Problem bei Reaktivierung und später erneuter Ablage

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tiko73

#1

18.07.2017, 13:24

Hallo zusammen :wink1

Hier taucht gerade ein Problem auf, wo wir uns nicht ganz einig sind, wie es zu handhaben ist:

Unsere Az. sind aus 1998.
Es wurde 2004 Kostenfestsetzungsantrag gegenüber der Behörde gestellt.
2007 wurden die Akten abgelegt (ohne dass hier das Kostenfestsetzungsverfahren abgeschlossen war).
Damit waren die Akten aus den Augen, aus dem Sinn :roll:
Nun, 2017, bekommen wir tatsächlich von der Behörde die Kostenfestsetzungsbeschlüsse wie beantragt.

Meine Idee ist nun, weil ich ja auch die Zahlungseingänge demnächst dann ordentlich buchen muss: Die Akten werden reaktiviert und aus dem Keller geholt, damit ich dann auch buchen kann.

Die eigentliche Frage ist: Was passiert, wenn die Akte dann wieder abgelegt werden kann?
Cheffe und Kollegin wollen sie einfach mit der alten Ablage-Nr. aus 2007 wieder wegstellen und dann demnächst vernichten.

Ich bin der Meinung, dass das nicht geht, sondern die Akte mit einer aktuellen Ablage-Nr. wieder abgelegt werden muss und die Akte somit wieder länger aufbewahrt werden muss.

Was meint ihr dazu?

Ich danke schon mal für euer Input und bis später :wink1
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#2

18.07.2017, 13:39

Wow tiko, lange nichts von dir gelesen. Hoffe dir geht es gut.

Kannst du die Akte nicht einfach reaktivieren, buchen und dann wieder mit der alten Ablagenummer ablegen? Oder gehts dir eher um den Punkt, dass nun evtl. neue Aufbewahrungsfristen laufen?

Herzliche Grüße!
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tiko73

#3

18.07.2017, 13:53

Joa, muss, gell? :-)

Klar könnte ich das. Ich weiß aber nicht, ob das so korrekt ist. M.E. fängt doch dann die Aufbewahrungsfrist wieder neu an, wenn sich was tut in einer bereits abgelegten Akte. Wäre die Akte letztes Jahr abgelegt worden, wäre es mir ziemlich egal, aber da sie so alt ist, bin ich halt unsicher. Immerhin steht sie (eigentlich und hoffentlich) ja kurz vor der Vernichtung :kopfkratz
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#4

18.07.2017, 13:56

Wir reaktivieren solche Akten gar nicht erst - also habe ich so ein Problem nicht. Und theoretisch dürfen die Akten (ohne den Rechnungsteil) bereits nach 5 Jahren Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Ein Gedanke zu deiner eigentlichen Frage: mir würde es genügen, wenn alles elektronisch nachvollzogen werden kann - von daher, Akte reaktivieren, buchen, Akte mit "alter" Nummer wieder ablegen - fertig.
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#5

18.07.2017, 14:01

icerose hat geschrieben:von daher, Akte reaktivieren, buchen, Akte mit "alter" Nummer wieder ablegen - fertig.
Genau :mrgreen:

Weil sonst stimmt ja dein Ablagesystem auch nicht mehr von damals.
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#6

18.07.2017, 14:03

Hallo :wink1

Also wir machen das immer so: Wenn eine alte Akte reaktiviert wird, sie aber "aktuelle bzw. neuere" Korrespondenz enthält, dann bekommt sie eine neue Ablagenummer. Wir haben einen Ablage-Ordner mit allen Ablage-Protokollen; dort vermerken wir die "neue" Ablagenummer bei der alten (ist für unsere Vernichtung wichtig).

Ich denke, da kommt es auch ein wenig darauf an, was für Korrespondenz erfolgt ist; wenn wir z. B. nur was an den alten Mandanten weiterleiten, was noch fälschlicherweise an uns ging, bekommt die Akte bei uns keine neue Ablagenummer.

:P
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#7

18.07.2017, 14:04

Sobald dort in der Akte wieder etwas passiert, wie z. B. Korrespondenz oder Buchungen o. ä., bekommen die bei mir einer neue Ablagenummer.
Wer Dag for Dag sin Arbeit deit und jümmers op sin Posten steiht, und deit dat got und deit dat gern, der darf sich ok mal amüseern
tiko73

#8

18.07.2017, 14:15

Über unseren Vernichtungsrhythmus wollen wir hier nicht reden ;-) meine Chefs sind Jäger und Sammler und man könnte ja nicht vielleicht doch noch ... (ist ja auch nicht so, dass wir das allermeiste nicht auch in Dateiform auf dem Server haben, den wir aus dem gleichen Grund gerne mal wegen Überfüllung schließen müssen :mrgreen: )

Eine Lücke bei der alten Ablage hätte ich nicht, weil ich dort ein Handaktenblatt mit entsprechendem Vermerk einheften würde, so dass die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit entsprechend gewährleistet ist.

Bisher bin ich irgendwie noch nicht wirklcih davon überzeugt, dass ich die einfach unter der alten Ablagenummer wieder wegpacken kann/soll/muss. Immerhin tut sich dort ja kostenmäßig jetzt noch was. Das ist ja nicht einfach nur eine Weiterleitung z.K. an Mdt. :kopfkratz
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#9

18.07.2017, 14:20

Wenn Buchungen erfolgen, kann die Akte auf keinen Fall unter der alten Nummer abgelegt werden (wegen der Kontrolle der Aufbewahrungsfristen).
:katze2 Jeder Tag ist ein Geschenk ... aber manche sind einfach grottenschlecht verpackt. :katze1
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#10

18.07.2017, 14:21

tiko73 hat geschrieben:Über unseren Vernichtungsrhythmus wollen wir hier nicht reden ;-) meine Chefs sind Jäger und Sammler und man könnte ja nicht vielleicht doch noch ... (ist ja auch nicht so, dass wir das allermeiste nicht auch in Dateiform auf dem Server haben, den wir aus dem gleichen Grund gerne mal wegen Überfüllung schließen müssen :mrgreen: )

Eine Lücke bei der alten Ablage hätte ich nicht, weil ich dort ein Handaktenblatt mit entsprechendem Vermerk einheften würde, so dass die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit entsprechend gewährleistet ist.

Bisher bin ich irgendwie noch nicht wirklcih davon überzeugt, dass ich die einfach unter der alten Ablagenummer wieder wegpacken kann/soll/muss. Immerhin tut sich dort ja kostenmäßig jetzt noch was. Das ist ja nicht einfach nur eine Weiterleitung z.K. an Mdt. :kopfkratz
Wie Ciara schreibt, ist hier eine neue Ablagenmmer zu vergeben, die Aufbewahrungsfrist läuft neu. Wir machen das grundsätzlich, wenn es noch Buchungen gibt. Schreibt nach zig Jahren eine Versicherung und möchte wissen was Sache ist und die haben einfach das letzte Schreiben von uns übersehen, lege ich allerdings auch unter der alten Nummer wieder ab, weil ich dann keinen Grund für eine neue Aufbewahrungsfrist sehe.
❤️ Ich helfe Straßenkatzen, bitte helft mit: Homepage der Straßenkatzen Bonn/Rhein-Sieg e.V. ❤️

Bei manchen Menschen ist es interessant zu sehen, wie das Alter den Verstand überholt hat! (Autor: A.G.)


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An die Person, die meine Schuhe versteckt hat, während ich auf der Hüpfburg war: Werd' erwachsen! :motz
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