Eingangspost und Urlaubspost

icerose · #31

ich glaube, die Frage bezog sich auf das eventuelle "Petzen" und nicht auf die Anweisung

likema31 · #32

icerose hat geschrieben:ich glaube, die Frage bezog sich auf das eventuelle "Petzen" und nicht auf die Anweisung

Eigentlich schon.

AdoraBelle hat schon recht. Hier muss deutlicher kommuniziert werden und ich werde das mit den Kollegen besprechen, sobald alle wieder da sind.

Andy66 · #33

In unserer Minikanzlei läuft das so: Post kommt, Chef schnappt sie sich, öffnet die Briefe und stempelt. Dabei werden evtl. gleich die EBs ausgefertigt und ggf. kleinere Verfügungen getroffen. Dann kommt die Mappe an die Mitarbeiterin, die dann die Posteingänge in eine Excel-Tabelle einträgt. Dann alles zum Scannen, Scanns in die Dateiordner verschieben. Währenddessen kontrolliere ich alles auf Fristen und Termine und trage ein, was einzutragen ist.

Meistens picke ich mir dann schon meine Poststücke raus, den Rest holt sich der Chef später bei der Postbesprechung. Und dann ist die Mappe - meistens - leer. Wenn der Chef nicht da ist, läufts genau so, nur ohne Chef, dann mache ich die Post auf und treffe die Verfügungen (Kopie an Mdt, abheften, für den Chef aufheben, sofort an Vertreter vorlegen usw. usf.).

Bei uns werden die wenigsten Poststücke mit der Akte vorgelegt, das liegt aber an unserer Kanzleistruktur. Da alles eingescannt ist, braucht man die Papierakte nicht mehr unbedingt, um die Sache zu bearbeiten. Wiedervorlagen funktionieren bei uns mit einer Magnettafel, auf der die Akten kleine Kärtchen haben. Sie wandern dann über die Tafel, entweder wochenweise oder zu den jeweiligen Sachbearbeitern. Bisher kommen wir damit ganz gut rum.

Ciara · #34

Andy66 hat geschrieben:Dann kommt die Mappe an die Mitarbeiterin, die dann die Posteingänge in eine Excel-Tabelle einträgt.

Wozu wird dass in die Excell-Tabelle eingetragen?

Andy66 · #35

Weil Chef unbedingt ein Posteingangsbuch haben will. Ausgänge werden genauso erfasst. Leichte berufsbedingte Paranoia, glaub ich

. Es gibt dafür auch spezielle Software, aber die kostet teuer, daher Excel-Tabelle. Ist ein Fortschritt gegen die handgeführten Register.

Ich glaub ja nicht, dass da in den letzten Jahren viel reingeschaut wurde. Aber wenn, dann sieht man, dass am 31.02.2019 von Mandant x das Dokument y gekommen ist.

Meinetwegen müsste das nicht sein, aber er hats so in der Bürogemeinschaft mit dem Steuerberater gelernt, wo er angefangen hat.