Rein praktische Frage - wie macht ihr das so?

choernch · #1

Da meine Kollegin aufgrund Schwangerschaft ausfällt, habe ich nun die Buchhaltung übernommen. Das habe ich sehr lange nicht gemacht und auch in der Ausbildung nur theoretisch, so dass ich eigentlich von Null anfange. Deshalb habe ich einen Kurs bei der VHS gemacht und mich von der Kollegin einarbeiten lassen.

Nun mache ich das Ganz schon einige Wochen und habe das Gefühl, dass wir uns eigentlich viel zu viel Arbeit machen und es auch einfacher gehen könnte. Ich will aber auch nix versauen, deshalb erbitte ich praktische Tipps:

1. Bei uns wird der Kontoauszug online abgeholt. Dann wird auf einem Extra-Blatt für jede Buchung mit einem Buchungsstempel eine Art Buchungssatz gemacht. Danach wird ins Kostenblatt eingetragen. Dann wird der Buchungssatz vom Stempel in den Computer (RA-Programm WinMac) eingetragen. - WARUM brauche ich den Buchungsstempel? Kann ich nicht einfach auf dem Kontoauszug die Aktennummer und die Aufteilung vermerken - das reicht doch für die Zuordnung aus.

2. Führt Ihr eine eigene Fremdgeldliste? Bei uns ist das eine Tabelle, in der alle eingenommenen und noch nicht wieder ausgezahlten Gelder eingetragen werden - z.B. Vorschuss auf Gerichtskosten usw. - WARUM? Wenn die Buchhaltung im Computer geführt wird, kann ich doch die dortige Fremdgeldliste verwenden?

Auch sonst bin ich über praktische Tipps - gern auch ein gutes Buch - dankbar.

Danke im Voraus

Yvonne

Chrissy Feldy · #2

Hallöle.

Wir haben auch Online-Banking. Online hole ich mir täglich die Zahlungseingänge heraus und trage diese in die Akten auf dem Kostenblatt ein und bearbeite das entsprechend (FG weiterleiten, Foko aktualisieren, GK einzahlen etc.). Die Zahlungsbelege drucke ich mir immer zwei Mal aus: einen für die Akte und einen für die Buchhaltung. Von der täglichen Post ziehe ich von den Sachen, wo GK/GV etc. verauslagt werden ebenfalls eine Kopie für die Buchhaltung und vermerke das auf den entsprechenden Eingängen (auch auf den Zahlungseingangsbelegen), dass eine FK in BH gelandet ist. Auf den Belegen schreibe ich dann auch gleich, um was es sich handelt, also Gebühren, Auslagen, FG etc.

Einmal wöchentlich kommt der Kontoauszug von der Bank auf dem Schriftwege. Hier sortiere ich die o.g. Belege zu (der StB wünscht die Belege) und kontiere mit Bleistift auf den Auszügen vor, z.B. FG > Mdt, GK-Erst. von AG, Ausl, FG, Geb usw.. Sobald ich mit dieser Arbeit fertig bin, buche ich alles komplett durch.

Der RA wünscht, dass wir das Kostenblatt in der Akte führen. Dort ist aufgeführt: Datum / Grund / Gesamtbetrag / Gebühren ein / Gebühren aus /. Dann folgen noch die durchlaufenden Gelder mit: FG ein / FG aus / Auslagen ein / Auslagen aus.

Pisten_huhn83 · #3

Ich hab zwar auch mal die Buchführung übernommen gehabt, aber das war in meinem letzten Büro und da hab ich das nur vier Monate gemacht...ich kann nur sagen, dass es da viel komplizierter war. Ich hab da den halben Vormittag dran gesessen, weil ich das nicht über RA-Micro machen durfte, sondern alles "per Hand" machen musste. Also Kontoauszug und die dazugehörigen Akten, dann alles ins Kostenblatt eintragen, dann auf dem Auszug diese Nummern vermerken, damit das Steuerbüro weiß, was es ist (FG, Gebühren etc.). Das hat immer aufgehalten.

Hier in dem Büro macht die Buchhaltung Chef seine Frau. Sie hat die Auszüge vor sich liegen, dann den Ordner mit den Rechnungen. Dann bucht sie halt alles ins RA-Micro. Sie stempelt auf den Rechnungen im Rechnungsordner "bezahlt". Am Ende druckt sie noch eine Fremdgeldliste aus. Ins Kostenblatt trägt sie nichts ein, sowas haben wir nicht in den Akten, also in den Handakten. Wie das Buchungsprogramm bei RA-Micro aussieht, weiß ich leider nicht.

Frau Cindy · #4

Ich ziehe mir die Online-Umsätze einmal in der Woche.

Ich vermerke die Zahlung im Kostenblatt der Akte und das Aktenzeichen auf dem Auszug. Von der Rechnung o. ä. mache ich eine Kopie für meine BH. Gleiches gilt für die restliche FiBu. Da vermerke ich halt dann das entsprechende Konto auf dem Auszug und hefte den Beleg ebenfalls in den Ordner.

Anschließend buche ich sämtliche Vorgänge im DATEV. Alle paar Wochen ziehe ich mir die Fremdgeldliste für den Fall, dass noch Gelder irgendwo schlummern, die nicht sofort ausgekehrt werden konnten.

An sich hält sich die Arbeit damit in Grenzen, aber jeden Tag hätte ich da keine Lust drauf, darum mach ich das auch nur einmal die Woche.

Caramba85 · #5

eine extra Liste führen wir auch nicht. Die kommt aus dem LawFirm
LG. Caramba

Lómadia · #6

choernch hat geschrieben:
1. Bei uns wird der Kontoauszug online abgeholt. Dann wird auf einem Extra-Blatt für jede Buchung mit einem Buchungsstempel eine Art Buchungssatz gemacht. Danach wird ins Kostenblatt eingetragen. Dann wird der Buchungssatz vom Stempel in den Computer (RA-Programm WinMac) eingetragen. - WARUM brauche ich den Buchungsstempel? Kann ich nicht einfach auf dem Kontoauszug die Aktennummer und die Aufteilung vermerken - das reicht doch für die Zuordnung aus.

Stammt das evtl. noch aus Zeiten, in denen die Auszüge von der Bank winzig klein und eng bedruckt waren?
Da war dann nicht viel Platz für Buchungsvermerke. Und manchmal nimmt man ja solche Gewohnheiten mit, ohne zu merken, dass es inzwischen
nicht mehr sinnvoll ist. Oder jemand übernimmt die Buchhaltung, ohne sich solche Fragen zu stellen, wie du jetzt.

Bei uns werden die Buchungsaufteilungen plus Aktennr. auch auf dem Kontoauszug vermerkt, Rechnungskopie hinter dem Kto-Auszug - m.E. völlig ausreichend.

Gleiches gilt für die Fremdgeld-Liste. Die stammt vielleicht auch noch aus Vor-PC-Zeiten?

LG
Lomadia