Bänder schreiben - Euer Ablauf beim Anlagen kopieren etc. ?

[Bonbonita]

[quote="NicoleH"]hallo,
bei uns ist der kopierer auch im anderen zimmer. ich schreibe erstmal bis ca. 14 Uhr die bänder soweit wies geht. die ausdrucke (auf gutem papier) lege ich jeweils direkt vom drucker (steht in handreichweite) in die gerade geschriebene akte vorne rein. wenn anlagen drin vor kommen, hefte ich diese schon beim schreiben aus und lege sie vorne rein (wenns nicht so viele sind). Bei klagen und schriftsätzen mit vielen anlagen, suche ich die anlagen dann beim kopieren im anderen zimmer zusammen. zum kopierer gehe ich erst, wenn ich genug zu kopieren habe. wegen jeder akte vorrennen - nee das wäre zeitverschwendung. dann trage ich nach dem kopieren den/die stapel wieder an meinen platz und fertige aus. dann lege ich die mappen zur Unterschrift dem chef vor. diese bekomm ich erst so gegen 16 Uhr wieder und vielleicht auch noch ein paar fristen, die noch rausmüssen

Die Version find ich ganz gut für meine Situation passend.. ich denke so oder so ähnlich geh ich jetzt vor.

Ich hab auch beschlossen, da mein Chef immer soviel korrigiert, dass ich den zweiten Arbeitsgang ändere. Nachdem ich das 1. Mal die U-Mappe wiederbekomme, mache ich einfach zwei Mappen draus :

1 Mappe in die alles Unterschriebene kommt, fertige Faxe etc.. Mit der U-Mappe geh ich ins Kopierzimmer, faxe und kopiere die unterschriebenen Schreiben für die Akten (die Kopien kommen zurück in die Mappe und die Sendeberichte zu den in die Akten zu heftenden Faxe) und der Rest wird kuvertiert und kommt zur Post.

In die 2. Mappe kommt alles was nochmal zu korrigieren ist und wird dann eben nochmal korrigiert und wieder vorgelegt.

Bei mir kommt halt noch erschwerend hinzu, dass wir auch wegen gutem und weniger gutem Papier alles kopieren müssen und ich nicht mehrere Ausdrucke machen kann. Außerdem gibts Anlagenfaszikel und Kostennotenfaszikel in die jeweils auch noch Kopien müssen... Herjemine hoffentlich komm ich da jemals rein.

[lillysss]

Puh, das geht ja in manchen Büros - sorry - ganz schön chaotisch zu, das würde hier niemals funktionieren.

Wenn ich ein Diktat schreibe, nehm ich mir die erste Akte, schreibe den Schriftsatz, drucke ihn aus, kopiere ihn (so oft ich ihn halt brauche), danach such ich die Anlagen raus, kopiere die auch und tacker den Schriftsatz zusammen. Dann mach ich noch ne KM für den Mandanten und beides kommt in die Unterschriftenmappe. Abschrift in die Akte, WV und ab in den Schrank. Es sei denn, in der Sache muss ein Fax raus, dann leg ich die Akte erst noch neben das Faxgerät, damit der Azubi später den Sendebericht reinheften kann.

Und dann mach ich mit der nächsten Akte weiter.

Gegen Abend kommt dann die Unterschriftenmappe zum Chef, der unterschreibt und dann jagen wir das raus. Da wird eigentlich auch selten was zurückgegeben zur Korrektur.

Einzige Ausnahme: Mehrseitige Schriftsätze. Die legen wir vorher einmal auf Blankopapier mit Akte vor, falls da noch was geändert werden muss oder Tippfehler drin sind. Damit wir nicht fertige Schriftsätze wieder auseinandertüdeln und teures Briefpapier verschwenden müssen.

Dass manche Anwälte Klebezettel auf die Anlagen kleben, finde ich total super - unsere machen das nicht, muss ich mal vorschlagen. Danke für den Tipp!

[Sam29]

Ich tippe den Schriftsatz runter, Korrekturlesen, beim Korrekturlesen, fertige ich die Anlagen, dann packe ich es mit Anlagen und der beglaubigten Abschrift in die Mappe- die weiteren Anlagen + Akte bleibt bei mir auf dem Tisch. Dadruch das es eh wieder bei mir landet und ich die Akte noch habe, fallen mir sogar noch ab und an Fehler auf. Wäre die Akte sofort weg, würde ich wahnsinnig werden. So arbeitet jeder eben anders.

[Konsumkind]

- Schriftsätze runtertippen
- Band zurückspulen und noch mal Korrekturlesen
- nach dem Korrekturlesen alles ausdrucken (auf Kopfbogen und blanko für die Akte)
- Schreiben hintereinander fertig machen mit Anlagen kopieren ect.
- Postkorb
- abends mach ich die ganze Post fertig (auch der anderen Angestellten)

Ja, unsere zwei Chefs schaffen es die Schreiben so zu diktieren, dass es sich grammatikalisch richtig anhört und es nichts zu verbessern gibt.

Bei dem anderen Chef ist es so, dass der eigentlich auch immer was zu verbessern hat, deswegen drucke ich die Schreiben jetzt eigentlich nur noch auf Blanko aus und geb ihm die zum Korrigieren rein. Aber da er höchstens ein Band pro Tag hinlegt, ist das auch nicht zuuu viel Arbeit.

[Iv75]

Also ich mache es auch so, dass ich immer eine Akte bearbeite, die dazugehörigen Schreiben ausdrucke und mit den Anlagen fertig mache und ab geht es in die Postmappe. Faxe lege ich extra, die werden zwischendurch schon von meinen Chefs unterschrieben.

Falls ein Schreiben oder ein Schriftsatz nochmal zum Korrekturlesen vorgelegt werden soll, bekomme ich es gesagt. Ich drucke die Sachen dann aus, lege sie vor und wenn sie mit einem okay wieder zurück kommen, werden sie fertig gemacht.

Natürlich kommt es auch vor, dass in Schreiben, die ich schon fertig habe, mal ein Fehler drin ist, dann korrigieren meine Chefs und ich drucke den Brief nochmal aus, oder sie machen es gleich selbst.

Anlagen bekomme ich, nach mehrfachen Beschwerden meinerseits, zwischenzeitlich auch markiert. Ich habe sie darum gebeten, da sie die Anlagen ja eh raussuchen, wenn sie den Text abdiktieren.

[Bonbonita]

Puh, das geht ja in manchen Büros - sorry - ganz schön chaotisch zu, das würde hier niemals funktionieren.

Na ja... das ist ja nicht auf meinem Mist gewachsen... ich würd auch gern lieber mit jeder Akte zum Kopierer - natürlich ist das die absolut sicherste Methode... aber was willste denn machen wenn die Kolleginnen dich schief angucken wie ein Alien und fragen: "Gehst Du wegen jeder Anlage zum Kopierer... warum sammelst du denn nicht?!?!" Als wär man ein totaler Anfänger und ein bisschen plemmplemm

Ich war in meinem leben jetzt schon in 4 Kanzleien, aber einen Chef wo am Tag nur ein Band rauskommt hatte ich noch nie... ich glaube da stellt sich die Problematik dann auch nicht so.. weil da kann man wohl nicht so viel durcheiannder bringen. Ich habe am Tag an die 5 Bänder normal daliegen udn dann krieg ich noch 2-3 kurze zum "Zwischenreinschieben", "Vorziehen" oder "Musste eigentlich schon gestern raus"... da wirds dann schon komplizierter, dass man nichts durcheinanderbringt. Manchmal ist da ein geregelter Ablauf auch gar nicht mehr möglich, weil man irgendwie mehreres gleichzeitig bearbeitet... *heul*

Anlagen markieren hatte ich mal so mal so... aber ich werd in Zukunft auch immer drauf bestehen dass es gemacht wird. Es kann halt auch extrem die Fehlergefahr verringern, weil ich beim Suchen in 5 Leitzordnern nach der richtigen Anlage nicht aus Versehen ein falsches Schreiben erwischen kann.

Ich würd mich freuen wenn jemand noch für mich persönlich eine Idee hätte wie ich es idealerweise besser ode optimiert machen könnte. Nochmal meine Situation:
Anlagen müssen mit in der U-Mappe vorgelegt werden. Mappe geht quasi "fertig" zum Chef mit allen Abschriften etc. hinten dran. Schreiben werden kopiert NACHDEM sie unterschrieben wurden. Abschriften müssen kopiert werden (können nicht gedruckt werden). Kopierer steht in anderem Zimmer (kann man nicht immer hinlaufen). Drucker steht in handerreichbarer Nähe. Chef korrigiert sehr viel.
LG, Bonbonita

[gkutes]

Mappe geht quasi "fertig" zum Chef mit allen Abschriften etc. hinten dran.

Chef korrigiert sehr viel.

das sind zwei Sachen, die nicht funktionieren! Das musst du abschaffen. Die Abschriften können erst NACH der Korrektur gefertigt werden. Bei uns gibt es immer die letzte Seite dann doppelt, damit schon unterschrieben werden kann, obwol im SS noch Änderungen sind.

[lucy1510]

Wenn ich einen Schriftsatz schreibe, den Cheffe noch korrigieren möchte, schick ich ihm diesen per Mail zu. Er schaut drüber, korrigiert, wenn nötig und schickt ihn mir wieder zurück. Entweder diktiert er dazu dann noch was oder er korrigiert es selbst. Ist doch die einfachste Möglichkeit, etwas hin- und herzuschicken, ohne Papier und Zeit zu verschwenden.

[gkutes]

Es sollen doch aber die Anlagen mit vorgelegt werden!

[lillysss]

Ich weiß, das mag von oben herab klingen, aber in manchen Punkten muss man sich seine Chefs auch ein bisschen erziehen. Die haben doch die Anlagen schon beim Diktieren gesehen, wieso müssen die zwingend quasi mit der Vorab-Version vorgelegt werden, das ist doch Humbug.

Der soll sich entweder eine Blankoversion ohne Anlagen (dafür meinetwegen mit Akte) vorlegen lassen, wenn er sowieso noch drin rumstreichen will, oder das Ding einfach unterschreiben, wenn es fertig in der Mappe liegt. Kannst ihm ja mal sagen, dass das in den meisten anderen Büros auch so gemacht wird.

Laufen musst du doch sowieso, ob nun vorher oder hinterher. Aber wenn du Anlagen und Schriftsatz in einem Rutsch kopieren könntest, wär das schon mal ein Gang weniger.

Apropos Gang: Jeder Gang macht schlank, also ich geh gern wegen jeder Akte einzeln zum Kopierer (unserer steht auch nicht in meinem Zimmer), dann kann ich wenigstens ruhigen Gewissens einen Schokoriegel mehr essen