In der Kanzlei gibt es meinen Chef und mich - und seit Mai zeitweise und seit August komplett noch eine Auszubildende. Sie ist 18 und treibt mich in die pure Verzweiflung.

Kurze Zusammenfassung: Einfachste und klare Anweisungen werden gegeben - dennoch macht sie nichts davon.

Ich hatte zu Beginn den Fehler gemacht und ihr etwas mit Sinn und Zweck der Handlung erklärt, da ich dies in meiner Ausbildung vermisste und mir dachte: Ihr soll es an nix fehlen. Doch man merkte schnell, dass längere Erklärungen bei ihr völlig vorbei gehen. Kurze und klare Anweisungen versteht sie jedoch wie ich immer mehr merke auch nicht.

Mein Chef und ich führten mit ihr bereits zwei gemeinsame Besprechungen in denen wir versucht haben herauszufinden ob ihr etwas an der Ausbildung liegt und sie zudem ermutigt haben.

Folgende Beispiele ihrer "Eigenheiten":

Bin ich allein in der Kanzlei ist das Telefon lautlos, da ich ein optisches Dauersignal vom Telefon und Monitor erhalte - das funktioniert super. Kommt sie, schalte ich das Telefon auf laut. Was macht sie? Sie stellt es eigenständig wieder auf lautlos. Klingelt es - so meine Beobachtungen - schaut sie hin, sofort weg und macht als wäre sie schwer beschäftigt.

Bitte ich sie ihre Telefonnotiz samt Akte beim Chef auf den Tisch zu legen und unbedingt zu betonen, dass die Mandantin heute die Klage eingereicht wissen will, so geht sie in sein Zimmer und legt es klanglos auf seinen Platz. Sie kommt raus und ich frage ob sie ihm dies wie besprochen auch mitgeteilt hat. Sie sagt: "Nein.". (... ... Ich fühle mich als würde ich gegen eine Wand reden.) Ich schicke sie wieder rein. Daraufhin schreckt sie zurück und sagt sie habe Angst ihm das zu sagen. Mein Chef ist der Letzte, vor dem man Angst haben müsste. Er ist sowas von feinfühlig und geduldig und immer höflich.

Ich schicke sie in einen Drogeriemarkt um etwas für die Kanzlei zu besorgen und betone, wenn es das eine nicht gibt soll sie nichts kaufen und erst recht nicht sich ein anderes Produkt verkaufen lassen. Azubi kommt zurück mit anderem Produkt (im Übrigen das, wo ich sagte GENAU DAS NICHT.).

Ich erkläre ihr wie wichtig Wiedervorlagen sind. Sie hat von mir den Auftrag jeder Akte die sie bearbeitet eine Wiedervorlage zu geben um den Verfahrenslauf im Auge zu behalten sowie - wenn eine Frist gesetzt ist ein paar Tage vorher damit wir ggf. den Mandanten erinnern können oder wenn wir eine Frist der GS setzen einen Tag später, damit wir prüfen und ggf. mahnen können. Was macht sie? Aufforderungsschreiben an GS - Zahlungsziel 15.11. - setzt sich WV auf den 02.12. - zur WV verfügt sie einfach eine neue WV in einem Monat ohne mir Bescheid zu geben, dass da was gemacht werden muss.

Ist es noch zu früh zu erwarten, dass sie das erkennt?

Oder Termine notieren: Klare Anweisung (liegt auch als Merkzettel auf ihrem Arbeitsplatz): Termin in Akte notieren, Termin im PC notieren, Verfügung kopiert mir vorlegen. Was macht sie? Harkt es ab aber macht nichts.

Faxen ist auch sehr schwer... Sendeberichte werden grundsätzlich auch ohne OK abgeheftet - auch gern in eine andere Akte.

Eingehende Post (unser Aktenzeichen wurde vom Gericht angegeben) mit Az 27-15 wird in Akte 135-13 geheftet.

Telefonieren kann sie absolut gar nicht. Zuerst sagt sie sie verbindet und dann stellt sie fest, er ist bei einem Gerichtstermin, sodass jeder sofort denkt, dass sie lügt. Sie kann nicht erklären, dass sie im Irrtum lag er wäre noch da. Auch wenn ich ihr zig mal sage, dass sie keine Auskunft geben soll, ob er da ist. Sondern schlicht zb "einen kleinen Moment bitte" sagt. Alle meine Tipps gehen völlig an ihr vorbei.

Wiedervorlagen für Chef, Besprechungstermine, Gerichtstermine und Fristen heraus suchen wird auch immer vergessen. Machen wir einfach nicht.

Mittags nach den Fristen zu schauen, sich zu vergewissern, dass Chef dran arbeitet, also noch mal ein Check-up durchzuführen vergisst sie auch immer. Obwohl auch das auf ihrem Arbeitsplatz als Notiz steht.

Alles in allem: Sie bekommt keinen Tagesablauf geregelt und ignoriert schier alles was man ihr sagt.

Und sobald ich Feierabend mache, macht sie gar nichts mehr. Ich komme am nächsten Tag rein und alles ist unverändert.

Zuletzt rief eine Mandantin an und meinte sie ruft gleich wieder an. Ich war kurz aus dem Zimmer gegangen und frage sie bei Rückkehr, ob sie zwischenzeitlich angerufen hat. Da meinte sie: "Ja, sie hat eben nochmal angerufen.". Es klingelt erneut das Telefon - auf dem Display sehe ich es ist diese Mandantin und entschuldigte sich, dass sie mich hat so lange warten lassen, dass sie jetzt erst zum Rückruf kam. Ergo hat mich die Azubine volle Kanne angelogen.

Aber der größte Hammer: Aktenablage.

Ich zeige ihr wie es geht (wie so vielen Praktikanten etc. vor ihr auch schon) und was sehe ich gestern? Ein Titel noch in Hülle abgeheftet, Originalunterlagen der Mandantschaft im nicht übersehbaren mandanteneigenen Hefter einfach mit Gummi an Akte fixiert. In mir platzt es. Mein Plan: Bis Weihnachten darf sie alle ihre archivierten Akten aus dem Archiv holen und wir üben Aktenablage.

Mein Chef ist ja eigentlich der Ausbilder, doch ihr den Weg zeigen liegt naturgemäß doch bei mir. Er redet regelmäßig mit ihr um ihre Gedanken und Fragen heraus zu locken und baut sie immerzu auf, fährt mit ihr zu Terminen, bespricht mit ihr schulische Belange etc., bietet ihr jederzeit offenes Gehör an und sagt aber auch klar, dass sie auf meine Anweisungen zu hören hat.

Ich wollte alles richtig machen und denke mittlerweile, dass ich alles falsch gemacht habe; womöglich habe ich sie überfordert und hätte sie doch erst mal nen halbes Jahr nur Akten ablegen und Post aus den Briefkasten holen lassen dürfen. Doch dann regt sich ja der Azubi auf, dass er nur die Pampelarbeiten machen darf.

Vor paar Wochen platzte es einmal aus mir heraus, als sie eine Zeit lang wirklich alles was ich sagte völlig ignorierte. Da habe ich sie gefragt, ob sie die Ausbildung wirklich möchte. Da brach sie in Tränen zusammen und entschuldigte sich und beteuerte, dass sie die Ausbildung unbedingt möchte. Sie gab mir das Gefühl als würde sie nicht merken, dass sie komplett gegen meine Anweisungen arbeitet.

Wie läuft das bei euch? Was gebt ihr dem Azubi im ersten LJ für Aufgaben?

Ich weiß, dass ich viele Dinge von ihr nicht erwarten kann. Beispiel Wiedervorlagen richtig setzen. Aber die Akte nehmen und klanglos in den Schrank legen ist m. E. nicht schön zu reden, auch nicht bei einem Azubi. Es gibt sogar die Anweisung Wiedervorlagen mit mir zusammen zu machen - vergisst sie ständig und ich habe so viel zu tun, dass ich nicht permanent prüfen kann ob sie die einfachsten Anweisungen auch erledigt. Erst später frage ich ob sie die WV schon heraus gesucht hat. Dann meint sie immer ja, habe sie schon längst erledigt. Auf meine Frage warum sie dies allein macht kommt nur ein Schulternzucken. Dann sage ich ihr wieder, dass wir das zusammen machen. Am nächsten Tag selbes Spiel.

Du erwartest jetzt hoffentlich nicht, dass wir das alles durchlesen.

Ich finde es aber schon zu viel zugemutet, dass du von einer Auszubildenden im 1. Lehrjahr verlangst, dass sie den Verfahrenslauf im Auge behält. Das kann man in meinen Augen von einer Auszubildenden im 1. Lehrjahr nicht verlangen.

Sonnenkind, wenn du kein Interesse daran hast meinen Beitrag zu lesen, dann brauchst du das doch nicht

Um einer Fragestellerin eine Einschätzung überhaupt geben zu können benötigt man das Gesamtbild.

Wie intensiv hast du die Aufgaben denn mit ihr zusammen erledigt? Aus eigener leidvoller Erfahrung kann ich nur sagen, einmal zusammensetzen und erwarten, dass dann es funktioniert, ist leider zu viel erwartet.

aber wenn ich schon lese, dass sie lügt, was die Erledigung von Aufgaben angeht, dann hoffe ich nur, dass die Probezeit noch nicht rum ist... wie konkret rechtfertig sie sich denn hier in den Geprächen?

Mein Eindruck scheint hier aber auch zu sein, dass sie schüchtern und unsicher ist und vielleicht deshalb behauptet, sie hätte die und die Aufgabe schon erledigt, grade deine Aussage, dass sie nicht traut eurem Chef etwas zu sagen, deutet da schon mal darauf hin. Hast du auch schon alleine mit ihr deswegen gesprochen oder nur mit dem Chef zusammen? evtl. ist sie von ihm so eingeschüchtert, dass sie sich dann gar nicht mehr traut irgendwas zu sagen.

OK, ich habe mir mal das dargestellte Gesamtbild angesehen. Für mich als Außenstehende sieht es so aus, dass Eure Erwartungen und die tatsächlich beim Azubi vorhandenen Ressourcen meilenweit auseinanderklaffen. Einige der Tätigkeiten gehören meiner Meinung nach nicht in die selbstständige Bearbeitung eines erst im August eingestellten Azubis. In meinem Ausbildungsbetrieb gab es z. B. immer eine Endkontrolle der Postmappe, WV hat die Ausbilderin vorgegeben, der Azubi hatte nicht darüber zu entscheiden, wann die Akte wieder aus dem Schrank kommt. Bei den Posteingängen hat die Ausbilderin auch immer noch mal einen Blick drauf geworfen, ob die richtige Akte zugeordnet worden ist, Fristen/Termine korrekt notiert sind usw.
Man muss dem Azubi immer wieder eintrichtern, dass sie lieber einmal zu viel nachfragen kann, als dass man hinterher einen Haftpflichtfall an der Backe hat und dass ihr niemand den Kopf abreißt, wenn sie mal was im ersten Anlauf nicht auf die Reihe kriegt, sie dann aber auch so viel Mumm haben soll, rechtzeitig um Hilfe zu bitten und nicht versucht, Fehler hinterher zu vertuschen.
Außerdem stellt sich die Frage, ob der Azubi überhaupt ein Interesse an dem Beruf hat oder die drei Jahre runterreißen will. Macht sie sich z. B. Notizen? Pappt sich Post-its zur Erinnerung auf ihren Schreibtisch? Wie sehen ihre Leistungen in der Schule aus? Evtl. hat sie sich den Arbeitalltag anders vorgestellt oder wurde von ihren Eltern in die Ausbildung reingequatscht und schaltet deshalb auf Durchzug.

Ich denke auch, genau wie Niva, dass sie eingeschüchtert ist und sicherlich auch überfordert. Und bei einigen Dingen erwartest du meiner Meinung nach auch zu viel. Gerade selbstständig arbeiten ist nach so wenigen Monaten eine Herausforderung. Vielleicht ist sie völlig überfordert und zieht sich zurück. Klar, lügen geht gar nicht.
Ich glaube, ich würde mit kleineren Schritten rangehen - und ihr nicht schon am Anfang lange Vorträge halten. Ich denke, das schreckt eher ab. Wie wichtig Wiedervorlagen sind, kann man ihr besser anhand einigen Akten als im Vortrag erklären - meine Meinung.
Vielleicht legst du ihr einfach nur immer 2, 3 Akten vor und wenn sie die erledigt hat, dann besprichst du sie mit ihr. Vielleicht geht es so besser? Dann muss sie sich auch gleich rechtfertigen und kommt vielleicht auch dahinter, dass es besser ist, die Anweisungen zu befolgen und auch mal was richtig zu machen.
Und wenn sie nicht ans Telefon geht, würde ich sie gleich darauf ansprechen und sie auch bitten, das Telefon nicht lautlos zu stellen.

niva hat geschrieben:Wie intensiv hast du die Aufgaben denn mit ihr zusammen erledigt? Aus eigener leidvoller Erfahrung kann ich nur sagen, einmal zusammensetzen und erwarten, dass dann es funktioniert, ist leider zu viel erwartet.

aber wenn ich schon lese, dass sie lügt, was die Erledigung von Aufgaben angeht, dann hoffe ich nur, dass die Probezeit noch nicht rum ist... wie konkret rechtfertig sie sich denn hier in den Geprächen?

Mein Eindruck scheint hier aber auch zu sein, dass sie schüchtern und unsicher ist und vielleicht deshalb behauptet, sie hätte die und die Aufgabe schon erledigt, grade deine Aussage, dass sie nicht traut eurem Chef etwas zu sagen, deutet da schon mal darauf hin. Hast du auch schon alleine mit ihr deswegen gesprochen oder nur mit dem Chef zusammen? evtl. ist sie von ihm so eingeschüchtert, dass sie sich dann gar nicht mehr traut irgendwas zu sagen.

Ich habe die Aufgaben mit ihr sehr oft gemeinsam erledigt. Ich habe auch den Eindruck, dass sie sehr unsicher ist. Und ja, wir haben oft allein geredet. Sie gibt mir das Gefühl, dass sie nichts böse meint, auch wenn sie einmal gelogen hat.

Drum war für mich so wichtig eure Erfahrungen zu erhalten, welchen Aufgaben ein Azubi in dem ersten Halbjahr gewachsen sein sollte.

Pitt hat geschrieben:OK, ich habe mir mal das dargestellte Gesamtbild angesehen. Für mich als Außenstehende sieht es so aus, dass Eure Erwartungen und die tatsächlich beim Azubi vorhandenen Ressourcen meilenweit auseinanderklaffen. Einige der Tätigkeiten gehören meiner Meinung nach nicht in die selbstständige Bearbeitung eines erst im August eingestellten Azubis. In meinem Ausbildungsbetrieb gab es z. B. immer eine Endkontrolle der Postmappe, WV hat die Ausbilderin vorgegeben, der Azubi hatte nicht darüber zu entscheiden, wann die Akte wieder aus dem Schrank kommt. Bei den Posteingängen hat die Ausbilderin auch immer noch mal einen Blick drauf geworfen, ob die richtige Akte zugeordnet worden ist, Fristen/Termine korrekt notiert sind usw.
Man muss dem Azubi immer wieder eintrichtern, dass sie lieber einmal zu viel nachfragen kann, als dass man hinterher einen Haftpflichtfall an der Backe hat und dass ihr niemand den Kopf abreißt, wenn sie mal was im ersten Anlauf nicht auf die Reihe kriegt, sie dann aber auch so viel Mumm haben soll, rechtzeitig um Hilfe zu bitten und nicht versucht, Fehler hinterher zu vertuschen.
Außerdem stellt sich die Frage, ob der Azubi überhaupt ein Interesse an dem Beruf hat oder die drei Jahre runterreißen will. Macht sie sich z. B. Notizen? Pappt sich Post-its zur Erinnerung auf ihren Schreibtisch? Wie sehen ihre Leistungen in der Schule aus? Evtl. hat sie sich den Arbeitalltag anders vorgestellt oder wurde von ihren Eltern in die Ausbildung reingequatscht und schaltet deshalb auf Durchzug.

Wow dank dir! Endlich mal ne Spur, die ich fahren kann. An meine Ausbildung kann ich kein Maß stellen - bei mir lief alles etwas anders. Drum bin ich so ratlos.

Sie macht sich Notizen, aber achtet leider nicht darauf. Schulisch liegt sie im Dreierschnitt - das passt.

Ok also heißt das jetzt für mich etliche Spuren runter fahren. Danke!

Whoville hat geschrieben:Ich denke auch, genau wie Niva, dass sie eingeschüchtert ist und sicherlich auch überfordert. Und bei einigen Dingen erwartest du meiner Meinung nach auch zu viel. Gerade selbstständig arbeiten ist nach so wenigen Monaten eine Herausforderung. Vielleicht ist sie völlig überfordert und zieht sich zurück. Klar, lügen geht gar nicht.
Ich glaube, ich würde mit kleineren Schritten rangehen - und ihr nicht schon am Anfang lange Vorträge halten. Ich denke, das schreckt eher ab. Wie wichtig Wiedervorlagen sind, kann man ihr besser anhand einigen Akten als im Vortrag erklären - meine Meinung.
Vielleicht legst du ihr einfach nur immer 2, 3 Akten vor und wenn sie die erledigt hat, dann besprichst du sie mit ihr. Vielleicht geht es so besser? Dann muss sie sich auch gleich rechtfertigen und kommt vielleicht auch dahinter, dass es besser ist, die Anweisungen zu befolgen und auch mal was richtig zu machen.
Und wenn sie nicht ans Telefon geht, würde ich sie gleich darauf ansprechen und sie auch bitten, das Telefon nicht lautlos zu stellen.

Danke! Tausend Dank

Ich würde sie Wiedervorlagen raussuchen, Posteingänge zusortieren, kurze Schreiben (Kenntnis) und WVL eintragen lassen. Ich würden sie wirklich nur nach schriftlicher Anweisung (wie Schreiben an Mdt zur Kenntnis etc.) arbeiten lassen oder soweit klar ist, was zu tun ist. Und dann langsam aufbauen. Und das telefonieren muss sie lernen. Sonst soll sie sich ihre Floskeln aufschreiben, damit sie diese ablesen kann.