Korrektur einer Rechnung

samara · #1

Hi! Wir haben aus Versehen eine Rechnung auf den Namen der Ehefrau des Versicherungsnehmers ausgestellt und der RSV übersandt. Wir haben aber miteteilt, dass wir den Versicherungsnehmer beraten haben. Nun müssen wir erklären, warum die "Kostennote auf die Ehefrau des VN" ausgestellt ist.

Meine Frage ist: reicht es aus zu sagen, dass es sich um ein Kanzleiversehen handelt oder wäre es besser die Rechnung zu korrigieren bzw. eine Gutschrift zu ertellen und eine neue Rechnung zusammen mit der Gutschrift hinschicken? Ich weiß nicht, wie ich am besten vorgehe. Vielleich kann mir jemand was empfehelen...

gkutes · #2

lasst euch das Original der Rechnung zurückschicken und korrigiert die Anschrift. Das ist mE das richtige Vorgehen

samara · #3

Die Original-Rechnung hat der MA, die RSV hat lediglich eine Fax-Kopie. Meinst Du, wir sollen die Original-Re handschriftlich korrigieren oder neu ausdrucken? Sorry, die Frage ist so blöd, aber ich möchte alles richtig machen. Die Re-Nr. bleibt dann aber dieselbe, ne?

gkutes · #4

dann musst du dir die vom Mdt zurückholen. Wenn ich das Original in den Händen habe (und NUR DANN!), ändere ich die Anschrift und druck es noch mal aus. Nicht mit der Hand. Das geht nicht, weil das könnte ja jeder gemacht haben.

samara · #5

OK, war eine dumme Idee mit der Handschrift.

Und was meinst Du, wie erkläre ich unser Versehen gegenüber der RSV? Der Hintergrund ist, dass wir auch mal die Ehefrau vertreten hatten, allerdings in einer anderen Sache...

butterflybabe · #6

Grundsätzlich würde ich zuerst die Rechnung stornieren, also eine Gutschrift erstellen und die den jeweiligen Parteien übersenden. So wäre es auf jeden Fall richtig.

Der RSV würde ich erklären, dass es sich um einen Bürofehler gehandelt hat. Keine Ahnung: Fehler im Diktat, allgemeine Beratungsakte und falsche Partei erwischt, in der Art.

gkutes · #7

würd ich gar nicht groß erklären. Es handelt sich um ein Kanzleiversehen. Vielleicht "wurde falscher Adressat angeklickt". Also so wie es wirklich war. Die sehen ja anhand der Unterlagen, dass ihr den Mann vertreten habt.

samara · #8

Super! Vielen lieben Dank, gkutes!!!