E-Brief

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maxine
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#1

23.01.2018, 08:44

Hallo an alle!
Ich habe ein organisatorische Frage, wie ihr das so mit den E-Briefen handhabt.
Die Korrespondenz mit einer RS wird nur über E-Brief geführt.
Die Antwort der RS erfolgt wiederrum über E-Brief. Die Nachrichten landen dann im E-Posteingang.
Manchmal passiert es, dass diese Nachrichten einfach in die E-Akte verschoben werden und es erfolgt kein Ausdruck, so dass die Nachricht dann erst im Rahmen der nächsten Wiedervorlage oder gar viel später "entdeckt" wird.
Ich hoffe meine Gedanken sind verständlich...

Wie funktioniert das bei euch? Gibt es die Möglichkeit, dass die Nachrichten automatisch ausgedruckt werden?

Lg
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NFranz
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#2

23.01.2018, 09:40

Hallo Maxine!

Ich kenne das Problem, bei uns war es eine Zeit lang genauso.
Das lag vor allem daran, dass beim Öffnen des E-Posteingangs direkt das Postfach für die RS-Korrespondenz automatisch geöffnet wurde und dass jeder Mitarbeiter auf dieses Postfach zugreifen konnte. Also wurden jedes Mal, wenn jemand aus Versehen den E-Posteingang geöffnet hat, die Dokumente automatisch den Akten zusortiert - und keiner hat's gemerkt bis zur nächsten WV...
Wir haben es mittlerweile so gelöst, dass wir über die Benutzerverwaltung nur einem Benutzer das Recht zum Öffnen dieses entsprechenden Postfachs im E-Posteingang eingeräumt haben und dass beim Öffnen des E-Posteingangs erstmal ein leeres Postfach angezeigt wird.
Diese Lösung funktioniert mittlerweile ganz gut.

Aber es gibt bestimmt noch eine bessere Lösung ;)
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maxine
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#3

23.01.2018, 09:51

Okay.
Also bei uns landen im E-Posteingang, Faxe, E-Nachrichten und die gescannten Dokumente.
Darauf hat jeder Zugriff.

Ihr habt also für die E-Nachrichten ein "anderes" Postfach worauf nur ein Mitarbeiter Zugriff hat?
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#4

23.01.2018, 09:57

Ja, wir haben ein Postfach allein für die E-Briefe der RSV und das darf nur ein Mitarbeiter abrufen, damit eben nicht versehentlich schon alles in die Akten gelangt ohne vorher gedruckt zu werden.

Für die gescannten Dokumente haben wir ebenfalls extra Postfächer und zwar für jeden Anwalt. Bei uns läuft das Scannen und Zuordnen zu den Akten dezentral, daher für jeden Anwalt ein eigenes Scanner-Postfach.

Faxe gehen bei uns leider noch nicht direkt in den E-Posteingang, aber wenn wir dann auch mal so weit sind, wird es hierfür auch ein eigenes Postfach geben.
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#5

23.01.2018, 09:58

Super. Ich danke dir.
Da versuch ich das mal umzusetzen.
:thx
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#6

23.01.2018, 10:04

Bitte gerne. :wink1 Gib Bescheid ob es geklappt hat =)
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#7

23.01.2018, 13:41

Was meinst du denn mit eigenen Postfächern. Also für jeden Anwalt eine eigene E-Mail-Adresse anlegen. Habe ich das richtig verstanden?
[color=#BF0000]Es ist unmöglich alles auf einmal zu machen, es ist aber möglich [u]etwas[/u] auf einmal zu machen.[/color]
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#8

23.01.2018, 13:58

Nein, keine E-Mails.

Du hast ja im RA Micro den E-Posteingang. Innerhalb dieses E-Posteingangs kannst du weitere Postfächer anlegen:
Posteingang.png
Posteingang.png (6.6 KiB) 1713 mal betrachtet
Wir haben für jedes Referat ein eigenes Postfach für die eingescannten Dokumente und ein eigenes Postfach für die E-Briefe der RSV. Diese Postfächer haben mit E-Mails nichts zu tun.
Es geht nur darum, aus welchem Ordner sich RA-Micro die Dateien holt, welche es in die E-Akten speichert. Hier kann man mehrere "Orte" hinterlegen.

Man könnte das sicherlich auch für E-Mails machen, aber wir speichern die noch manuell ein.
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#9

24.01.2018, 08:53

Guten Morgen!

Also ich habe es versucht. Aber es hat nicht funktioniert. Irgendwas hab ich falsch gemacht.

Das zweite Eingangsfach für die E-Briefe habe ich eingerichtet. Wahrscheinlich habe ich was bei den Quellen falsch angehackt. Jedenfalls sind die E-Briefe wieder im Posteingang wie immer gelandet.
:motz
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#10

24.01.2018, 13:30

Ja super, vielen Dank. Die Postfächer kann ich anlegen. Aber wo stelle ich ein, was in welches Postfach kommt?
[color=#BF0000]Es ist unmöglich alles auf einmal zu machen, es ist aber möglich [u]etwas[/u] auf einmal zu machen.[/color]
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