Na wir haben auch zwei sehr gute Drucker/Scanner mit Tastatur. Da gebe ich einfach die Reg-Nr. und den Dateinamen (z.B. Beschluss LG München vom 24.02.2012) ein und er ordnet das der Akte zu.

Zur Buchhaltung: Ich nehme die Auszüge mit ins EG (wo die die Aktenschränke stehen) und trage dort in die Kostenblätter die Buchungen ein. Alles andere geht ja eh über den PC da brauch ich keine Akten dazu. Von den Rechnungen habe ich ein Doppel bei mir im Ordner.

Ansonsten haben wir die Erfahrung gemacht: je besser von Anfang an sortiert wird um so rascher klappt es mit der Bearbeitung.

Post zu den Akten sortieren machen wir täglich, wer gerade Zeit oder Dienst hat. Das ist wichtig, dass der "Stapel" täglich einsortiert wird.

Wenn Ihr aber eine Anwaltssoftware habt, dann hat selbige sicherlich eine Art Kostenblatt-Funktion, RAM zumindest hat das und jede andere, die ich bislang kennengelernt habe, ebenfalls. WinMacs kenne ich jetzt nicht.

Dann verstehe ich nicht, daß sich doppelte Arbeit durch Führen eines Kostenblatts gemacht wird.

Welchen Zweck hat das?

Wie wäre es mit Schüleraushilfen zum Raussuchen? Haben wir bei uns. Riesengroße Hilfe und die Schüler verdienen sich ja gerne was dazu. Kopieren auch Akten, Botengänge etc. Nachteil ist halt, dass sie erst nachmittags kommen können. Verfügt ist die Post bei uns bereits vor dem Raussuchen der Akten. Zudem können wir Post auch bereits vorab bearbeiten. Also, bevor der Anwalt sie gesehen hat. Azubine lernt dadurch wirklich mehr, wäre sonst auch bei uns nur am Flitzen. Die Schüleraushilfen haben alle Schweigepflichtserklärungen unterschrieben mit vorheriger Belehrung etc. Manchmal findet man solche Perlen auch aus der Praktikumszeit. Und diese sammeln erste Berufserfahrung.

in meiner aktuellen kanzlei läuft leider auch viel schief und die organisation ist nicht wirklich mitgewachsen, dafür war meine ausbildungskanzlei sehr auf effektivität bedacht

- 2 aktenräume mit allen akten aller anwälte
- sortierung nur nach unseren internen aktenzeichen, vorgangsarten bunt gemischt
- aktendeckel-farben abhängig von vorgangsart (nicht vom anwalt)
war jetzt aber kein problem. die internen aktenzeichen waren eindeutig genug und haben völlig zum suchen ausgereicht

- die eingangspost wurde geöffnet, die fristen notiert (ohne akte) und von der angestellten in drei stapel sortiert: wichtig (sollte anwalt sehen), formalkram (weiterleitung zur kenntnisnahme, ablage etc), werbung
- danach haben sich alle anwälte gemeinsam im besprechungszimmer getroffen und die post durchgesehen, je nach zeitdruck evtl. nur den wichtig-stapel (es gab aber immer einen anwalt, der sich alles angeschaut hat und die fristen nachgeprüft hat)
- danach wurden die akten von einer aushilfe (und evtl. den azubis) rausgesucht. wenn die akte nicht im schrank war (und man nicht eh schon vom mandant auf anwalt schließen konnte), konnte man in der software den sachbearbeiter nachschauen und entweder beim anwalt oder der sekretärin suchen. außerdem konnte man in der software nachschauen, wer das letzte schreiben erstellt hat und ob/welche fristen offen sind etc
- der anwalt/die angestellte konnten sagen, wenn sie das schreiben gleich dabehalten wollen (fristen waren ja schon notiert), akten die ursprünglich im schrank hingen wurden vom posteingang weiterverteilt
- wenn die akten fertig waren, wurden die fristen von der angestellten 'vor'gestrichen und wanderten in die ausgangskontrolle. die hat dann die fristen endgültig gestrichen, neue fristen und WVs notiert und die daten in der software vervollständigt. fristen, die am selben tag abliefen, wurden dabei natürlich vorgezogen
- azubis durfen nichts selbst notieren/streichen bzw. nur mit dem profil/unter aufsicht einer angestellten. 'end'streichen nur die postausgangskontrolle
- später hatten dann alle akten barcodes und es gab in jedem zimmer handscanner, die den ablageort automatisch in der software eingetragen haben

Hallo meine Lieben ,

ich wollte mich auch mal wieder melden. ALSOOOO.. es hat ein Gespräch mit den Chefs stattgefunden und siehe da es wird nun wirklich was geändert *freu* !! Wir haben nun bunte Aktendeckel bestellt, damit jeder Anwalt seine eigene Farbe hat. Wir erhoffen uns dadurch schon einmal etwas weniger suchen. Ebenfalls wurden nun Unterschriftsmappen angeschafft… so sollten die Akten vom Diktat um einiges schneller wieder in der Registratur landen Wir haben nun auch darüber nachgedacht, die Registratur und die Aktenschränke nach Anwälten zu sortieren. Da dies aber eher eine größere Sache ist, fangen wir erst einmal mit den Aktendeckeln an. Hier und da werden dann auch noch einige Kleinigkeiten geändert z.B. Akten direkt beim bearbeiten durchnummerieren, etc.

@ Ed’s Mom
Mein Chef hatte die Idee mit diesen Handscanner auch schon aber ist das wirklich ratsam?! Ich stelle mir das sehr aufwendig vor. Und wir müssten da doch so einige Scanner anschaffen Hat das alles so funktioniert wie es angedacht war?


Ich möchte mich noch einmal bei euch ALLEN bedanken! Ihr habt super Tipps gegeben und ich denke so langsam kommen wir auf die Beine

Vielen Dank!

Das klingt doch super Zwergnase. Ich finde es absolut genial, dass wirklich so schnell Änderungen eingeführt werden.

Zwergnase hat geschrieben: @ Ed’s Mom
Mein Chef hatte die Idee mit diesen Handscanner auch schon aber ist das wirklich ratsam?! Ich stelle mir das sehr aufwendig vor. Und wir müssten da doch so einige Scanner anschaffen Hat das alles so funktioniert wie es angedacht war?

theoretisch schon, praktisch hing es vom sachbearbeitenden anwalt ab ...

scanner gab es an jedem arbeitsplatz und in den aktenräumen. außerdem natürlich 2 drucker und alle akten zu bekleben war auch eine größere aktion. diejenigen, die die akten im zweifelsfall suchen mussten = die angestellten, haben natürlich brav gescannt, die anwälte haben sich mal mehr, mal weniger mühe gegeben. insgesamt waren wir dadurch schon wesentlich schneller und den falsch gescannten rest hat man halt auf die herkömmliche art finden müssen - ging ja früher auch

allerdings war es eine patentkanzlei und ich glaube, wir haben generell viel mehr standard-formalkram, den die angestellten selber erledigen, als normale rechtsanwälte. daher konnten die akten häufig bei jeder angestellten sein und die zeitersparnis mit den scannern war dadurch halt entsprechend groß. ich weiß nicht, wie das bei RAs ist

und meine kanzlei gehörte zu einer überörtlichen sozietät. der hauptstandort mit ~45 anwälten hatte die barcodes schon seit jahren, d.h. alles hat von anfang an und ohne startschwierigkeiten funktioniert (und dort waren die anwälte auch disziplinierter mit dem einscannen). unser standort hatte 9 anwälte, aber die waren halt vorausschauend und wollten rechtzeitig umstellen