermit be­werbe ich mich auf Ihr Stellenanagebot vom 19.07.2021, veröffentlicht in der Rheinischen Post, als Rechtsanwalts­fachangestellte mit Schwerpunkt Patentwesen“. Ganz wichtig ist darüber hinaus, dass das Anschreiben mög­lichst individuell verfasst wird und konkret auf die aus­geschriebene Stelle eingeht. Das heißt, es reicht nicht aus, im Anschreiben lediglich den Empfänger und den Betreff auszutauschen. Qualifikation und Motivation sollten sich im Anschreiben unbedingt widerspiegeln. Beispiel: ,,Bereits während der Ausbildung konnte ich in der Patentabteilung erste Erfahrungen im Umgang mit PatOrg und XPAT sammeln. Da ich gerne eigenständig am Computer arbeite, bereiten mir die Arbeit mit an­wendungsorientierter Software sowie Rechercheaufträ­ge viel Freude.“

Formulierung
Formulierungshilfen bieten der Thesaurus oder ein Syno­nymwörterbuch aus dem Internet (z.B. unter www.syno­nyme.de oder www.openthesaurus.de), wenn Sie Begriffe mehrfach verwenden oder Ihnen ein Wort nicht gefällt. Bei Wortwiederholungen setzen Sie in Word die Einga­bemarkierung in das auszutauschende Wort. Öffnen Sie das Kontextmenü durch einen Klick mit der rechten Maustaste. Entscheiden Sie sich für Synonyme. In den meisten Fällen werden alternative Begriffe angezeigt.

Merke: Auf folgenden, gern verwendeten Satz sollten Sie verzichten: ,,Zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch bin ich gerne bereit.“ Besser sind fol­gende Formulierungen: ,,Ich würde mich freuen, wenn Sie mir eine Ge­legenheit zu einer persönlichen Vorstellung geben würden.“ oder, wenn Ihnen das zu „unterwürfig“ ist: ,,Über eine Einladung zu einem Vorstel­lungsgespräch würde ich mich freuen“.

Form
Im Hinblick auf die Form empfiehlt es sich die gängi­gen Schreibregeln nach den DIN 5008 einzuhalten. Das ist zwar keine unumstößliche Vorschrift, sondern eine Empfehlung, mit der Sie i. d. R. punkten können. Die Norm regelt die Gesamtstruktur des Dokuments.

Sie empfiehlt bspw. einen linken Seitenrand von 2,5 cm und einen rechten von 2,0 cm. Entsprechende Einstel­lungen erfolgen in Word über Layout/Seite einrichten/ Seitenränder.

Beim eigentlichen Inhalt verwendet man Absätze, die einheitlich (!) jeweils durch eine Leerzeile voneinander abgesetzt werden. Bei der Schriftgröße sind 10 oder 12 pt einer gängigen Schriftart (z.B. Calibri, Times New Roman) eine gute Wahl. Der Gruß wird mit einer Zeile vom eigentlichen Schreiben getrennt. Nach drei Leer­zeilen folgt ggf. der Anlagenvermerk. Reicht hierfür der Platz nicht aus, können Sie den Vermerk mit einer Leerzeile Abstand vom Text, bei einer Position von etwa 12 cm setzen.

Nicht vergessen: Das Anschreiben im Print möglichst mit blauer Tinte sowie Vor- und Zunamen unterschreiben.

Merke: Trotz aller Vorschriften sollten Sie das Layout des gesamten Schreibens im Auge haben. Wer sich streng an die DIN-Normen hält und dafür ein zweites Blatt mit nur einer Zeile verschickt, tut sich keinen Gefallen. Ist ein linker Rand für eine Bewerbungsmappe zu knapp, dürfen Sie selbst­verständlich einen größeren Rand wählen.

Der Lebenslauf

Handschriftliche Bewerbungen sind ebenso wie aus­formulierte Lebensläufe nicht mehr zeitgemäß. Für den Lebenslauf empfiehlt sich eine zweispaltige Tabelle, die Sie nach Möglichkeit auf einer Seite unterbringen.

Info: Um das Erstellen von Lebensläufen so einfach wie möglich zu machen, gibt es in Textverarbeitungsprogrammen und im Internet eine Fülle an Vorlagen. Achten Sie ggf. darauf, dass der Begriff„Lebenslauf“ nicht fehlt und dass die Einteilung zu ihren Daten, das Schriftbild zu Ihrem Anschrei­ben passt.

Aufbau
Für einen möglichst individuellen Lebenslauf legen Sie eine zweispaltige Tabelle in einem Textverarbeitungs­programm an. In Word gehen Sie hierzu über die Be­fehlsfolge Einfügen/Tabelle. Die automatisch erschei­nenden Gitternetzlinien lassen sich im Bereich Absatz unter Rahmen/ohne ausblenden.

Beim Lebenslauf sollten Sie auf eine geschickte Anord­nung von persönlichen Daten und Werdegang etc. ach­ten. Das linke Viertel bis Drittel der Seite kann Rubriken wie Schule, Ausbildung oder Zeitangaben enthalten. In der rechten Spalte werden stichwortartig Angaben zu Abschlüssen, Arbeitgebern etc. aufgeführt. Das häu­figste Problem beim Erstellen von Lebensläufen sind ungünstige Seitenumbrüche bei zusammenhängen­den Textblöcken bzw. Themen. Hier gibt es kein Pa­tentrezept, wie man das vermeidet. Da hilft es nur mit Abständen, Schriftgrößen, unterschiedlichen Spalten­breiten etc. zu experimentieren, bis man ein zufrieden­stellendes Ergebnis hat. Seien Sie auch im Lebenslauf sparsam beim Einsatz von Schrifttypen und Auszeich­nungen wie fett, kursiv und unterstrichen.

Inhalt
Nennen Sie Geburtsdatum, und -ort zuerst. Aussagen über Hochzeitsdatum sind ebenso veraltet wie Name und Beruf der Eltern. Erfassen Sie alle Ausbildungsstu­fen vollständig. Geben Sie die Art der Schulen an, bei denen Sie einen Abschluss gemacht haben. Bei der letz­ten Bildungseinrichtung können Sie zusätzlich die Be­wertung angeben. Beispiel: ,,Abitur {NC 1,5}“.

Sonderqualifikationen sind nur notwendig, wenn diese für die ausgeschriebene Stelle interessant sind. Aus­bildungsnachweise, die für die Position nicht relevant sind, lassen Sie weg, es sei denn, es entsteht eine Lücke im Lebenslauf. Zu Zeiten ohne Beschäftigung, nehmen Sie kurz Stellung (z. B. Auslandsaufenthalt als au pair in England). Verzichten Sie auf die Angabe alltäglicher Hobbys und sportlicher Erfolge.

Bewerbungsfoto
Wer auf das Deckblatt verzichtet, positioniert das Foto im Lebenslauf. Da das Verschieben von Bildelementen in Word etwas kniffelig ist, hilft ein kleiner Trick:

1. Man setzt die Grafik in einen Textrahmen, den Sie über Einfügen/Textfeld/Textfeld erstellen ein­richten.
2. Anschließend setzen Sie den Cursor in das Textfeld und holen über Einfügen/Bilder das Foto in das Textfeld. Danach können Sie die Grafik gemeinsam mit dem Textfeld beliebig mit der Maus verschie­ben und in der Größe verändern.
3. Wählen Sie Form formatieren/Linie/Keine Linie da­mit der Rahmen um das Textfeld verschwindet.

Tipp: Verwenden Sie ein professionelles Foto vom Fotografen, das Sie sich in digitaler Form aushändigen lassen. Achten Sie beim Fototermin auf korrekte Kleidung.

Besonderheiten einer Online Bewerbung
Wenngleich einige Unternehmen immer noch die klassische Bewerbungsmappe im Print bevorzugen, Online-Bewerbungen liegen voll im Trend. Wichtig ist, dass Sie den Wunsch des potenziellen Arbeitgebers respektieren und bspw. eine E-Mail schicken oder das Bewerbungsportal des potenziellen Arbeitgebers nut­zen, wenn dazu im Jobangebot aufgefordert wird. Ste­hen spezielle Eingabemasken für Lebensläufe zur Ver­fügung, sollten Sie diese unbedingt verwenden. Der potenzielle Arbeitgeber hat mit dieser Erfassungsme­thode eine vordefinierte Struktur angelegt und will die eingehenden Informationen vermutlich nach diesem Aufbau auswerten.

Merke: Sorgen Sie mit Hilfe der Betreffzeile dafür, dass Ihre elektronische Bewer­bung sich eindeutig der gewünschten Stelle zuordnen lässt.

Aufbereitung der Unterlagen
Das Aufbereiten der Unterlagen kann in Online Be­werbungsverfahren u. U. aufwendig sein. Schreiben Sie Ihre Unterlagen bspw. in Word, der künftige Arbeit­geber setzt jedoch ein anderes Textverarbeitungspro­gramm ein, kann das Darstellungsprobleme zur Folge haben (z. B. Inhalte werden nicht bündig aufgeführt). Deshalb haben sich PDFs beim Versand elektronischer Dokumente durchgesetzt. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie Inhalte unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm eins zu eins wiedergegeben. Selbst auf verschiedenen Systemen wie Mac und Unix, aber auch auf iPad oder iPhone bleibt das Layout der Schreiben erhalten.

Um bspw. ein Word-Dokument in das PDF-Format zu konvertieren, wählen Sie Datei/Speichern unter. Ent­scheiden Sie sich zunächst für den Ordner, in dem Sie die PDF-Datei sichern wollen. Klicken Sie nacheinander auf den Pfeil im Feld Dateityp/PDF/Speichern. Da das nachträgliche Korrigieren von PDF-Dokumenten oft nicht ohne weiteres möglich ist, sollten Sie die Doku­mente zusätzlich (!) im Format Ihres Anwendungspro­gramms speichern.

Info: Möchten Sie Bilddateien im PDF-Format speichern, verwenden Sie einen kostenlosen Converter. Hierbei können Sie zwischen Online-Convertern (z. B. www.zamzar.com oder www.online2pdf.com/de/) und Free­ware (bspw. doPDF oder PDF24 Creator) wählen. Alle lassen sich nahezu intuitiv bedienen. Liegen alle Unterlagen vor, müssen diese u. U. elekt­ronisch in geeigneter Reihenfolge angeordnet bzw. verbunden werden. Dazu gibt es im Internet ebenfalls spezielle Tools bzw. geeignete Soft­ware. Online ist das bspw. unter https://smallpdf.com/de möglich. Tools wie PDFsam oder PDF24 Creator werden auf dem Rechner installiert (siehe REN0 1/2021 S. 14).

Potenzielle Stolperfallen

• Für Online-Bewerbungen gibt es ungeschriebene Ge­setze, die jeder, der erfolgreich sein will, beachten soll­te. Der Umgangston sollte genauso höflich, der Text ebenso sorgfältig formuliert werden wie im Print. So verhindern Sie potenzielle Stolperfallen: Wenn Sie den Text Ihrer Email in Word erfassen und anschließend in das Email-Fenster kopieren, prüfen Sie ihn noch einmal genau. Manchmal verrutschen Einzüge oder Sonderzeichen werden nicht korrekt wiedergegeben.
• Abkürzungen (bspw. MFG oder SGDU H) sowie Smilies sind in einer Bewerbung ebenso tabu wie unseriöse E-Mail-Adressen (z. B. Schnuckelchen@gmail.com, SuesseMausi@t-online.de). In keinem Fall verschickt man die Bewerbung vom Account des aktuellen
  Ar­beitgebers.
• Hässliche Linien auf eingescannten Dokumenten kann man entfernen. Dazu reicht meistens Paint aus dem Windows Zubehör aus. Sie erreichen das Tool durch einen Klick auf das Windows-Symbol und scrol­len Sie bis zum Windows Zubehör. In Paint legen Sie einfach ein weißes Rechteck ohne Linie über schäbige Stellen.
• Viele Unternehmen arbeiten mit Freitextfeldern für ein kurzes Anschreiben. Bereiten Sie hierfür im Vor­feld einen Text vor. Mit spontanen Formulierungen schleichen sich häufig Fehler ein. Achtung: Die Frei­textfelder schneiden überschüssige Texte u. U. ab. Achten Sie auf die zur Verfügung stehende Zeichen­zahl. Wenn Sie den Text in Word vorschreiben, kön­nen Sie über Überprüfen/Wörter zählen die exakte Anzahl der verwendeten Zeichenzahl ermitteln und somit feststellen, ob Sie über der Vorgabe liegen.
• Zahlreiche Bewerbungsportale begrenzen den Um­fang der hochzuladenden Dokumente. Große Anhänge passen u. U. nicht durch die Firewall. Auch hier hel­fen Tools wie PDF24 Creator. Im Start-Dialog finden Sie eine Funktion zum Komprimieren von PDFs.
• Offene Pflichtfelder in Bewerbungsformularen oder fehlende Unterlagen mindern die Chancen auf die angestrebte Stelle. Zuviel ist jedoch auch nicht bes­ser. Irrelevante Informationen sind für den Leser Ihrer Bewerbung lästige Zeiträuber.
• Wer eine Stelle ausschreibt, erhält häufig eine große Flut an Bewerbungen. Wenn jeder seine elektroni­schen Dokumente mit dem Firmennamen (z. B. Be­werbung_ Kanzlei_ Mustern_ und _Partner) benennt, ist eine Zuordnung der Unterlagen zu den Bewerbern recht schwierig. Daher sollte man den eigenen Na­men verwenden, z. B. Bewerbung_Schulte.pdf oder Bewerbung_RENO_Schulte.pdf.

Merke: Einige Arbeitgeber bevorzugen alle Unterlagen in einer Datei. Andere wollen Lebenslauf und Zeugnisse separat. Jeder hat seine Eigenheiten, die Sie berücksichtigen sollten, auch wenn es das Erstellen von Bewer­bungen so aufwändig macht.