KR besser/korrekter durch Vorblatt o.ä.

sun_day · #1

Hallo

ich habe in der Kanzlei leider das Problem, dass sich aufgrund von Zeitmangel (arbeite jeden Tag nur 4 Std - habe aber zu tun für mindestens 8 Std) oft bei Kostenrechnungen Fehler einschleichen.

Ich überfliege meistens nur die Akte und dann kommt es vor, dass ich was übersehe - wie Vorsteuerabzugsberechtigung, Reisekosten (werden bei uns nämlich nirgends notiert usw)... Mein Chef kontrolliert es nicht. Macht mich danach aber dann verantwortlich.

Meine Idee war es jetzt das Kostenblatt bzw. Aktenvorblatt abzuändern und speziell auf Kostenrechnungen abzustimmen, wo alles mögliche einträgen wird - möglichst in Zusammenarbeit mit dem Chef: welche Gebühren: außergerichtlich und /oder gerichtlich Tätig, MB, mehrere Auftraggeber, Vorsteurabzug, RSV (mit Selbstbeteiligung i.H.v.), Termine, Fahrtkosten, Auslagen, KR bez. von ... am... , etc

Nun bin ich beim Erstellen eines solchen Blattes nicht wirklich begabt.

Könnt ihr mir helfen? Hat jemand von Euch schon eins, was er mir schicken könnte oder einen Tipp, wo ich etwas in der Art finde?

Die von RA-Micro finde ich nicht brauchbar...

Bin für jeden Tipp dankbar - LG

#2

Meinst du denn, daß dein Chef da dann was einträgt? Ich bin da skeptisch

Einen Teil der Angaben siehst du doch schon am Aktenvorblatt (mehrere Auftraggeber, Vorsteuerabzug, RSV), d.h. wenn die Akten bei euch "anständig" angelegt sind, dann sollte bei den Beteiligten schon eingepflegt sein, wenn sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Die Methode sich die Akte gründlich anzusehen, ist meiner Meinung nach immer noch die sicherste, alle Gebühren und Kosten zu berücksichtigen, die Zeit muß dann einfach sein.

Wer wann, was bezahlt hat, kannst du dem Kontenblatt entnehmen oder wird bei euch nicht ins Kontenblatt gebucht? Und falls ihr das macht, tragt ihr die Auslagen nicht ins Kostenblatt ein, damit diese dann bei den KR berücksichtigt werden?

___________

Noch was vergessen:

Die Selbstbeteiligung würde ich direkt dann anfordern, wenn die Deckungszusage da ist, so geht dir die nicht durch. Sag deinem Chef oder wer die Post halt verfügt bei euch, daß du diese Posteingänge in Zukunft direkt bekommst, damit du die entsprechenden Rechnungen machen kannst

nici01 · #3

Wenn eine Selbstbeteiligung besteht habe ich mir angewöhnt oben rechts in die Ecke auf dem Kostenblatt dies immer hinzuschreiben.
Auf dem Schreiben der RSV mache ich es immer mit einem Textmarker kenntlich, damit man es hinterher auch gut sieht.
So handhabe ich das aber immer nur.

Ansonsten wie JSanny schon schreibt, müsste ja eigentlich alles schon aus dem Kostenblatt hervorgehen.

Gruftie · #4

Die Methode sich die Akte gründlich anzusehen, ist meiner Meinung nach immer noch die sicherste, alle Gebühren und Kosten zu berücksichtigen, die Zeit muß dann einfach sein.

Genau! Denn Du kannst Dich nicht darauf verlassen, dass andere die Akte korrekt führt bzw. die korrekten Daten eingibt...und im Endeffekt bist Du dann Schuld.

Also lieber die Akte selbst prüfen und dann eine korrekte Abrechnung erstellen. Kostet zwar erst einmal mehr Zeit, aber Du ersparst Dir den Ärger und die Zeit, später eine korrekte Rechnung zu erstellen...

Wünsche Dir noch einen schönen Sonntagabend!!

sunshine24 · #5

Also lieber die Akte selbst prüfen und dann eine korrekte Abrechnung erstellen. Kostet zwar erst einmal mehr Zeit, aber Du ersparst Dir den Ärger und die Zeit, später eine korrekte Rechnung zu erstellen...

Auch JSanny

Wenn du es nämlich so siehst, nimmt das nicht unbedingt mehr Zeit in Anspruch wie wenn du die Rechnung zweimal machen musst, weil die erste falsch war.

Ninni · #6

Also ich habe letztens mal ein einfaches, stinknormales (entschuldigt den Ausdruck) entworfen.
Datum // Höhe // Sonstiges

Reicht bei uns vollkommen aus, weil bei uns meist nur Kopierkosten oder ZV-Kosten vorkommen.

Lämmchen · #7

Hallo,

in unserer Kanzlei ist es üblich, alles, was Kosten betrifft, direkt und separat hinter das Vorblatt abzuheften. Das hat den Vorteil, dass wir bei Abrechnungen schnell sehen, was wie abgerechnet werden muss. Für die Selbstbeteiligung würde ich mir auch einen Vermerk auf dem Vorblatt anmarkern.

Ich bin mir auch nicht sicher, ob Du auf Mithilfe Deiner Chefs beim Eintragen von irgendwelchen Kosten zählen kannst. Bei uns würde das schief gehen.

Wir hatten früher übrigens die Variante, dass auf der Rückseite des Vorblattes sämtliche Auslagen eingetragen werden. Die Gefahr bestand aber darin, dass manchmal doch ein Posten nicht eingetragen war und dieser dann bei der Abrechnung fehlte.

Ich persönlich erledige Kostensachen/Abrechnungen immer früh morgens, dann bin ich einfach fitter.

Ninni · #8

Oder am besten in der Akte direkt eine extra Rubrik mit "Kostensachen" anlegen, in der dann alles abgeheftet wird, was später in der Kostenrechnung mit zu beachten ist.