Öffnungszeiten, Arbeitszeiten, Besetzung der Sekretariate

Zwergnase · #1

Hallo ihr Lieben,

ich hätte mal eine Frage an euch. Wie ist bei euch die Besetzung der Sekretariate und des Empfangs geregelt? Und wie sind eure Öffnungszeiten allgemein?

Wir haben von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 13:00 Uhr und von 14:00 Uhr bis 18:00 Uhr geöffnet.

Bisher war es so geregelt, dass jeden Abend von 17:00 Uhr bis 18:00 Uhr eine Auszubildende, eine Angestellte für die Rechtsanwaltsangelegenheiten und eine Angestellte für die notariellen Angelegenheiten da waren. Die anderen Angestellten haben ab 17:00 Uhr Feierabend. Meine Chefs überlegen nun, ob wir sozusagen zwei "Schichten" in den Sekretariaten einführen sollen. Dies würde bedeuten, dass eine Sekretärin um 08:00 Uhr ihren Arbeitstag beginnt und um 17:00 Uhr Feierabend hätte und die andere Sekretärin um 09:00 Uhr kommen würde dafür aber bis 18:00 Uhr arbeiten würde.

Wir versprechen uns dadurch, dass jedes Sekretariat für die Mandanten telefonisch länger erreichbar ist und in den einzelnen Bereichen zB Diktate oder sonstige Arbeiten noch erledigt werden können.

Hier bei uns in der Umgebung findet man von Kanzlei zu Kanzlei unterschiedliche Regelungen. Eine Kanzlei zB hat freitags bis 13:00 Uhr normal geöffnet und hat dann die Telefonanlage auf die Zentrale geleitet, sodass die Sekretariate bis 17:00 Uhr in Ruhe (sprich ohne Telefon) alle Arbeiten, die in der Woche liegen geblieben sind, wegarbeiten können.

Ich würde gerne wissen, wir ihr das so handhabt. Natürlich müssen wir am Ende selbst schauen, welche Variante besser zu unserer Kanzlei passt aber wir würden gerne einige Abläufe von anderen Büros hören.

Vielen Dank für eure Antworten.

Liebe Grüße

Zwergnase

Isis90 · #2

Hey,

also bei uns ist das so geregelt, dass eine ReFa von 8 bis 17 Uhr da ist und eine von 9 bis 18 Uhr. Unsere Auszubildende wechselt immer mal, ob sie früh oder spät da ist, meistens ist sie aber mit von 9 bis 18 Uhr da. Wir untereinander haben das noch so geregelt, dass wir uns wochenweise abwechseln, wer um 8 und wer um 9 anfängt, einfach, um auch mal ein paar Termine frühs oder spät erledigen zu können. Sollte eine von uns beiden fertig ausgebildeten ReFas mal im Urlaub oder krank sein, dann darf unsere Auszubildende auch mal eine Stunde allein da sein, da wird sich dann mit ihr abgestimmt. Das Problem ist dann halt nur, dass wenn mal wichtige Sachen sind, das die Auszubildende nicht alles machen darf, d.h. ggf. bleibt man dann auch mal eine Stunde länger. Das solltet ihr bei euch vielleicht in der Planung mit bedenken.
Hintergrund ist bei uns auch, dass das Sekretariat länger erreichbar sein soll und ggf. noch ein paar Diktate und so geschafft werden sollen, gerade wenn es sich um eilige Sachen handelt.
An sich ist die Regelung so aber eigentlich ganz gut. Wer frühs da ist, bereitet alles vor, sucht Wiedervorlagen raus und so und wer spät da ist, der macht bei uns dann immer den ganzen Postausgang und den ganzen Kleinkram.

Wenn im Büro so alles passt, kann man sich da eigentlich schön reinteilen.

AliceImWunderland · #3

Wir haben Gleitzeit. Wir können von 7 - 9.30 Uhr kommen und von 16 - 19.00 Uhr gehen, am Freitag ist um 14.00 Uhr Feierabend. Wir müssen nur darauf achten, dass jemand von 7:45 bis 16:45 die Telefonzentrale besetz. Das erfolgt in interner Absprache unter den Angestellten. Alles andere ist jedem selbst überlassen. Hauptsache, man erfüllt seine wöchentliche Arbeitszeit. Kontrolliert wird über einen Chip, mit dem man sich "ein- bzw. ausstempelt".

Die Chefs sind meistens länger im Büro und auch am Wochenende. Die wichtigen Mandanten haben die Durchwahlnummern und die Mobilnummern von den Chefs.

Zwergnase · #4

Vielen Dank für Eure Antworten!!

Genau wie bei Euch Isis90 soll es dann bei uns auch laufen. Aber wie macht ihr es wenn einer von euch sagen wir mal im Sommer zwei oder drei Wochen Urlaub hat. Kommt dann die andere von Euch immer um 08:00 Uhr und geht um 17:00 Uhr und die Azubi bleibt dann bis 18:00 Uhr alleine? Oder müsst ihr dann von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr bleiben falls etwas eiliges kommt?

AliceImWunderland so eine Gleitzeit hätten wir auch gern

Wir haben diese zwar auch im Sinne von bis 09:00 Uhr da sein und auch seine wöchentliche Arbeitszeit erfüllen aber schon um 07:00 Uhr anfangen und dafür um 16:00 Uhr gehen wäre ein Traum

Pisten_huhn83 · #5

Hi,

na ja da ich hier allein bin, bleibt da nicht viel, als dass ich von 09.00 Uhr bis 18 Uhr hier bin. Mittwochs und Freitags haben wir bis 13 Uhr geöffnet. Mittwochnachmittags bin ich auch im Büro. Chef möchte Mittwochnachmittags gern viel wegarbeiten (wenn er es denn mal macht

), daher hatten wir es eingeführt, dass wir auch Mittwochs nur bis 13 Uhr offen haben.

Ich finde die Idee nicht schlecht, dass eine Kollegin von 08 Uhr bis 17 Uhr und die andere von 09.00 Uhr bis 18 Uhr arbeitet.

Manchmal überlegt mein Chef ob wir die Öffnungszeiten nicht komplett ändern und dann von 08 Uhr bis 17 Uhr arbeiten, aber manche Mandanten können halt erst ab 17 Uhr zu einem Termin kommen. Sprich wir lassen unsere Öffnungszeiten so wie sie sind. Manchmal schade, aber Freitags um 13 Uhr frei haben ist auch schon mal was

Xanthipe · #6

Moin

Bei uns ist das wie bei Isis90 geregelt.

Wir sind zwei Vollzeit- und eine Teilzeitkraft. Wir beiden Vollzeitkräfte teilen uns das im 2-Wochenrhythmus ein. Die eine arbeitet dann von 8.30 bis 17.00 Uhr und die andere von 9.30 bis 18.00, außer freitags (beide von 8.30 bis 17.00 Uhr). Nach Feierabend wird das Telefon automatisch auf die Telefone der RAs und StBs umgeleitet, so dass bei möglichen Anrufen, die Herren rangehen.

Bis jetzt funktioniert das ganz gut. Und alles andere ist Absprache. Wenn eine von uns krankheitsbedingt ausfällt, kommt die andere regulär um 8.30 Uhr und arbeitet dann bis 18.00 Uhr. So ist auch gewährleistet, dass das Sekretariat vom "BigBoss" immer besetzt ist und er seine Ansprechpartnerin hat.

Wünsche Euch noch eine schöne Wochenmitte

niva · #7

Telefonisch sind wir Mo - Fr. von 9 - 13 Uhr erreichbar, Mo, Di und Do von 15 - 17, Mi Nachmittags gar nicht und Fr. von 15-16 Uhr.

Wir arbeiten dann von 8:30 - 17 Uhr. Mittags und gerade Mi. Nachmittags können wir so in Ruhe arbeiten, Mandanten bekommen aber trotzdem Termine. und wenn Termine nach 17 Uhr sind, dann macht Chefin eben selbst die Tür auf.

ansonsten haben die Mandanten bei uns die Möglichkeit auf den AB zu sprechen.

Isis90 · #8

Also wir stimmen uns im Sommer oder auch sonst wenn jemand Urlaub machen will alle zu dritt ab (also wir beide und die Auszubildende), sodass immer nur einer Urlaub hat und die anderen die restliche Zeit zu zweit abdecken können. Sollte dann in der Zeit wirklich mal etwas sehr eiliges sein, dann kann es schon sein, dass mal jemand länger bleibt, aber grundsätzlich darf in der Zeit die Auszubildende auch mal die eine Stunde alleine überbrücken. Bei uns sind da die Rechtsanwälte im äußersten Notfall auch mal sehr selbstständig

. Die Anwälte sehen hier dann auch alle ein, wann die eigentlichen Arbeitszeiten sind und dann kann man gehen und sie machen ggf mal was selbst fertig.

Zwergnase · #9

Meine Chefin hat mir jetzt gerade gesagt, dass sie überlegen, auch noch die Mittagspause durchgehend zu besetzen.

Sie haben sich dann gedacht, dass eine Angestellte dann in der Mittagspause am Empfang sitzt und eingehende Telefonate annimmt und evtl. mit Mandanten spricht falls welche zu dieser Zeit in die Kanzlei kommen und eine Frage haben.

Dies würde dann auch im Wechsel laufen. Diese Angestellte würde ihre eigene Mittagspause dann ggf. vor der eigentlichen Pause oder danach machen.

Hat das auch jemand von Euch auch?

Ich find dies jetzt nicht unbedingt nötig! Wenn wir jeden Tag in der Woche für die Mandanten von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr zu erreichen sind kann wohl eine Mittagspause von 1 Std drin sein oder?

Frau Cindy · #10

Ich bin alleine hier und muss in der Mittagspause auch ans Telefon und an die Tür. Je nach dem, wie oft ich gestört werde, mache ich dann halt ein paar Minuten länger Pause.

Nötig finde ich das im Übrigen auch nicht, wenn man ansonsten den ganz Tag für die Mandanten erreichbar ist.