Ich muss jetzt einfach mal fragen, wie das bei Euch in den Kanzleien so ist. Seit Wochen treibt mich ein Thema um, zu dem ich keine Lösung finde.

Wir sind eine Bürogemeinschaft mit mehreren Rechtsanwälten und - anwältinnen und 3 Azubis. Eine ausgebildete ReFa gibt es nicht. Einer der Kollegen hat die Räumlichkeiten angemietet, die anderen zahlen ihm monatlich eine Kostenpauschale für die Nutzung der Räume, Infrastruktur und Personal.

Die Kanzlei ist innerhalb von wenigen Monaten von 8 auf 12 Personen gewachsen, weil neue Azubis und RAe dazu gekommen sind.

Die Azubis sind zuständig für das Sekretariat, die Ordnung in der Küche, Kauf von Getränken etc.

Leider klappt so gut wie gar nichts. Meines Erachtens liegt dies daran, dass niemand da ist, der die Azubis anleitet. 2 der Kollegen sehen sich in der Verantwortung, bei diesen sind die Azubis formal aber nicht angestellt. Somit lassen sich diese nicht viel sagen bzw. fragen bei ihrem Chef nach. Ich kann das ansatzweise nachvollziehen, man müsste vielleicht mal klar kommunizieren, dass sie von uns allen lernen können. Dinge, die alle in der Kanzlei betreffen, wie nicht abgespültes Kaffeegeschirr etc. werden ignoriert, wenn nicht der Chef etwas sagt.

Mich zermürbt das. Chef (er ist ja nicht mein Chef, wir sind alle selbständig) meint schlicht, man solle ihm sagen, wenn irgendetwas nicht passt. Das ist einerseits natürlich löblich, andererseits praktisch aber kaum umsetzbar, da er wegen zahlreicher Gerichtstermine und verschobener Arbeitszeiten kaum anwesend ist (er fängt gern erst mittags an, bleibt aber bis abends um 10). Zudem sind wir alle erwachsen und können selbst sagen, was nicht passt. Ich jedenfalls komme mir wie ein Kleinkind vor, wenn ich 3mal pro Woche auf unhaltbare Zustände hinweise (das betrifft die Hygiene in der Küche genauso wie volle Papierbehälter in den Toiletten oder herumliegende Akten, die für alle sichtbar sind). Selbst wenn man sagt, das ist mein persönliches Problem, könnte ich es noch hinnehmen, wenn dann wenigstens etwas passieren würde. Tut es aber nicht. Seit Wochen gibt es Probleme mit so mancher Hardware. Die Fehlerquote der Azubis ist enorm, die Zufriedenheit bei allen sinkt. Dies jedenfalls ist auch das Feedback meiner Kollegen.

Demnächst soll es dazu eine Besprechung geben. Vermutlich werden die Probleme besprochen, aber nicht gelöst werden. Denn "Chef" sagt, dass ihn vieles gar nicht stört. Leider sind auch Bereiche betroffen, die die Mandanten wahrnehmen, wie unordentliche WCs, Chaos am Empfang etc. Ansonsten könnte ich eventuell darüber hinweg sehen.

Wie geht man damit um? Oder vielleicht sollte ich fragen, wie man den Verantwortlichen klar machen kann, dass sich im Sinne unsere Außenauftritts etwas ändern muss? Ich habe manchmal das Gefühl, dass ein kleines Startup zu schnell gewachsen ist.

Das Problem hast du ja schon ganz lange und ändern tut sich trotzdem nicht und ganz ehrlich?

Ich finde es absolut unverschämt, daß zig Anwälte eine Kanzlei mit lediglich der Arbeitskraft von drei Azubis aufrechterhalten!

Zu dem Rest sage ich schon gar nix! Wenn es dreckig ist und mal aufgeräumt werden muß, solltet ihr eine Reinigungskraft anschaffen oder sollen die Azubis das etwa auch alles machen?

Soenny hat geschrieben: Ich finde es absolut unverschämt, daß zig Anwälte eine Kanzlei mit lediglich der Arbeitskraft von drei Azubis aufrechterhalten!

Ich auch!!!! ICH will es ja ändern! Sonst hätte ich hier nicht gefragt. Leider kann ich es nicht allein entscheiden.

Es bringt jetzt nichts, MICH anzumotzen. Eine Putzfrau haben wir übrigens, die kommt bisher aber nur einmal pro Woche, was nicht mehr ausreicht.

Hallo likema,

erstmal vorweg... Azubis sind keine Reninigungskräfte, sondern sie sind da, um in erster Linie zu Rechtsanwaltsfachangestellten ausgebildet zu werden (vielleicht wäre dieser Punkt für eure Besprechung relevant)... das ist kein Angriff gegen dich.

Bei uns in der Kanzlei sind alle für z. B. das Ausräumen der Spülmaschine zuständig... wir teilen die Tage untereinander auf, sprechen uns ab usw. Für die Kloreinigung, Müll und andere Reinigungsarbeiten haben wir eine Reinigungskraft, welche 2x die Woche kommt. Unsere Anwälte sind sich nicht zu schade, um mal ein Schränkchen auszuwaschen, wenn mal was ausgelaufen ist... unser Chefchef ist für den Einkauf zuständig... jaaaaa, er bekommt von uns einen Einkaufszettel und düst los zum Großeinkauf... Getränke und Obst werden bei uns angeliefert. Ich könnte noch viele andere Dinge aufzählen.

Was ich damit sagen will... das ist für uns eine sehr große Entlastung, wir sind motiviert und haben Spaß an unserer Arbeit... wir wissen, dass wir von unseren Chefs unterstützt werden. Wir arbeiten mit den Anwälten im Team.

Es wird bei euch an der falschen Stelle gespart. Ihr braucht mehr Renigungskraft und ausgebildete Refas.

Hier eine kurze Ergänzung, um die Relation zu zeigen..

wir sind 6 fertige Refas auf 3 RAe.^^

Wie wäre es mit einem Küchenplan? Gibts bei mir auch. Jeder Mitarbeiter ist abwechselnd eine Woche dran sich um die Küche zu kümmern. Das gehört nun auch mal dazu.

Ich kann deinen Groll wirklich gut verstehen. Leider kenne ich dich und dein Arbeitsumfeld so gut wie gar nicht. Daher kann ich nur ins Blaue hinein Vorschläge machen.

Könntest du nicht den Anfang machen und eine Vollzeit-Refa (für euch am besten mit viel Berufserfahrung) suchen und einstellen?

Kann die Reinigungskraft nicht zwei-, dreimal die Woche kommen?

Es gibt einen Küchenplan und ich persönlich habe nicht das Gefühl, dass die Azubis das nicht machen wollen. Aber ich setze es mal auf die Besprechungsliste, vielleicht täusche ich mich da grundlegend. Leider ziehen die Kollegen nicht alle an einem Strang, was das angeht. Wäre jeder von uns zuständig, wäre der Einzelne nur alle paar Wochen mal dran. Fraglich ist für mich - das lässt sich aber lösen - ob es wirklich so gut ist, alle paar Wochen die Zuständigkeiten zu verteilen? Ich sehe es so: Wer für die Küche zuständig ist, kauft (nicht auf eigene Kosten natürlich) Getränke, Kaffee, Milch etc. Eigentlich ist es nicht nötig, dies abwechselnd zu machen. Ich habe die Befürchtung, dass dann zwar abgespült ist, aber es an allem anderen mangelt. Aber vielleicht sehe ich da gerade den Wald vor lauter Bäumen nicht. Aus meinen früheren Büros kenne ich es so, dass die ReFas für solche Dinge zuständig waren, sie aber auch ohne große Absprachen Fehlendes kaufen konnten.

Für mich selbst ist es kein Problem, das Geschirr zu spülen oder den Wasserkocher zu entkalken, Kaffee zu kaufen etc. Für einige meiner Kollegen offenbar schon. Dass die Putzfrau öfter kommen muss, habe ich bereits angesprochen und steht auf der Liste. Es geht auch um die Sauberkeit der Toiletten, des Bodens (gerade jetzt im Winter) etc.

Ganz grundsätzlich geht es aber auch um solche Dinge wie Verschwiegenheitspflicht. Wir haben einen großen Empfangsbereich. Da werden oftmals Akten abgelegt, die die Azubis weiter bearbeiten sollen. Diese Akten und teils auch Ausdrucke liegen auf der Theke, sodass diese jeder sehen kann. Dem DHL-BHoten wird es egal sein, dem Mandanten, der zufällig etwas vorbei bringt, nicht. Denn er fragt sich dann, ob mit seinen Akten auch so umgegangen wird. Mir ist natürlich klar, dass man nicht immer alles zu jeder Zeit wegschließen oder so weglegen kann, dass niemand etwas mitbekommt. Das geht in Arztpraxen z. B. auch nicht.

Es herrscht eine gewisse Nachlässigkeit in allen Dingen, wenn man so will. Ich habe mir das nun mehr als 1 Jahr lang angesehen und bin nicht mehr bereit, dies so mitzumachen.

Oder sind meine Erwartungen zu hoch?

Achso: Eine ReFa einstellen geht momentan aus Platzgründen nicht, frühestens wenn die eine Azubine mit ihrer Ausbildung fertig ist. Es ist aber geplant, die Räumlichkeiten zu erweitern, wenn aus dem gleichen Gebäude ein Mieter rausgeht. Das ist zeitlich absehbar und die Hausverwaltung weiß bescheid, dass wir Interesse haben.

Ich arbeite auch in einer Bürogemeinschaft. Eine sog. Theke haben wir nicht. Kommt jemand für den RA-Bereich, werde ich gerufen, nehme die Sachen entgegen und sie sind aus dem Blickwinkel von Dritten. Genauso funktioniert es mit der Steuerabteilung.

Wir kochen abwechselnd mittags. Das hatte ich ja schon in einem anderen Thread geschrieben. Dafür gibt es einen Plan, wann wer kocht. Wir haben auch eine Spülmaschine. Das schmutzige Geschirr räumen alle ein, auch die beiden Chefs. Somit wird für schmutziges Geschirr kein Küchenplan benötigt. Der, der gerade in der Küche ist, räumt das Geschirr entsprechend ein bzw. aus.

Da die Chefs Karten haben für den Großhandel, besorgen diese auch die benötigten Dinge. Geht mal Kaffeemilch aus, wetzt der einzige männl. Angestellte der Steuerabteilung los. Für benötigte Dinge hängt man einen Zettel in die Küche an das Magnetboard und jeder schreibt auf, was benötigt wird.

Wasserkästen bekommen wir geliefert. Die Putzfrau kommt Freitag Nachmittags. Wird sie zwischendurch gebraucht, wird sie entsprechend geordert.

Der Azubi, der im RA-Bereich war, musste nicht allein die Küche machen. Das wäre unfair. Auch nicht die Einkäufe. Ein Azubi soll lernen und nicht "Hausarbeiten" erledigen.

Für die Technik haben wir unseren ITler, der kommt, sobald man ihn benötigt. Jeder Bereich macht seinen Zettel für die "Kleinigkeiten", die der ITler erledigen soll. Sind es schwerwiegende Probleme, dann natürlich muss es sofort erledigt werden, wie ein Serverabsturz oder ähnliches.

Die Azubis bei Euch sollten eine oder mehrere Bezugspersonen haben, die diese anlernen/anleiten, auch was Ordnung im Empfangsbereich angeht. Dritte sollten keinen Einblick in fremde Unterlagen haben.

Wenn ich selbst einen Mandanten habe, den ich in mein Büro führen muss, habe ich dessen Platz vorher komplett von allen Akten etc. "befreit", so dass dieser keinen Einblick hat.

Wie Du sagst, ziehen nicht alle Anwälte an einem Strang. Somit wirst Du da keine gezielte Struktur bekommen.

likema31 hat geschrieben: Fraglich ist für mich - das lässt sich aber lösen - ob es wirklich so gut ist, alle paar Wochen die Zuständigkeiten zu verteilen?

...

Aus meinen früheren Büros kenne ich es so, dass die ReFas für solche Dinge zuständig waren, sie aber auch ohne große Absprachen Fehlendes kaufen konnten.

Es geht ja nicht darum, die Zuständigkeiten zu verteilen.
Mein Vorschlag:

Macht eine List, welche in der Küche aufgehängt wird, dort muss reingeschrieben werden, was neu gekauft werden muss/was fehlt -kann ja jeder machen, wenn es auffällt. Wenn etwas fehlt, wird Chef angesprochen, der gibt Geld und einer geht einkaufen. Wobei ich sagen muss, dass wir mittlerweile sogar online Bestellungen aufgeben - das erleichtert ungemein und kann ich nur empfehlen! Und man entgeht dem Stress, dass irgendwer irgendwohin zum einkaufen muss. Zeitersparnis und so

Eure drei Mitarbeiter (Azubis) wechseln sich wöchentlich ab mit der "Küchenarbeit" (da würde ich dann alles einbeziehen). Das ist hier überhaupt kein Problem, wird hier so gemacht.

likema31 hat geschrieben:
Ganz grundsätzlich geht es aber auch um solche Dinge wie Verschwiegenheitspflicht. Wir haben einen großen Empfangsbereich. Da werden oftmals Akten abgelegt, die die Azubis weiter bearbeiten sollen.

Wenn der Empfangsbereich so groß ist: Mach Platz! Stell irgendwo ein Sideboard, einen Tisch, was auch immer, auf, wo die zu bearbeitenden Akten abgelegt werden können. Auf der Empfangstheke ein no go. Gerade wie du sagt, wenn Mandanten kommen, kein schönes Bild.

Hoffe ich konnte ein bisschen Anregungen geben

Herzliche Grüße

Vielen Dank, Chrisse und Sputnik.

Ein Memobord in der Küche oder schlicht ein Notizblock ist eine hervorragende Idee. Das Einkaufen an sich ist nicht das Problem, ein Supermarkt ist direkt nebenan.

Ablagetisch im Empfangsbereich habe ich mehr als einmal vorgeschlagen. Jedes Mal bekomme ich die Antwort, dass dies eine gute Idee sei. Umgesetzt wird es nicht.


Für die Technik haben wir natürlich auch einen ITler. Leider besteht große Unsicherheit, wann dieser wirklich angerufen werden darf. Das könnte ja Kosten auslösen. Fraglich ist, ob das Kosten-Nutzen-Verhältnis noch so gut ist, wenn Fehlermeldungen monatelang ausgesessen werden.

Was das Lernen vs Hausarbeiten angeht: Sehe ich auch so. Für mich gehört es aber in gewisser Weise schon zur Ausbildung, jungen Leuten auch beizubringen, dass man rechtzeitig Getränke kauft und wie man das organisatorisch möglichst effizient im Alltag einbaut.