Aktenabheftung

[domel 3008]

also, ich geb hier dann auch mal meinen Senf dazu, obwohl es natürlich darauf ankommt, wie groß der Umfang der jeweiligen Akte ist.

ich arbeite halbtags in zwei Kanzleien und in beiden wird die Aktenführung unterschiedlich gehandhabt:
in der einen gibt es ebenfalls die vierfach Abheftung. auf die erste kommt Vollmacht, Kontaktdaten, Kostenübersicht nebst Rechnungen. zweite: gerichtliche Korrespondenz. dritte: sämtliche Korrespondenz mit dem Mandanten (auch Unterlagen des Mandanten). vierte: sonstige Korrespondenz mit gegnerischen RAe, RsSchutzvers. oder andere Beteiligte. Sollte die Akte irgendwann mal zu dick werden, wird sie kurzerhand in einen Leitz-Ordner verfrachtet und da wird dann alles mit Laschen abgetrennt.

in der anderen Kanzlei führen wir die Handakten entweder in (schmalen/breiten) Leitz-Orndern oder wenn wir vornherein wissen, dass nicht so viel anfallen wird, dann in Hängeakten.
Die Hängeakten haben keine Abheftung, sondern dort legen wir solche Sichthüllen rein, die dann nach Korrespondenz Mandant, Korrespondenz Gegner, Gericht, Recherche...usw. beschriftet sind.

Ich finde meine zweite Variante besser, da die Unterlagen an sich ordentlicher bleiben und es handlicher ist, als wenn ich die Akte mit der vierfach Abheftung vorzuliegen habe und mit den manchmal Massen an Unterlagen hantieren muss.

[*Yvonnchen*]

Hallo ihr Lieben,

also ich hab das grad erst gelesen. Ich hatte meiner Meinung nach voll ne gute Idee von Anfang an in meiner Kanzlei.

Ich mach das so:
Wir haben ganz normale Hängeakten, sehen aus wie Schnellhefter nur mit Pappe drum rum, also auch nur ein Heftstreifen zum draufheften.
Vorne mach ich ganz normal mein Deckblatt, dahinter so ein braunes Trennblatt DIN A 4, dahinter kommt jeweils abgetrennt
1. Gerichtskorrespondenz
Trennstreifen
2. Gegner
Trennstreifen
3. Mandant
Trennstreifen
4. RSV
Trennstreifen
5. eigene Gedanken/Recherche
Trennstreifen
6. hereingereichte Unterlagen
Folie mit Vollmacht

Und die Trennstreifen beschrifte ich halt dann an der Seite jeweils. So braucht man nicht lange suchen, wenn z. B. Chef sagt, was war das letzte Schreiben an Mandanten, dann schau ich unter Mandantenkorrespondenz und hab es gleich da. :D

Viel Spaß beim Akten anlegen.... :wink:

Lg

[Adora Belle]

Und jedesmal, wenn es was abzuheften gibt, bastelst Du die ganze Chose auseinander? Meiner Meinung nach völlig unpraktikabel.

[skugga]

Und jedesmal, wenn es was abzuheften gibt, bastelst Du die ganze Chose auseinander? Meiner Meinung nach völlig unpraktikabel.

Genau das schoss mir beim Lesen auch aus dem Kopf; der Zirkus mit den Heftstreifen ist m. E. nur einigermaßen zu handeln, wenn man Leitzordner führt.

[*Yvonnchen*]

Ja aber das Deckblatt musst du ja sowieso raus tun, um dein Schreiben einzusortieren. Da ist es doch egal ob ich jetzt ein Blatt raus nimm oder ob ich 20 Blätter in der Hand hab....

[Adora Belle]

Na, ich muß nix rausnehmen, um abzuheften. Schon, daß Du das "Einsortieren" nennst, zeigt mir, daß daß das nicht meine Art des Arbeitens wär. Deine Methode funktioniert nur bei Ordnern oder allenfalls noch bei Schlauchbindung. Würde mich persönlich nach nem halben Tag in den Wahnsinn treiben. Aber wenn es Dich nicht stört, isses doch gut.

[TeTee]

Gugu,

ich senf auch mal mit bin ja immer neugierig, wie so was in anderen Kanzleien gehandhabt wird.

Wir haben Akten mit 4 Abheft-Möglichkeiten und einer Aktentasche hinten.
1. Schiene: i. d. R. nur der Handaktenbogen; beizeiten darin oder darunter sämtliche Kostensachen außer den Mdt. betreffend; wenn ich die Akte aufschlage, will ich genau und nur den Handaktendeckel sehen
2. Schiene Korrespondenz mit Gegner und/oder Gericht
3. Schiene Akteneinsichten z. T. in einer Extra-Tasche (besonderer Chefwunsch; ich mag's nicht ), früher hab ich die einfach auf die 3. Schiene geheftet und dann obendrauf die Kostensachen
4. Schiene Mandantenkorrespondenz (also vom und an den Mdt, auch Rechnungen)
Schon vorhandene Aktentasche: Vollmacht, Notizen, Rechtsprechung, Originale des Mdt. und so wat alles

Wenn ich Schreiben/Schriftsätze mit Anlagen mache, sind die Anlagen immer an der Aktenkopie, also nicht einfach *hintenreingesteckt*, sondern mit auf der 1. Schiene.

Ich hasse es, wenn die Damen und Herren von und zu Chefs einfach offizielle Schreiben *hintenrein* stecken, seit ich einmal einen Richter dranhatte, der irgendwas zu einem Urteil wollte und ich strikt und vehement behauptet habe, das läge hier nicht vor ... ja ... es steckte *hintendrin*.

Des weiteren hasse ich Sichthüllen -- auf die Schienen gehören die mal gar nicht! Auch keine Extra-Teile auf so Heftstreifen *graus* .

Grüße
TeTee

[Zweite Chefin]

Wir haben nur eine Abheftung, das Neueste liegt obenauf.
In eine neue Akte kommt als erstes, also hinten ein Heftstreifen, darauf ein alter Briefumschlag für Vollmachten und der Handaktenbogen (Heftstreifen nur zum leichteren Erblättern des Bogens).
Wir benutzen unsere Aktendeckel mehrfach, es sind schlichte Blankodeckel von Soldan, ohne Hängevorrichtung, die ein Klebeetikett mit Rubrum und Aktennummer bekommen, das kann dann überklebt werden. Die Akte ist im Aktenschrank in einer oben offenen Hängemappe.
Dadurch wird zwar der Schrank voller, aber die stets dort befindliche Hängemappe hilft, wenn z.B. ein Anrufer nicht präzise sagen kann, weshalb er anruft oder Cheffe alle Akten eines bestimmten Mandanten haben möchte.
Ich glaube, ich würde es lästig finden, wenn ich nach Bearbeitung die Abschriften erst nach Gericht, Mandant oder sonstwas sortieren müßte. Außerdem sehe ich z.B. im Kenntnisnahmeschreiben an Mandant nur, dass er Abschrift bekommen hat, was drinsteht, muß ich mir erst woanders suchen.

[Pepsi]

@Yvonnchen: das finde ich nun auch total unpraktisch

Da wir Familiensachen bearbeiten, würde das bei uns zum Chaos führen. Wenn ich jedesmal alles in der Hand habe.. die meisten Akten platzen aus allen NÄhten bis ich sie dann in einen Ordner umsortiere (habe aber nicht soviel Platz für Ordner, deswegen scheue ich mich jedesmal )

warum nehmt ihr nicht eine Akte mit Doppeltheftung und Doppelzungen, dort kann man auch 4 Sachen abheften

Die Vollmacht und Aktenvorblatt haben wir ganz vorne in einer Klarsichthülle (offen), die aber so abgeheftet wird, dass sie nicht rausgenommen werden muss um den Gerichtsteil abzuheften. In diese Klarsicht hülle werden auch die Posteingänge reingelegt, damit sie nicht "rumfliegen"

[Pepsi]

@Zweite CHefin: Kenntnisnahmeschreiben heftet ihr ab?

ich kannte aus der alten Kanzlei auch nur die Abheftung in einem Stapel und fand es gewöhnungsbedürftig.. man kann es so oder so sehen, hat beides vor- und nachteile. In meiner jetzigen KAnzlei würde es gar nicht anders gehen, weil die Akten so dick sind, da wären die schneller voll; so verteilt es sich auf zwei ABheftvorrichtungen